Artikel top billede

It-chefer bør anerkende brugernes it-anarki

Medarbejdere anvender i voksende grad forbruger-orienterede it-værktøjer på arbejdspladsen, og det får mange it-chefer til at blokere adgangen. Men lad være, lyder rådet fra ekspert.

Teknologi er i brugernes hænder som aldrig før.

I takt med at webbaserede værktøjer - lige fra sociale netværk til onlineapplikationer - lægger teknologi, der er både kraftfuld og nem at bruge, i brugernes hænder, bevæger den tekniske udvikling sig i en retning, som muligvis afviger fra virksomhedernes it-strategi.

Mange chefers middelbare reaktioner på, at medarbejderne benytter sig af forbrugsteknologien på arbejdspladsen er at hindre adgangen.

Meningsmålinger viser, at chefer spærrer mindst 50 procent af medarbejderes adgang til sites som Facebook på grund af frygt for, at det kan have en negativ effekt på produktiviteten og sikkerheden.

Men Jeffrey Mann, analytiker hos Gartner, advarer chefer imod at have en negativ indstilling.

Udnyt enegien

"Der har mest været fokus på risici og på at sætte filtre op, men efterhånden finder de bedste chefer ud af, hvordan man kan udnytte den energi, disse fora genererer," siger han og fortsætter:

"Det værste, man kan gøre, er at sige 'det her er dårligt, og derfor stopper vi det'. Hvis man derimod tager det til sig, og bifalder og belønner folk for at bruge det, er sandsynligheden for, at det vil fortsætte i det skjulte langt mindre."

Mann mener at superbrugere bør hædres som mestre på samarbejdsområdet.

"Ofte er udfordringen at få folk til at bruge software, der fremmer samarbejdet. Og når de så endelig godt vil bruge det og går ud og finder softwaren, skal man benytte sig af den energi og sikre sig, at medarbejderne forstår risikoen ved det og tager de nødvendige forholdsregler."

Ekspert: Forfrem superbrugerne

Ekspert: Forfrem superbrugerne
"Vi kalder disse brugere 'stærke brugere', og de bør forfremmes, fordi de har mest energi til at finde nye måder at gøre ting på. Hvordan kan man opfatte det som dårligt?" spørger han.

"Vi har set de stærke brugere planlægge et arrangement eller en salgsfremstilling ved at benytte sig af forbrugerteknologi til at informere andre om ting, der foregår i firmaet.

Man kan opmuntre disse folk til at holde virksomheden ajour med andre firmaer og indsamle eksempler på best practice, og salgsmedarbejderne kan bruge disse teknologier til at samle information og kontakter til kommende projekter.

Erfaringer fra BBC

Ifølge Keith Little, chefteknolog på BBC, har superbrugere altid eksisteret, men den kontrollerende holdning til dem har ændret sig.

"BBCs intranet begyndte som de forskellige afdelingers værktøjer og blev drevet fra under folks borde i 1990erne", siger han.

"BBC samlede dette i et centralt system, fordi man ikke kunne finde rundt i det, og fordi der var problemer med sammenhængen. Før web 2.0 var alle enige om at it-afdelingen måtte samle det hele, så man fik fælles informationer og et fælles sæt værktøjer til at betjene indholdet."

Little installerede en kommunikationsmekanisme, der skulle opmuntre superbrugere til at skabe netværk.

BBC-tilskyndelser har båret frugt

"I gamle dage forsøgte vi at pleje skabelsen af uformelle netværk, der brød med den organisatoriske struktur. Vi havde en person på det interne innovationsteam, der undersøgte, hvad superbrugerne kunne gøre med det. Ret hurtigt blev hans rolle overflødig, og i dag eksisterer hans rolle ikke længere."

BBCs over fem år gamle tilskyndelser til superbrugerne om at benytte sig af sociale netværk har båret frugt. De tidlige eksperimenter er blevet en enorm kommunikationsvej for BBC, både internt og eksternt.

"Det har vist sig at være et meget brugbart værktøj til at kommunikere indefra og ud med," siger Little.

"Vi har aldrig anset det som en trussel, men blot en mulighed, der gør vores arbejde i it-afdelingen nemmere."

BBC har nu bragt sociale netværk ind i et system der har virksomhedsstørrelse, men Little forholder sig pragmatisk over for den næste generation af superbrugere, der ønsker at arbejde uden for denne struktur.

Folk skal kunne bruge eget udstyr på jobbet

Folk skal kunne bruge eget udstyr på jobbet

"Vi ønsker at genskabe Facebook- og MySpacelignende værktøjer inden for virksomheden, og dette falder i tråd med it-afdelingernes nye fremadrettede strategi i takt med, at organisationen bliver mere skrøbelig. Om 10-15 år vil den nye generation ikke opleve virksomhedssystemets begrænsninger."

"De vil få en global identitet. Der er åbenlyse områder, som for eksempel økonomi eller HR, som man bør beskytte, men vi kommer til at se en langt mere enkel tilgang, og folk vil kunne tage deres eget udstyr med på arbejde."

