Som et forsøg valgte den danske it-virksomhed Exformatics helt at skrotte sin brug af interne mails i januar.
Ifølge Exformatics udviklingsdirektør, Morten Marquard, blev virksomhedens indbakker overfyldt, og risikoen for stress hos de ansatte blev øget.
"I starten var der dog stor skepsis blandt medarbejderne, men da prøveperioden i januar var overstået, var alle meget begejstrede, og mange ønskede, at forsøget skulle gøres permanent," siger Morten Marquard.
Han forklarer, at medarbejderne oplevede det som mindre stressende og følte, at de kunne arbejde mere fokuseret.
Noget som han også selv har oplevet.
"Når du som jeg modtager mere end 100 mails om dagen, betyder det, at mange mails lynhurtigt forsvinder ud af fokus. Men under vores forsøg var der færre mails at behandle, og det gav et klart kvalitetsløft i dagligdagen," siger Morten Marquard.
International trend
Det er Exfortmatics ikke det eneste firma, der har oplevet.
I dag er det nærmest en international trend at forbyde sine medarbejdere at sende e-mails.
Det mest prominente eksempel på trenden er den franske koncern Atos, der har forbudt sine flere end 50.000 ansattte at sende interne mails, og den tyske Volkswagen-koncern har valgt at lukke for medarbejdernes adgang til mail-systemet hver dag efter kl 17.
Franske Atos har erstattet den interne mail med en chat-klient, som bliver brugt til at skrive chat-beskeder, udveksle filer og lave videokonferencer.
Hos danske Exformatics er man begyndt at bruge en kommunikations- og samarbejdsplatform, som virksomheden selv har udviklet og sælger.
Undgå mental afsporing
Fordelen ved at skifte fra mails til den nye platform er ifølge Morten Marquard, at al korrespondance knytter sig til et konkret projekt.
Det vil sige, at alle projekter på platformen har en tilknyttet debat.
"Det betyder, at debatten bliver mere konkret. Når du i din indbakke hele tiden skifter mellem forskellige mails, kan du ikke se, hvilken sammenhæng debatten foregår i. Derfor skal du rent mentalt lave det, vi kalder et context switch, og det er skadeligt for din produktivitet," hævder Morten Marquard.
Men den mail-løse januar betyder ikke blot, at al mailkorrespondancen er flyttet til en ny platform.
Den samlede kommunikationsmængde er faldet med 10 procent, og ifølge Morten Marquard konstaterede virksomheden også et fald i mængden af eksterne mails.
Derfor virker hårde forbud ikke
Men efter at prøveperioden i januar er overstået, er de gamle vaner igen begyndt at indfinde sig hos medarbejderne, og mailmængden nærmer sig niveauet fra før januar.
Derfor overvejer Exformatics også at indføre en mere permanent bandlysning af de interne mails.
"Jeg bryder mig ikke om forbud, men det kan være svært at aflære sig de mange uvaner, som man gennem tiden har lært Derfor mener jeg også, at det er en ledelsesopgave at skride ind over for det," siger han.
Undgå hårde sanktioner
Morten Marquard opfordrer derfor også andre virksomheder til at forsøge sig med positive tiltag i stedet for hårde forbud.
Eksempelvis indførte Exformatics ikke sanktioner over for medarbejdere, der brød mail-forbuddet. I stedet forsøgte virksomheden at lave en konkurrence ud af det.
"Det betød, at vores medarbejdere gik op i det med liv og sjæl, og det blev en udfordring at gå gennem måneden med 0 sendte mails," siger han.
Men helt ærligt. I har selv produceret det system, som I bruger i stedet for e-mails. Er det her ikke bare en smart markedsførings-gimmick?
"Det er det selvfølgelig også. Jeg vil lyve, hvis jeg siger andet. Men det er også kommet bag på os, hvor effektivt det har været. Det er min overbevisning, at et e-mail-stop er noget, der kan mærkes på bundlinjen," siger Morten Marquard.
Læs også:
Her er årsagen til at vi har lagt e-mailen for had
