Artikel top billede

Derfor ender Office 365 ofte med en overlevelseskamp for brugerne

Klumme: Brugen af Office 365 ofte med at blive en overlevelseskamp for den enkelte bruger - og en kamp for IT-afdelingen om at undgå at man ikke bliver lagt ned i support. Men sådan behøver det ikke at ende.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.

Det er ikke længere et spørgsmål om man skal flytte sin infrastruktur i skyen, mere et spørgsmål om hvordan. Først skal cloududbyderen vælges, mere præcist om man skal benytte sig af Microsoft Office 365 eller Google G Suite.

Det er disse to produktivitetssuiter, som kæmper om verdensherredømmet, og har efterladt alle konkurrenter bagude.

Om man skal benytte dig af OneDrive eller Google Drive, Outlook eller Gmail, Office Suite eller G Suite er ofte et spørgsmål om religion og tradition, og nogle gange en skelen til pris. Men ligegyldig hvilken cloud platform man vælger til at drive sin organisations digitale infrastruktur, så er den primære udfordring den sammen: Governance og adoption!

Lad os fokusere på Office 365, som er den platform, som nyder størst udbredelse blandt større organisationer i den vestlige verden.

Alt efter hvilken Office 365-licensmodel din organisation benytter, så består Office 365 af et utal af enkeltstående applikationer, som f.eks. Teams, Yammer, OneDrive, Office Online, Sway, Planner, SharePoint Online, Exchange, Skype for Business, Stream, Flow og mange flere.

Fantastisk funktionalitet - og kompleksitet

Hver applikation rummer isoleret sig fantastisk funktionalitet, som bør kunne bringes i spil som elementer, som styrker digitaliseringen i organisationerne, problemet er bare at Office 365 elementerne i høj grad mangler en lim som logisk binder dem sammen. Den enkelte bruger i større organisationer eksponeres for så meget funktionel kompleksitet i Office 365, at det næsten kun kan gå galt:

”Hvor skal jeg lagre mit dokument?”,
”Hvor kommunikerer vi? I SharePoint, på Teams eller i Yammer?”,
”Jeg troede dette var mit dokument, men en anden har ændret i det, og kommenteret på det?”,
”Hvad er et Communication Site i SharePoint i forhold til et Hub Site eller et Team Site, og hvornår bruger jeg det?”

Brugen af Office 365 ender i langt de fleste tilfælde med at blive en overlevelseskamp for den enkelte bruger, og en kamp for IT-afdelingen om at begrænse brugen mest muligt, for at undgå at man ikke bliver lagt ned i support.

Og så har vi ikke engang berørt, at den mobile oplevelse bliver endnu mere fragmenteret, da Microsoft tilbyder enkeltstående mobilapplikationer til deres funktionalitet, i stedet for én konsolideret mobil adgang.

De fleste brugere benytter 20% af funktionaliteten

Man når sjældent til de gode use-cases, hvor man f.eks. ved hvordan man gemmer udlægsdokumenter det rigtige sted i SharePoint, og bruger Microsoft Flow til at automatisere en proces, som gør det let for lederen at godkende udlæg – i essens digitale optimeringsprocesser som Office 365 er skabt til.

Flere analytiker hævder at de fleste brugere kun benytter 20% af funktionaliteten - typisk mail, storage og klassisk Office funktionalitet, og set i lyset af den betragtelige licenspris man betaler for sine Office 365 licenser, så går ekstremt store beløb op i røg hvert eneste år.

Dette er også en af årsagerne til at Microsofts største fokusområder i disse år er at få adoption og consumption på Office 365 i vejret. Hvis dette ikke sker, så vil Microsoft på sigt miste abonnenter.

Hvordan lykkes du med adoption?

Hvordan skal man så som organisation lykkes med denne adoption? Mange IT- og HR-afdelinger har forsøgt sig med pædagogisk information, og Change Management planer, som klart kommunikerer formål og process i retning af mere smidig intern digitalisering.

Dette er gode og nødvendige tiltag, som alt andet lige bidrager positivt til en fælles forståelse, men de ændrer ikke ved den lavpraktiske kompleksitet, som møder den enkelte bruger.

