Boganmeldelse: Dejligt, at der er kommet en bog om det aktuelle emne, hvordan man digitaliserer, opbevarer og håndterer virksomhedens mangeartede informationer.
Et emne, som optager rigtig mange personer i mange virksomheder - offentlige såvel som private. Der er brug for bidrag til beslutningstagere og projektdeltagere til at kvalificere debatten i forbindelse med valg og afgørelser af teknologi, software og processer i forbindelse med denne digitalisering.
Bogens formål er at formidle en bestemt model, som beskriver informationernes flow i en organisation. Modellen er udarbejdet i et leverandørsamarbejde (AIIM). Udgangspunktet i denne model betyder, at forfatteren anvender de amerikanske termer fra modellen i hele bogen.
Modellen er i sig selv fornuftig nok og berører relevante problemstillinger i forbindelse med digitalisering (som i bogen kaldes automatisering). Forfatterens udgangspunkt i hardware (skannere og diske) smitter af på bogens indhold og prioritering. Enterprise Content Management dækker over niveauerne:
1) Teknologi
2) Værktøj forstået, som systemer og software, samt:
3) Metoder og processer.
Bogen er på mange punkter meget faktuel, nogle gange dog med et unødigt detaljeringsniveau, så den nærmest kommer til at fremstå som en ordliste, desværre uden at indholdet sættes i et sammenhæng og løftes op til et mere strategisk niveau. Det ville have gavnet formidlingen af budskabet, hvis der havde været anvendt nogle mere læsevenlige figurer, færre forkortelser og færre engelske termer.
Desværre anvender forfatteren nogle steder definitioner af termer, som ikke helt stemmer overens med den gængse, bl.a. er definitionen af en database og af kategorisering/journalisering vildledende. Dette er ærgerligt, da der netop inden for området er behov en begrebsafklaring og en konsistent begrebsanvendelse, hvilket bogens svaghed måske netop er et udtryk for.
Bogen retter sig primært til mindre private virksomheder. Bogen kan godt bruges som bidrag i afklaring om digitaliseringsstrategi også i større virksomheder for f.eks. en projektleder.
It-afdelingerne i en større virksomhed vil typisk allerede drifte en lang række applikationer, som vil være delelementer i en ECM-løsning, uden det nødvendigvis er denne terminologi, der benyttes. I en IT-afdeling vil fokus i højere grad være sammenhænget mellem de forskellige løsninger, samt udfordringen med at få de tekniske løsninger i brug hos medarbejderne - emner som kun kort berøres.
I forhold til hele den offentlige sektor stat, regioner og kommuner er der nogle dokumentationskrav, som gør, at mange af de problemstillinger, der nævnes har været drøftet i årevis, og hvor sagsbegrebet, journalisering og dokumentationspligten har været hverdag lang tid før digitaliseringen. Bogen medtager ikke disse begreber. Det ville have været hensigtsmæssigt, hvis disse rammer og danske vilkår også havde været inddraget.
Bogen underbygger dog udmærket principperne i den valgte model med en række konkrete eksempler. Disse fungerer godt og sætter modellen i perspektiv. Lad os håbe, at flere tager emnet op, så der kommer en bredere debat om emnet og de mange facetter.
___
Maibrit Georg er chefkonsulent i konsulentservice hos KMD. Hun har 10 års erfaring med ESDH, portaler og digitalisering inden for både den private og offentlige sektor.
