Artikel top billede

(Foto: JumpStory)

Alt bliver til software (næsten). Hvad betyder det for offentligt it-indkøb?

Klumme: Hvordan konkurrenceudsætter man sit indkøb i henhold til udbudsloven og udarbejder indkøbsaftaler på et marked, der ændrer sig, allerede mens man er i gang med at hente input fra eksperter, leverandører og brugere? Hvordan undgår man, at rammerne for aftalen er forældede, inden den sidste underskrift er sat på kontrakten?

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.

De fleste af os husker nok dengang, man drønede ned i den lokale pladebiks for at købe det nyeste album.

I dag lytter alle – på nær inkarnerede vinyl-entusiaster – til musik på streamingtjenester, og sammensætter deres playlister, som det passer dem.

Samme tendens ser vi i brugen af podcast og tv-streaming. Der er ikke tvivl om, at fremtiden er abonnementsbaseret.

Også hardware og infrastruktur bliver til services, og på softwareområdet ser vi en tendens til, at alt bliver ”as a service”.

Væg-til-væg er fortid - også på softwareområdet

Leverandørfeltet på softwareområdet ser helt anderledes ud end for bare fem år siden.

Før havde mange offentlige organisationer ”væg-til-væg”-leverandører, som hjalp med alle aspekter af it-drift og digitalisering. I dag er billedet langt mere fragmenteret.

Teknologien driver markedet i nye retninger, nye leverandører og producenter dukker op hver dag, og samarbejder og fusioner ændrer feltet konstant.

Det har betydning for det offentlige it-indkøb.

Skal den enkelte offentlige organisation i dag sikre sig det bedste produkt til den rigtige løsning, skal de nu handle hos et bredt net af softwareleverandører.

Det udfordrer landets offentlige it-indkøbere.

For hvordan konkurrenceudsætter man sit indkøb i henhold til udbudsloven og udarbejder indkøbsaftaler på et marked, der ændrer sig, allerede mens man er i gang med at hente input fra eksperter, leverandører og brugere.

Hvordan undgår man, at rammerne for aftalen er forældede, inden den sidste underskrift er sat på kontrakten?

Offentlige it-indkøb får mere fleksible rammer

En klassisk rammeaftale rummer visse fleksible muligheder for fx sortimentsopdateringer. Men på et område som software, hvor nye teknologiske muligheder løbende ændrer både leverandør- og produktfelt, kan rammerne blive for snævre.

Derfor har vi i SKI valgt at lancere et såkaldt dynamisk indkøbssystem på netop standardsoftware.

I et dynamisk indkøbssystem er hverken leverandørfelt eller sortiment fastlåst – nye leverandører kan løbende søge optagelse i systemet, og alle leverandørerne i systemet kan byde ind med de produkter, de aktuelt har på hylderne.

Samtidig har man som kunde mulighed for frit at beskrive det konkrete indkøbsbehov hver gang.

Konkurrenceudsættelsen i det dynamiske indkøbssystem fungerer således ved, at kunden udsender en særskilt kravspecifikation ved hvert indkøb, som de optagne leverandører kan afgive tilbud på – og bedste bud vinder.

Flere små softwareleverandører kan være med

Det er knapt et år siden, SKI’s dynamiske indkøbssystem på standardsoftware trådte i kraft. Til dato er mere end 200 leverandører – store som små – optaget i systemet, og der er foretaget godt 150 konkrete indkøb i systemet.

Nye leverandører kommer løbende til. En stor del af dem er mindre virksomheder, der ellers sjældent byder ind på store EU-udbud.

Kravene til optagelse er beskedne, og for at sikre, at de optagne leverandører er helt skarpe på udbudsmodellen og de krav, der stilles for at afgive tilbud i systemet, forsøger vi i SKI at bistå de nye leverandører undervejs i tilbudsprocessen.

Gode it-løsninger kræver fortsat tæt dialog

Vi vil utvivlsomt se flere dynamiske indkøbssystemer i samhandlen mellem offentlige kunder og private it-leverandører fremover.

Selvom de i modsætning til rammeaftaler, hvor sortimentet er beskrevet og aftalt på forhånd, kræver, at kunderne er gode til at kravspecificere deres behov, kan dynamiske indkøbssystemer ikke alene sikre optimale offentlige it-løsninger.

Gode softwareløsninger handler ikke bare at klikke de rette varer ned fra hylden. Det handler om at sikre sammenhæng i det lokale it-miljø på tværs af forskellige løsninger og leverandører.

Hvis vi som offentlige it-ordregivere succesfuldt skal omstille os til fremtidens ‘as a service’, er dialogen mellem kunder og leverandører derfor fortsat afgørende.

Bør alt så ikke bare være dynamiske indkøbssystemer?

Er rammeaftalen på it-området så dømt ude, kan man måske spørge sig selv?

Nej – bestemt ikke.

På de klassiske varekøbsområder med en høj grad af standardisering og mange ensartede og hyppige køb, passer rammeaftaler ganske godt.

Og her vil et dynamisk indkøbssystem medføre alt for store transaktionsomkostninger.

Men på indkøbsområder, hvor kunden har brug for at få sit eget tilpassede tilbud, og hvor der sker en hastig udvikling i forhold til både innovation og leverandører, er det en fordel at bruge det dynamiske indkøbssystem til sit it-indkøb.

Der er ingen tvivl om, at når man skal udvikle nye it-aftaler, er man nødt til se på, hvordan man kan sammensætte en aftale så fleksibel som muligt og inden for de rammer, udbudsloven udstikker.

Derfor er det også vigtigt, at man fra gang til gang ser på, hvilken aftaleform, der er bedst egnet.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.




CIO
Årets CIO 2022: Nu skal Danmarks dygtigste CIO findes - er det dig? Eller kender du en, du vil indstille?