Artikel top billede

It-virksomhed: Derfor skrotter vi e-mailen

En dansk it-virksomhed har som et eksperiment droppet e-mailen en måned og overvejer at gøre forbuddet permanent. Se hvordan forsøget gik.

Som et forsøg valgte den danske it-virksomhed Exformatics helt at skrotte sin brug af interne mails i januar.

Ifølge Exformatics udviklingsdirektør, Morten Marquard, blev virksomhedens indbakker overfyldt, og risikoen for stress hos de ansatte blev øget.

"I starten var der dog stor skepsis blandt medarbejderne, men da prøveperioden i januar var overstået, var alle meget begejstrede, og mange ønskede, at forsøget skulle gøres permanent," siger Morten Marquard.

Han forklarer, at medarbejderne oplevede det som mindre stressende og følte, at de kunne arbejde mere fokuseret.

Noget som han også selv har oplevet.

"Når du som jeg modtager mere end 100 mails om dagen, betyder det, at mange mails lynhurtigt forsvinder ud af fokus. Men under vores forsøg var der færre mails at behandle, og det gav et klart kvalitetsløft i dagligdagen," siger Morten Marquard.

International trend

Det er Exfortmatics ikke det eneste firma, der har oplevet.

I dag er det nærmest en international trend at forbyde sine medarbejdere at sende e-mails.

Det mest prominente eksempel på trenden er den franske koncern Atos, der har forbudt sine flere end 50.000 ansattte at sende interne mails, og den tyske Volkswagen-koncern har valgt at lukke for medarbejdernes adgang til mail-systemet hver dag efter kl 17.

Franske Atos har erstattet den interne mail med en chat-klient, som bliver brugt til at skrive chat-beskeder, udveksle filer og lave videokonferencer. 

Hos danske Exformatics er man begyndt at bruge en kommunikations- og samarbejdsplatform, som virksomheden selv har udviklet og sælger.

Undgå mental afsporing

Fordelen ved at skifte fra mails til den nye platform er ifølge Morten Marquard, at al korrespondance knytter sig til et konkret projekt.

Det vil sige, at alle projekter på platformen har en tilknyttet debat.

"Det betyder, at debatten bliver mere konkret. Når du i din indbakke hele tiden skifter mellem forskellige mails, kan du ikke se, hvilken sammenhæng debatten foregår i. Derfor skal du rent mentalt lave det, vi kalder et context switch, og det er skadeligt for din produktivitet," hævder Morten Marquard.

Men den mail-løse januar betyder ikke blot, at al mailkorrespondancen er flyttet til en ny platform.

Den samlede kommunikationsmængde er faldet med 10 procent, og ifølge Morten Marquard konstaterede virksomheden også et fald i mængden af eksterne mails.

Derfor virker hårde forbud ikke

Men efter at prøveperioden i januar er overstået, er de gamle vaner igen begyndt at indfinde sig hos medarbejderne, og mailmængden nærmer sig niveauet fra før januar.

Derfor overvejer Exformatics også at indføre en mere permanent bandlysning af de interne mails. 

"Jeg bryder mig ikke om forbud, men det kan være svært at aflære sig de mange uvaner, som man gennem tiden har lært Derfor mener jeg også, at det er en ledelsesopgave at skride ind over for det," siger han.

Undgå hårde sanktioner

Morten Marquard opfordrer derfor også andre virksomheder til at forsøge sig med positive tiltag i stedet for hårde forbud. 

Eksempelvis indførte Exformatics ikke sanktioner over for medarbejdere, der brød mail-forbuddet. I stedet forsøgte virksomheden at lave en konkurrence ud af det. 

"Det betød, at vores medarbejdere gik op i det med liv og sjæl, og det blev en udfordring at gå gennem måneden med 0 sendte mails," siger han.

Men helt ærligt. I har selv produceret det system, som I bruger i stedet for e-mails. Er det her ikke bare en smart markedsførings-gimmick? 

"Det er det selvfølgelig også. Jeg vil lyve, hvis jeg siger andet. Men det er også kommet bag på os, hvor effektivt det har været. Det er min overbevisning, at et e-mail-stop er noget, der kan mærkes på bundlinjen," siger Morten Marquard. 

Læs også:

Her er årsagen til at vi har lagt e-mailen for had  

Sådan undgår du at drukne i en syndflod af mails

Sådan får du styr på Gmails totalt rodede adressebog




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Also A/S
Salg af serviceydelser inden for logistik, finansiering, fragt og levering, helhedsløsninger, digitale tjenester og individuelle it-løsninger.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Digital transformation og innovation: Inspiration til digitale succeshistorier

Kom ind bag facaden hos nogle af Danmarks bedste it-folk, og lær hvordan de arbejder med digital transformation og innovation. Du får muligheden for at høre, hvordan du kan bruge den nye teknologi til at få etableret det mest effektive udviklings- og innovationsmilø.

19. maj 2021 | Læs mere


Internationale dataoverførsler: Bananrepublikker og spionage

Det er nu lovpligtigt at dokumentere beskyttelsesniveauet af persondata, når de overføres til tredjelande. Vi sætter derfor fokus på, hvordan virksomhederne styrer deres internationale dataoverførsler fri af tredjelandes overvågning. Vi dykker samtidig ned i hele det spegede kompleks omkring Schrems II, FISA 702 og EO 12.333, og hvordan det spiller sammen med dansk fortolkning og praksis.

25. maj 2021 | Læs mere


Empower your SAP

In this inspiring webinar you can get more information on how you can accelerate your cloud transformation and migration to SAP S/4HANA. We will present typical challenges of migrating to the cloud and transforming your SAP environments, while giving you insights on how to tackle the obstacles, including how T-Systems can help define and accelerate a digital roadmap for your SAP journey.

26. maj 2021 | Læs mere






Premium
Deloitte køber dansk SAP-specialist: "Opkøbet manifesterer vores ambitioner om at stå stærkt på SAP-agendaen"
Konsulentvirksomheden Deloitte køber den danske SAP-virksomhed Syncronic. Opkøbet er en del af en større strategi for Deloitte om at sætte sig massivt på det nordiske SAP-marked.
Computerworld
Bombe under Amazon og Wish-shopping: Millioner af danskere risikerer ekstra gebyr
Nye toldregler fjerner snart bagatelgrænse for handel udenfor EU – en skærpelse, der gør at over tre millioner danske nethandlende kan se frem til en ekstraregning.
CIO
Har du rost din mellemleder i dag? Snart er de uddøde - og det er et tab
Computerworld mener: Mellemledere lever livet farligt: Topledelsen får konstant ideer med skiftende hold i virkeligheden, og moden går mod flade agile organisationer. Men mellemlederen er en overset hverdagens helt med et kæmpe ansvar. Her er min hyldest til den ofte latterliggjorte mellemleder.
Job & Karriere
Eva Berneke stopper som topchef i KMD og flytter til Paris: Her er KMD's nye topchef
Efter syv år på posten som topchef for KMD forlader Eva Berneke selskabet. Nu flytter hun med familien til Paris, hvor hun vil fortsætte sit bestyrelsesarbejde. KMD har allerede afløser på plads.
White paper
Er de cyberkriminelle allerede trængt ind – uden at du har opdaget det?
Optimér din sikkerhed ved at kombinere indsatsen for at holde IT-kriminelle ude med en konstant antagelse om, at de muligvis allerede er trængt ind på dit netværk.