Vi mennesker er sådan indrettede, at forstår vi ikke det som møder os, så bliver vi utrygge, vi mister kontrol, vi opbygger en intern modstand, og så bakker vi helt ud.

Vi bliver nødt til at finde en måde, at eksponere vores brugere for et interface som er simpelt og overskueligt, og som i praksis samler, konsoliderer og præsenterer brugeren for en letforståelig og brugervenlig helhedsoplevelse. Vi er nødt til at skabe den lim, som Office 365 ikke er har, og der er intet bedre medie til dette end INTRANETTET.

Intranettets oprindelige formål er at være den interne platform for koordinering og kommunikation i virksomheder, og adoption af en grundlæggende ændring i organisationernes måde at arbejde på, er om noget en udfordring, som kræver en fælles platform for koordinering og kommunikation:

- Intranettet er måden visuelt at skabe overblik over Office 365.
- Der hvor du kan vise én aktivitetsstrøm som konsoliderer hele Office 365 til den enkelte medarbejder
- Der hvor du kan give adgang til fælles kalendere uden at skulle finde vej gennem Exchange
- Der hvor du kan chatte med Skype for Business, uden at skulle åbne Skype for Business,
- Der hvor du kan tilbyde enterprise-søgning ét sted efter indhold på tværs af Office 365,
- Der hvor du kan lave virtuelt gruppearbejde og samarbejde i Office Online, uden specifikt at skulle åbne Office Online
- Der hvor du ikke selv skal huske på, hvor i OneDrive du skal gemme dokumenter, fordi der i intranettet er bygget en informationsstruktur op, som giver mening
- Der hvor en logisk hierarkisk datastruktur, i kombination med enterprise search, giver bruger hidtil usete muligheder for hurtigt at finde al information
- Der hvor Azure AD pludselig giver mening for den enkelte slutbruger, fordi du har adgang til let at søge alle dine kollegaer frem på al tilstedeværende metadata i Azure AD
- Og slutteligt er intranettet med dets indbyggede kommunikations- og nyhedsfeatures, FAQ features og process-værktøjer det naturlige medie til den fælles organisatoriske samarbejdsøvelse, som ligger i en Office 365 udrulning.

Intranettet er helt centralt i enhver Office 365 udrulning

Derfor bør intranettet været et helt centralt og tidligt element i enhver Office 365 udrulning. Det velfungerende, moderne, konsoliderende intranet er grundstenen i et Digital Workplace. Intranettet bør være en fælles fordør til organisationen eller en company hub, som konsoliderer en kompleks infrastruktur, og gør den tilgængelig.

Microsoft mener selv at man med SharePoint har løsningen på de problemer, som man selv har skabt, og derfor skal bruge SharePoint Online, til at bygge sit intranet/digitale arbejdsplads.

Men det medfører en indbygget risiko for at lægge yderligere lag af kompleksitet, på en problemstilling som i sig selv i essens er kompleksitet.

Det betyder ofte, at har du et problem, og vælger du at lade SharePoint løse det, så har du nu pludseligt to problemer, for SharePoint er om nogle af Office 365 elementerne, med længder det suverænt mest komplekse element.



Premium
Test: Duer Samsungs første Pro-pc'er til noget?
Samsung Galaxy Book Pro serien er et bevis på, at de etablerede pc-producenter får sig en formidabel udfordrer i den sydkoreanske supersværvægter.
CIO
Der findes ikke noget vigtigere for din virksomhedskultur end psychological safety
Klumme: Forskningen er entydig: Vidensarbejde er mere effektiv, når du tør stille spørgsmål, rejse kritik og indrømme fejl helt uden frygt for at blive straffet eller gjort til grin. Hvis du ikke har fokus på denne del af din virksomhedskultur, så lever din virksomhed og dine medarbejdere ikke op til deres fulde potentiale.
White paper
Er de cyberkriminelle allerede trængt ind – uden at du har opdaget det?
Optimér din sikkerhed ved at kombinere indsatsen for at holde IT-kriminelle ude med en konstant antagelse om, at de muligvis allerede er trængt ind på dit netværk.