En del software og interne systemer i danske virksomheder bliver konstant videreudviklet af virksomhedens it-medarbejdere. Men ofte bliver nye funktioner og opdateringer ikke dokumenteret.
Dermed læner disse virksomheder sig op ad problemer, hvis den, som har udviklet og programmeret de nye funktioner, forlader virksomheden. Det kan i værste tilfælde betyde, at virksomheden må starte forfra, og udvikle tingene fra bunden.
Der er ikke er lavet samlede undersøgelser af omfang og kvalitet af den dokumentation som virksomhederne laver af deres interne systemer. Det fortæller professor ved Institut for Design og Brug af IT, ved IT-Universitetet i København, Søren Lausen til IT-avisen ComON torsdag.
»Men det er mit klare indtryk, at det er noget, som rigtig mange virksomheder ikke har særlig godt styr på,« vurderer Søren Lauesen.
Det er dog ikke altid enkelt at lave dokumentation, påpeger Søren Lauesen.
»Problemet er ofte, at man ikke ved, hvad der skal dokumenteres, og hvordan man griber det an. Det betyder, at nogle virksomheder laver en masse dokumentation, som er ubrugelig, eller at der slet ikke dokumenteres,« forklarer Søren Lauesen.
Af samme grund er dokumentation heller ikke på skemaet på IT-Universitetet:
»Jeg har sådan set flere gange opfordret vores undervisere til at tage dokumentation med ind i undervisningen, men det er ikke et emne, som er særlig hot, og fordi man ikke har konkrete retningslinier, bliver det også et emne, som det er nærmest umuligt at lave en meningsfuld undervisning i,« siger Søren Lauesen.
Også på Handelshøjskolen i København kan man nikke genkendende til problemerne med manglende dokumentation.
»Det er mit indtryk, at man ude i virksomhederne sådan set er meget gode til at dokumentere, når der installeres nyt udstyr eller software, eller ved nyudviklinger. Der hvor det skrider, er med de mange opdateringer og tilføjelser, som ofte bygges ovenpå bagefter. Her er det min vurdering, at der er mange virksomheder, som ikke har dokumenteret opdateringer eller nye funktioner,« siger Lektor Jacob Nørbjerg fra Institut for Informatik ved Handelshøjskolen i København.
Gør sig afhængig af en enkelt mand
De virksomheder som ikke har dokumentation for ændringer, risikerer at gøre sig totalt afhængige af nogle få personer, som er de eneste, der ved hvordan systemerne er designet.
»Man risikerer at gøre sig fuldstændig afhængig af ganske få personer, fordi der ikke er andre der ved hvordan systemet er skruet sammen. Så kan man spørge sig selv, hvad der sker, hvis disse personer kommer ud for en ulykke eller forlader virksomheden,« siger Jacob Nørbjerg fra Handelshøjskolen.
Det er en situation som tøjfirmaet 4You har prøvet, fortæller it-ansvarlig i 4You, Torben Grosen:
»Vi haft det problem, at en medarbejder som havde udviklet en bestemt funktion, havde forladt virksomheden uden at have dokumenteret sin udvikling. Det betød, at vi var nødt til at starte forfra, da der skulle udvikles videre på funktionen,« siger Torben Grosen.
Ifølge it-chefen, er dokumentation et område, som bør prioriteres højere i det daglige.
»Det er desværre ofte sådan, at man er mere fokuseret på den daglige drift af systemerne, end man er på dokumentationen. Det er også svært, som it-mand, at få penge og ressourcer til at lave ordentlig dokumentation fra ledelsen, der ofte har svært ved at se formålet med en omfattende dokumentation, der koster både tid og penge, og som ikke giver resultat på bundlinien her og nu,« fortæller Torben Grosen.
Torben Grosen siger, at hver gang it-afdelingen er stødt på problemet med dårlig dokumentation, har it-afdelingen lovet sig selv, at nu skal der dokumenteres.
»Men desværre ender vi ofte i et tidspres, hvor der simpelthen ikke er tid til ordentlig dokumentation. Og når det så samtidig er svært at få flere ressourcer, så ender det ofte med at blive nedprioriteret,« lyder det fra 4You´s it-ansvarlige, Torben Grosen.
Ingen retningslinier
Et af problemerne, for virksomheder der gerne vil have orden i dokumentationen, er, at der ikke findes retningslinier for hvad der skal dokumenteres, og hvordan man skal gribe det an.
»Det er et stort problem, at der ikke findes retningslinier eller standarder for, hvordan man bør gribe dokumentationen an. Jeg har i flere omgange opfordret vores studerende til at undersøge problemet og lave beskrivelser for god dokumentation, men det er ikke et emne, der tænder de studerende særlig meget,« siger professor ved Institut for Design og Brug af IT ved IT-Universitetet, Søren Lauesen.
