ESDH-brugerklubben SBSYS er blevet kritiseret fra flere kanter.
Blandt andet af it-giganten Fujitsu, leverandøren Traen, en konservativ regionspolitiker og Dansk Industri.
Men det er lykkes klubben at få fejet en udbudsklage af bordet, ligesom en klage til Konkurrencestyrelsen over selve konstruktionen af klubben, slet ikke er blevet behandlet.
Faktum er nu, at klubben vokser og vokser, hvilket fremgår af et referat fra en generalforsamling i klubben fra slutningen af sidste år.
Heri fremgår det, at klubben, der består af offentlige myndigheder, og som er blevet kritiseret for at agere som privat spiller i markedet, udvider sin organisation.
Øget personale
Blandt andet er personalebudgettet steget.
Det sker for at frikøbe sekretær og projektkoordinator samt frikøb til formand og økonomiansvarlig. Ligesom en halv stilling skal købes for at øge "gennemsigtighed" i organisationen.
Tidligere har SBSYS afvist at give indsigt i en lang række papirer, der kaster lys over organisationens økonomi.
I øvrigt er sekretariatet for SBSYS placeret decentralt hos medlemsorganisationerne.
Flere udgifter stiger stærkt
Også udgifter til juridisk rådgivning er steget.
"Omkostningerne til juridisk bistand blev ligeledes stærkt øget pga. sagen i Konkurrencestyrelsen og behovet for rådgivning om udbud," hedder det i referatet, der også taler om "merforbrug" på "presseberedskab".
Også udgifter til drift og vedligehold af SBSYS er øget, blandt andet på grund af systemets vækst, "som gør, at vedligehold er mere omfattende end tidligere".
Og klubben er efterhånden også blevet en stor spiller i markedet.
"SBSYS dækker ca. 1/5 af landets borgere, så Brugerklubben er en væsentlig spiller på markedet," konkluderer Sbsys i referatet.
Skal gå efter bogen
Hos Sbsys bekræfter formanden for forretningsudvalget Helle Berg, der også er leder af it og digitalisering i Struer Kommune, at udgifterne i klubben stiger.
"Det er fuldstændigt rigtigt, at der afsættes flere midler til både administration, juridisk assistance og kommunikation," forklarer hun og peger på, at andet ville også være underligt.
For hun peger på, at rigtigt mange nye medlemmer er kommer, "fordi vi har en rigtig attraktiv forening, der hjælper til at få det optimale ud af borgernes penge".
"Og stor medlemstilgang øger både behovet for administration og kommunikation, ligesom den voksende kontakt og information udadtil, naturligvis også kræver, at der afsættes ressourcer."
Samtidig skal alt gå efter bogen.
"Endelig øger den fortsatte udvidelse af systemet samt flere medlemmer også behovet for juridisk assistance - ganske enkelt for, at vi ligesom tidligere kan blive ved med at sikre, at alle forhold er helt efter bogen," forklarer hun.
Nye medlemmer strømmer til
Og nye medlemmer i form af offentlige myndigheder strømmer til.
Alene i løbet af 2012 blev godkendt følgende nye medlemmer, Rebild Kommune, Horsens Kommune, Randers Kommune, Ishøj Kommune, Brønderslev Kommune og Jammerbugt Kommune.
Tilbage i 2011 tilmelder Herning Kommune sig ind i ordningen. Og på de næste sider kan du få et indblik i, hvilke overvejelser kommunen gjorde sig i den forbindelse.
SBSYS gjorde sig lækker i Herning
For den offentlig it-klub, der altså beskyldes for at drive privat virksomhed, giver et "virksomhedsportræt" af sig selv hos Herning Kommune og kaprer et nyt medlem.
Tilbage i juni 2011 med start klokken ni om morgenen bliver afholdt et styregruppemøde hos afdelingen for digital forvaltning i Herning Kommune, der står over for at skulle anskaffe sig et esdh-system.
På mødet er daværende it-chef Steffen Ørnemark blandt andre mødt frem.
Det samme er formand Helle Berg fra SBSYS brugerklubben.
"Helle Berg fra SBSYS Brugerklubben deltager i dette punkt på mødet og vil give et "virksomhedsportræt" af SBSYS," fremgår det således af dokumenter fra Herning Kommune, som Computerworld har fået aktindsigt i.
Helle Berg vil fortælle om brugerklubben, økonomien og "tiltag for at sikre lovligheden i forhold til konkurrencestyrelsens krav om konkurrenceudsættelse".
Ifølge referatet fra mødet præsenterer Helle Berg brugerklubbens motto: "Vær mod andre, som du vil have, andre skal være mod dig selv".
"Det er ikke bare en floskel, men bruges til at sikre fælles fodslag i klubben," hedder det i referatet omkring Helle Bergs præsentation.
"Virksomhedsportrættet"
Under mødet i Herning fortæller Helle Berg, at brugerklubben SBSYS ejer kildekoden til esdh-systemet af samme navn, og at det er firmaet Ditmer, der udvikler SBSYS-systemet for brugerklubben.
