De færreste har deres computer særlig længe, før de har fået gemt en masse dokumenter og andre filer på computerens harddisk. Nogle af filerne er vigtige, personlige dokumenter, mens andre bare er gemt ved en tilfældighed.
Oftest ender det hele med at ligge som en stor uorganiseret rodebunke, hvor det ikke rigtigt er til at se, hvad der er vigtige dokumenter, og hvad der bare kan slettes, næste gang det kniber med pladsen eller overblikket.
Men med lidt omtanke, nogle gyldne leveregler og en smule hjælp fra filsystemet i Windows kan du rent faktisk skabe orden og overblik over alle de dokumenter og øvrige filer, du gemmer på din computer.
1. Brug Dokumenter-mappen
I stedet for at kaste dine egne dokumenter og andre filer et eller andet tilfældigt sted på harddisken er det faktisk smart at bruge Dokumenter-mappen på computeren. Den har været der siden Windows 95 og er en indarbejdet del af Windows og de programmer, du arbejder i.
Således er der indbygget masser af genveje til Dokumenter-mappen både i Start-menuen, i Windows Stifinder og i den genvejsmenu, du kan åbne alle vegne i dine Stifinder-vinduer og på Skrivebordet.
Du finder også genveje til Dokumenter-mappen i Gem-dialogboksen i de programmer, du almindeligvis arbejder i, samt masser af andre steder. Så Dokumenter-mappen er altid lige ved hånden.
2. Organiser i mapper
Men inden du begynder at kaste dokumenter og andre filer hovedkulds ned i Dokumenter- mappen, er det en god idé at slå koldt vand i blodet og opbygge en fornuftig mappestruktur i Dokumenter-mappen, der understøtter både din brug af computeren og de ting, du arbejder med på den.
Men byg ikke en alt for dyb mappestruktur. Gør den så flad som muligt så du slipper for at skulle klikke dig for langt ned i mappehierarkiet for at gemme - det orker du alligevel ikke i længden.
Omvendt skal du heller ikke have for mange mapper i Dokumenter-mappen. Det mister du også overblikket over dine filer ved.
Det er en balancegang, og den kan være svær at finde - og du kan nemt ende med at skulle gennem flere forskellige forsøg, før du finder den opbygning af Dokumenter-mappen, der passer dig bedst.
3. Tænk over navnet
Det er en god idé at opbygge en fast struktur for navnene på dine mapper og filer. På den måde gør du det lettere både at navigere rundt i din mappestruktur og at genfinde den mappe eller den fil, du skal bruge.
Sørg også for at holde mappe- og filnavne så korte som mulige. Godt nok kan du arbejde med meget lange fil- og mappenavne i Windows, men du mister let overblikket, især hvis du ikke kan se hele fil- eller mappenavnet, fordi det bliver kortet af på grund af den valgte visning i mappen.
Lange mappenavne kan oftest undgås ved at tilføje flere mappeniveauer.
Således ville mappenavnet "Første kapitel i min nye bog - første udkast" måske være smartere at dele op i to niveauer: "..\Min nye bog\Kapitel 1\Udkast 1". Så kan der komme flere udkast-mapper i hvert kapitel og flere Kapitel-mapper i bog-mappen.
Hold orden - og brug mærker
4. Brug mærker
En anden måde at gøre det lettere at genfinde dine dokumenter og andre filer er ved at bruge mærker, eller tags, som de nok bedst er kendt som.
Du kan sammenligne mærkerne lidt med stikord i et stikordsregister. Søger du på et ord, der anvendes som mærke på et dokument, finder du dokumentet, selv om søgeordet hverken indgår i teksten eller navnet på dokumentet.
Windows husker, hvilke mærker du har brugt før, og hvis du skriver noget, der er tæt på et allerede eksisterende mærke, vises en lille menu med valgmuligheder. Så undgår du, at du kommer til at have to forskellige mærker om det samme emne.
Opbygger du en fornuftig mærke-struktur (taksonomi), kan du benytte mærkerne som et ekstra lag oven på dine dokumenter, der kæder beslægtede dokumenter om det samme emne eller den samme opgave sammen. Skriver du eksempelvis "Tilbud" som mærke på alle de tilbud, du sender dine kunder, finder du alle de tilbud, du har gemt på drevene på computeren, blot ved at søge efter "tilbud".
5. Hold igangværende arbejde adskilt fra færdigt
Vil du reducere antallet af de mapper, du skal have overblik over i hverdagen, kan du adskille igangværende arbejde eller projekter fra de ting, du har gjort færdig.
Opret en særlig arkiv-mappe til de projekter, du har gjort færdig, og gør det til en fast rutine at flytte mapper med færdiggjorte projekter over i arkiv-mappen eksempelvis hver uge eller en gang hver måned.
