Skal du arrangere et møde mellem dig og en eller flere eksterne mødedeltagere, er det oftest smartest at sende dem oplysninger om, hvornår du har ledig tid i kalenderen via en mail og så bede dem vende tilbage med det mødetidspunkt, der passer dem bedst.
Du kan naturligvis også bede dem sende deres kalender til dig via mail, så du kan sammenholde deres ledige tidspunkter med dine og dine kollegaers via Mødeplanlæggeren i Outlook.
Det kan gøres ved at bede Outlook samle informationer om optaget og ledig tid sammen fra din kalender og sende det til mødedeltageren/mødedeltagerne som en mail.
Modtageren kan herefter bladre rundt i din kalender og finde et ledigt tidspunkt, der også passer dem. De kan ikke se flere informationer om dine andre aftaler, end du selv giver dem lov til, når du opretter mailen.
Vil du teste dette i praksis, kan du prøve at sende din kalender som en HTML-fil til din egen mailadresse.
Gratis tjeneste på nettet
En anden måde at finde en passende mødedato på er ved at anvende internettjenesten Doodle, som du finder på webadressen: www.doodle.com. Tjenesten kan benyttes til to formål: Enten at finde et fælles mødetidspunkt eller træffe en fælles beslutning ved hjælp af en afstemning.
Vil du finde et mødetidspunkt, der passer alle de eksterne deltagere og dig selv, klikker du på Planlæg en begivenhed på forsiden af www.doodle.com.
Herefter følger du guidens anvisninger og vælger de datoer og tidspunkter, der umiddelbart passer ind i din kalender. Så sendes der et link til din mailadresse, som du kan sende til alle mødedeltagere, der så kan gå ind og melde tilbage på de mødedatoer, der passer dem bedst.
Sådan sender du din kalender fra Outlook
1. I Outlook 2007 åbner du Kalender-sektionen, og klikker på Send kalender via e-mail-linket i Navigationsruden. I Outlook 2010 klikker du på Send kalender via e-mail-knappen i Del-gruppen på Startside-fanen, når du har åbnet Kalender-sektionen.
2. Nu åbnes Send kalender via mail-guiden. Her vælger du, hvilken kalender der skal sendes som mail, hvilket datoområde du vil sende, samt hvor detaljerede oplysninger modtageren skal have om din kalender.
3. Klik på OK-knappen for at indsætte kalenderen i mailen, og skriv derefter en beskrivende tekst om, hvorfor du sender vedkommende din kalender.
4. Angiv modtagerne af mailen i Til-feltet. Klik derefter på Send-knappen for at sende kalenderen til de angivne modtagere.