Herunder at den løbende udvikling af et esdh-system som SBSYS skal i udbud.
Imidlertid er der visse opgaver forbundet med at komme med i it-klubben.
"Man skal være opmærksom på, at der er arbejdsopgaver i brugerklubben i forbindelse med udvikling og erfaringsudvikling, som kommunen forventes at deltage i," hedder det.
"Man har det princip, at man hjælper hinanden, hvilket betyder, at man sparer penge på service fra leverandører, men at man til gengæld bruger mere tid på at hjælpe hinanden."
"Det betyder også, at er der en kommune, der har problemer med at få driften til at fungere, sætter brugerklubben udvikling på pause og hjælper kommunen med at komme tilbage på sporet, eventuelt ved at inddrage leverandøren Ditmer direkte," forklarer hun.
Der bruges meget tid på at teste nye versioner, hvilket naturligvis er en tidsmæssig belastning, men det betyder også, at man får en dybdegående viden om det nye modul, som man kan anvende til at udbrede den nye funktionalitet i kommunen, hedder det videre.
Pris på små ni kroner
Prisen for SBSYS er cirka 8,90 kroner per indbygger, oplyses det.
"Budgettet er lagt med henblik på, at alle pengene skal bruges. Det er ikke en målsætning at spare op," forklarer Helle Berg, ifølge referatet.
Der er et samlet budget på 4,3 millioner kroner, hvoraf cirka tre millioner kroner går til udvikling af systemet, fremgår det.
Det ventes ikke, at prisen på 8,90 kroner per indbygger vil stige, selv om antallet af medlemskommuner vil stige.
Helle Berg, der udover at være formand for klubben, er it-chef hos Struer Kommune, nævner, at Struer Kommune har fået meget ud af at deltage i brugerklubben.
Herefter forlader Helle Berg mødet.
Men nu skal Herning Kommune tage en beslutning.
Sådan træffer Herning beslutningen
Punkt nummer to på dagsordenen er nu, at beslutningen træffes.
Det korte af det lange bliver, at det indstilles, at Herning Kommune indtræder i brugerklubben.
Men ifølge referatet ikke uden usikkerhed.
"Der var usikkerhed i styregruppen om konsekvenserne af udbuddet af udviklingsopgaven."
"Koncern-IT blev bedt om at lave en risikovurdering af konsekvenserne i det tilfælde, hvor en inkompetent leverandør vinder udviklingsopgaven," hedder det i referatet.
Netop kompetencer hos leverandører er kommet i fokus i den verserende klagesag over brugerklubbens udbud. Her undrer Fujitsu sig over, at det store selskab scorer lavest ud af ti mulige point.
Mens vinderen af udbuddet - det lille århus-firma Ditmer A/S scorer højest mulige score på det parameter. Siden trækker Fujitsu dog sin klage tilbage, da den ikke tillægges opsættende virkning af klagenævnet.
Men tilbage til Herning Kommune, hvor løsningen skal implementeres.
Arbejde kom bag på kommunechef
"Nyt ESDH - vi har brug for jeres hjælp" lyder en intern overskrift hos Herning Kommune.
Beskeden til de ansatte er, at der skal hjælpes til med implementeringen af systemet.
Styregruppen for Digital Forvaltning har besluttet at skifte GoPro ud med SBSYS med virkning fra 1. kvartal 2012, oplyses det.
"For at vi kan komme sikkert i hus med skiftet, uden at det påvirker vores service over for borgerne, har vi brug for superbrugernes hjælp til at sikre, at data fra GoPro flyttes korrekt til SBSYS."
"Vi vil derfor bede jer reservere 2 dages arbejde om ugen fra jeres superbrugere fra midten af september til midten af november," lyder det.
Superbrugerne bliver nøglepersoner i efteråret 2011.
I foråret 2012, hvor fokus er på at hente gevinster, bliver det chefer og afdelingsledere, der bliver nøglepersoner.
"Vi opfordrer alle afdelinger til at arbejde målrettet med at identificere gevinster ved brug af SBSYS i den måde vi arbejder på. På den måde kan vi hente den tid hjem igen, som vi investerer i efteråret, og forhåbentlig mere til," lyder det.
Men ikke alle i kommuner har fået oplysninger om den megen tid, der skal bruges på it-skiftet.
"Det er meget voldsomt og kommer bag på mig, og jeg kan ikke se, det fremgår af referatet fra mødet d. 28, men I har eventuelt drøftet det."
"Det siger jo sig selv, at vores superbrugere ikke har to ledige dage hver uge fra september til november, der er rigeligt andet at se til," hedder det fra en afdelingsleder, der dog lover, at han skal gøre, hvad han kan for at fremme processen.
Det hele ender med, at Herning Kommune i dag anvender SBSYS-systemet og er medlem af brugerklubben, der altså er i stærk vækst.
