Har du styr på sikkerheden i mødelokalet - eller kan gæsterne efterlade interessante "krummer" på dit netværk?

Klumme: It-sikkerhedsproblemer under møder bliver en større og større udfordring, og det skyldes de mange bærbare enheder, som vi alle arbejder med og anvender personligt. Men du kan gøre noget ved det.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

Cybersikkerhed er et meget omdiskuteret emne i hele verden, og sikkerhedsbrud kan opstå af flere årsager.

Inden for AV-branchen kan sikkerhedsbrud opstå af flere grunde – lige fra gæsterne i lokalet til de tilslutningsenheder, som anvendes af fjerndeltagere.

Mange organisationer bekymrer sig også meget om de spor, der efterlades efter præsentationer, eller samarbejdsmateriale.

Dette kan eksempelvis være billeder, regneark eller præsentationer, som enten bliver stående på skærmen eller gemt lokalt.

Under selve præsentationen er der ofte bekymringer om hvilke restriktioner, der skal være i forhold til de personer, der skal se indholdet samt deltage i mødet som fjerndeltagere.

Dette bliver en større og større udfordring, og det skyldes de mange bærbare enheder, som vi alle arbejder med og anvender personligt.

Delingen af præsentationer og data fra eksterne enheder (BYOD) skal altså overvåges.

De organisationer, som behandler fortrolige oplysninger, skal have fuldt kendskab til samt overholde de gældende regler og standarder for data og oplysninger.

De frit flydende data inden for AV og den dynamiske måde, hvorpå data og indhold deles i dag, kan være med til at åbne for svagheder. Det er derfor vigtigt, at den valgte leverandør kan hjælpe politiet og overvåge netværkene, så sikkerheden opretholdes.

Afhængigt af branchen vil nogle organisationer nok også være bekymrede over de spor, der efterlades fra præsentationsmaterialer efter et møde – det kan eksempelvis være billeder, regneark og præsentationer, som enten bliver stående på skærmen eller gemt lokalt.

Nogle vertikale brancher, herunder finanstjenester, telemedicin samt olie og gas udarbejder som regel sikkerhedspolitikker, da de dagligt behandler følsomme oplysninger.

Følsomme data
Disse følsomme data kan omfatte alt fra bankkundernes oplysninger til fortrolige patientoplysninger og oplysninger om medarbejdere på en oliereserve. Parametrene udvikles internt i virksomhederne for at undgå risikoen for sikkerhedsbrud.

Jeg er dog af den opfattelse, at data skal behandles med stor omhu og forsigtighed i alle brancher. De krav, der stilles i forbindelse med visning, oprindelse og opbevaring af samarbejdsmaterialer, er et af de mest omdiskuterede emner, når det kommer til sikkerhed.

Virksomhedsnetværk er veldefinerede og veletablerede, og det har de været længe. Selv for brancher, som har en stærk position, er og bliver sikkerheden en stor problemstilling – især fordi arbejdsmetoderne hele tiden bliver mere moderniseret og digitaliseret.

Når man for eksempel skal kontrollere en mødedeltagers adgang til systemet, er dette en stadig større udfordring på grund af de mange bærbare enheder, som vi alle arbejder med og anvender personligt.

Delingen af præsentationer og data fra eksterne enheder skal altså overvåges.

Mange sikkerhedsgrænser bliver udvisket mellem AV og it – især i forhold til mødesikkerhed og netværksadgang. AV- og IT-teams skal samarbejde for at sikre, at sikkerheden ikke begrænser samarbejdet, men også at samarbejdet ikke skaber huller eller svagheder i it-sikkerheden.

Der vil altid være en afvejning mellem sikkerhed, tilgængelighed og brugervenlighed. Et klart eksempel på dette er funktionaliteten i forbindelse med præsentationer for besøgende/gæster – det vil sige når deltagere, som ikke er ansat i virksomheden, får adgang til at vise eller dele indhold.

Foretrækker kabler
Vi ser stadig, at mange virksomheder foretrækker at bruge kabler til at tilslutte eksterne enheder for at sikre, at deres netværk er bedre beskyttet.

Tilslutning af skærmoutput til systemet er stadig en mulighed i 2018, men i dag er flere og flere enheder trådløse, så det er altså med til at sløve processen.

Organisationerne bør spørge sig selv, hvor nemt det er for de besøgende at anvende deres egne enheder, når de skal dele oplysninger med publikum? Trådløst udstyr har fået overtaget og har gjort enhederne mere elegante. Det har vi for eksempel set med løsninger som Polycom Pano.

At begrænse og målrette lyde og/eller videoer til det rigtige publikum bør være det første skridt mod at sikre anvendelse af teknologien.

Dette ville kræve en række forholdsregler i forhold til rummets design og indretning – både hvad angår ekstern visning af skærme samt lydisolering for at undgå lydlækage.

Det kan muligvis også være vigtigt for mødedeltagerne, at der ikke efterlades ‘brødkrummer’, og at de indtastede numre på den enhed, som bruges i mødelokalet, også bliver slettet.

Dette vil man muligvis se mere og mere i virksomheder, hvor fortrolighed er yderst vigtig – for eksempel inden for finanssektoren.

Netværk og it har længe været de primære investeringsområder for virksomheder, som ønsker at sikre og opretholde sikkerheden. Digital adgang til oplysninger har klart været den største bekymring og problemstilling. Nu kan vi se – og sågar høre – at oplysninger er det afgørende spørgsmål.

Virksomhederne skal altså klart kunne definere og skitsere de gældende lovmæssige restriktioner og datakrav. Disse regler og krav kan dog variere fra branche til branche.

For eksempel vil en uddannelsesinstitution arbejde på en helt anden måde end en medicinalvirksomhed etc. Ved at udvikle den rigtige sikkerhedsplan og følge denne nøje kan man sikre sig, at virksomhedens teknologi er helt sikker.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.






Ytringer på debatten er afsenders eget ansvar - læs debatreglerne
Indlæser debat...
mest debaterede artikler

Premium
Danske Tradeshift foretager nyt stort europæisk opkøb: "Der en spændt feststemning i luften. Nu skal vi tilbage og fejre det med hele teamet"
Den danske it-succes Tradeshift har foretaget et opkøb af det belgiske selskab Babelway. Det er et strategisk opkøb, der skal sikre, at Tradeshift frem mod en senere børsnotering.
CIO
Tag med på Computerworlds store lederkonference og mød de danske top-CIO'er, som bygger de nye it-afdelinger
Anvendelsen af digital teknologi og organiseringen af it-afdelinger er under radikal transformation. På konferencen Digitaliseringsledelse 2.0 kan du møde de CIO'er fra Bankdata, Adform og Rockwool, som står i spidsen for teknologi-adoptionen.
Job & Karriere
Efter blodrødt regnskab: Nu fyrer Atea 20 medarbejdere i Danmark
Atea fyrer nu 20 medarbejdere. Det sker som en direkte konsekvens af, at den danske forretning er under pres, oplyser selskabets direktør.
White paper
6 gode råd til et succesfuldt virtuelt møde
Den traditionelle måde at tænke arbejdsplads på er under forandring. Nye teknologier skyder frem og gør hverdagen nemmere og mere dynamisk. Eksempelvis er mængden af fjernarbejdspladser steget med 115% de seneste 10 år, og det stiller krav til måden at holde møder på. Med et virtuelt møderum kan møder faciliteres online, og alle parter sparer tid fordi det er mere fleksibelt og ikke betinget af at alle møder op fysisk. I dette whitepaper kigger vi på hvad der skal til for at mestre denne disciplin og giver dig 6 gode råd.