Derved kan du nøjes med at koncentrere dig om de mapper, du har gang i - og kan nemt genfinde tidligere projekter i arkiv-mappen, hvis du altså husker at bygge en fornuftig struktur på denne. Det burde nedbringe antallet af mapper i Dokumenter-mappen betragteligt og gøre det nemmere at overskue den i hverdagen.
6. Gem beslægtede emner i den samme mappe
Hvordan du organiserer indholdet i dine mapper, afhænger af hvad de bruges til. I nogle tilfælde, for eksempel når du arbejder med et bestemt projekt, er det smartest at samle alt indholdet til projektet i den samme mappe, også selv om det er forskellige filtyper. Så er alt samlet på et sted, og det er nemt at flytte projektet i arkiv, når du er færdig med det.
Andre gange kan det være rart at begrænse indholdet i en mappe til en bestemt dokument- eller filtype eller gruppe af relaterede filtyper.
Windows gør det allerede lidt i forvejen med sine biblioteker til billeder, musik og video. Derved kan du udnytte en af de alternative visninger i Windows Stifinder til at få vist billeder eller videoer mere hensigtsmæssigt.
Så bliver det lettere at finde det rigtige billede til det dokument, du er ved at skrive, eller genfinde lige præcis den videosekvens, du skal have lagt på din hjemmeside.
Gem kun én version
7. Gem kun et sted
Skal du bruge det samme dokument eller det samme billede flere steder, er det en rigtig god idé at oprette en genvej til den oprindelige placering fremfor at gemme en kopi af dokumentet.
Dels fylder det op - hvilket dog ikke betyder så meget i dag -dels ender du måske med at have flere versioner af det samme dokument liggende gemt rundt omkring.
Sker det, skal du, hver gang du har brug for dokumentet, sikre dig, at du har fat i den senest opdaterede version, og selv om det er rimelig nemt at finde alle versioner af dokumentet ved hjælp af søgefunktionen i Windows, er det jo ikke sikkert, at du lige husker på det i situationen.
Kun hvis du på forhånd ved, at du ønsker at gemme både den oprindelige og en ny version af dokumentet, for eksempel fordi du ved, at du skal foretage så store ændringer i dokumentet, at det i praksis kan betegnes som et helt nyt dokument, er det smart at gemme dokumentet flere steder.
8. Brug Jumplists til at fortsætte, hvor du slap
Lukker du din computer helt ned, når du er færdig med at arbejde på den, for eksempel fordi du har fyraften eller skal flytte dig fra et sted til et andet, kan det være lidt af et hestearbejde at komme i gang med det eller de dokumenter, regneark eller præsentationer, du var i gang med, før du lukkede ned.
Har du installeret Windows 7 på din computer, kan du imidlertid udnytte de såkaldte Jumplists. De er tilgængelige både fra Start-menuen og fra Proceslinjen.
Når du holder musemarkøren over Microsoft Word i Start-menuen eller på Proceslinjen, åbnes en Jumpliste med genveje til de seneste dokumenter, du har arbejdet med. På den måde kan du hurtigt fortsætte dit arbejde, da det altid er let at genfinde det seneste dokument, du har arbejdet med, uden at du behøver klikke dig frem til det på harddisken.
På samme måde kan du også genfinde lidt ældre dokumenter ved at klikke på Filer-knappen i Microsoft Office og derefter på Seneste-fanen i Backstage-visningen. Så vises en liste over de seneste rigtig mange dokumenter, du har arbejdet med - og det er nærmest kun skærmopløsningen, der sætter en begrænsning for, hvor langt tilbage listen går.
9. Gem i skyen
Er du tit på farten, eller skal du arbejde sammen med andre, der måske ikke har adgang til dit netværk, er det en rigtig god idé at gemme dokumenterne i skyen, eksempelvis på Windows Live SkyDrive. Her har du 25 gigabyte gratis lagerplads at boltre dig på. Det burde være rigeligt til personligt brug for de fleste.
Du kan også bruge SkyDrive til at sikkerhedskopiere dine vigtige dokumenter, billede,r og hvad du nu ellers har gemt på computeren.
Det er mindst lige så sikkert som at brænde det på en dvd eller gemme det på et lokalt netværksdrev. Og du kan let dele dine billeder med venner og familie, uden at du skal ligge og sende dem som vedhæftede filer.
Du kan også med fordel anvende Windows Live Mesh til at gemme en sikkerhedskopi af dine vigtigste dokumenter i skyen eller til at synkronisere dem mellem flere forskellige computere. Her har du fem gigabyte til rådighed, og du kan også gemme og/eller synkronisere dine bogmærker og indstillinger i forskellige Microsoft programmer ved hjælp af Live Mesh.
