Et klik og den belastende e-mail er forsvundet fra systemet. Det er meget let at fjerne eller redigere i digital information uden at blive opdaget. I USA er der allerede gennemført en lovgivning, kaldet Sarbanes Oxley, der forpligter firmaledere til at tage personligt ansvar for digital arkivering. Men EU og dermed også Danmark sover stadig tornerosesøvn, mener analysefirmaet IDC.
»EU er på vej med en tilsvarende lovgivning, men vi vurderer, at det tager fire år før den kan være vedtaget og indarbejdet i medlemslandenes lovgivning. Derfor må vi fortsat leve med en højere risiko for, at der bliver fiflet med arkiverne, hvis nogen føler jorden brænde under sig,« siger Per Andersen fra IDC Nordic.
I modsætning til gammeldags papirarkiver, som ofte har været samlet i særlige aflåste lokaler eller mapper, som fysisk skulle bortskaffes, er det meget lettere at bortskaffe digital information. Et klik på delete-tasten er nok; når først informationen er overskrevet på harddisken er det ikke muligt at genskabe den.
»Medarbejderne har direkte adgang til arkiverne og kan redigere eller slette arkiveret information uden at sidemanden eller andre bemærker noget usædvanligt. Det er selvfølgelig ikke lovligt, men det kan være fristende, hvis målet er at dække over værre uregelmæssigheder. Og det er naivt at tro at det ikke sker,« siger Per Andersen.
Den amerikanske Sarbanes Oxley-lov kræver blandt andet, at skriftlig kommunikation i e-mail systemet skal kunne rekonstrueres fuldstændigt.
»Det er ikke gratis for virksomhederne at sikre arkiveringen. Det bevirker, ligesom med miljøspørgsmål, at virksomhederne venter til en lovgivning sætter en fælles standard. Så længe der mangler et lovpåbud ser omkostningerne ud til at svække den enkelte leverandørs konkurrenceevne. Derfor er det er helt naturligt at virksomhederne ikke kommet i gang endnu,« siger Per Andersen.
IDC afholder en konference om håndtering af digitale arkiver, Storage Connections, i København den 10. juni.