Ben Booth, informationschef og teknisk chef hos researchgiganten Ipsos MORI, hilser superbrugere velkommen.

"Jeg stiler mod at opmuntre innovation og holde bureaukratiets klamme hånd udenfor," forklarer han.

"Der vil uundgåeligt være folk, som afprøver denne forbrugerteknologi, og det er ret interessant ud fra en betragtning om at komme til at forstå, hvad applikationer er."

Opdag nye sider af kunderne

Ifølge Booth kan superbrugeren være nyttig til at identificere nye måder at interagere med kunder på.

"I en forretningslignende markedsanalyse bliver vi nødt til at se på it i vores egen organisation, men tillige se på, hvad klienter og folk, der svarer på spørgeskemaer, vil være interesserede i," siger han.

"Vi kan arbejde med superbrugere på mange forskellige måder. Der er et online-innovationsforum, hvor folk med ideer, der oftest er rettet imod specifikke problemer, kan bidrage med at se på ny teknologi. Meget af det arbejde, vi laver, er helt uformelt, så folk vil eksperimentere med tingene og senere tale med andre inden for forskellige it-områder."

Til gengæld er mange superbrugere af den fejlagtige opfattelse, at de sparer deres firma for penge.

"Forbrugerteknologi har meget at byde på, men der er masser af skidt, som ikke er velegnet i et forretningsmiljø, og udfordringen er at sikre, at virksomhederne bevarer deres styrke."

Bekymring blandt it-chefer

Bekymring blandt it-chefer

Nogle informationschefer får web 2.0 superbrugerne tilbage under vingerne på virksomhedernes it-infrastruktur ved at implementere virksomhedsbaserede løsninger.

Researchfirmaet Forrester overvågede både den sponsorerede brug og medarbejdernes brug af web 2.0 og opdagde, at it-chefen var stærkt fokuserede på virksomheds-sponsoreret brug af teknologi.

Ifølge Forrester var den største bekymring hos de fleste firmaer især, hvordan man integrerede den individuelle brug af Web 2.0 med den overordnede infrastruktur.

It-cheferne udtrykte et stærkt ønske om at købe Web 2.0-teknologier som en samlet løsning, og et behov for at købe teknologien fra store softwareudbydere.

Skab gruppedynamik

Dette kunne lyde som en tilbagevenden til it-chefernes traditionelle forkærlighed for monolitiske systemer, der vil kvæle samtlige superbrugeres kreativitet, men det er ikke sikkertm at det vil gå sådan.

Faktisk kan virksomhedsbaserede web 2.0-systemer identificere og samle de superbrugere, der i langt højere grad bliver anset som en vigtig del af en virksomheds intellektuelle kapital.

Charles Armstrong, chef for Trampoline Systems, som analyserer social adfærd inden for virksomheders web 2.0-systemer siger:

"Firmaer begynder at støtte de samarbejdsmuligheder og netværk, der dukker op. Og i stedet for at have en formel struktur og en fast kommandovej, lader de folk, der arbejder inden for samme område skabe nye former for netværk."

"Inden for de seneste 10 år har informationsbehovet i forretningsverdenen drejet sig om faktuelle realtime økonomiske data", siger Armstrong.

"Nu står vi ved begyndelsen af et parallelfænomen baseret på menneskelig organisering. Strategichefer er nødt til at have faktuelle informationer om, hvem der er chefer. Der har ikke været nogen egentlig information om disse ting førhen."

Algoritme identificerer superbrugere

Algoritme identificerer superbrugere

Han tilføjer, at i takt med at firmaer begynder at eksperimentere med blogs og wikis, er det kun en lille del af arbejdsstyrken, der rent faktisk benytter sig af dem.

"Det forøger virkelig succesraten, hvis du ved, hvem superbrugerne er, og indbyder dem til at være med fra begyndelsen," siger Armstrong.

"Vi har udviklet et værktøj til at imødekomme dette, en algoritme til at identificere, hvem der er superbrugere inden for et netværk med mange geografiske og funktionelle områder," siger han og fortsætter:

"Disse mennesker er hurtige til at bruge nye værktøjer, de udfylder en vigtig rolle på innovationsområdet og de kan omsætte ideer, der kommer ud fra virksomheden. De er 'informationsvekselerere'. Hvis du er i en opløbs-situation, og du har ansvaret for at integrere disse ting, kan du identificere superbrugerne og finde ud af, hvem du skal tale med først," siger Charles Armstrong.

"Hvis it-chefen vil have dig til at udfolde en ny wiki, vil man vide, hvem der skal afprøve den, samle disse mennesker og fremme teknologien. Disse mennesker skal have anerkendelse, de bør opfattes som en ressource og må opmuntres," mener han.

It-afdelingen er for langsom

It-afdelingen er for langsom

Adam Thilthorpe fra British Computer Society mener, at superbrugere har tendens til at implementere teknologi, når it-afdelingen ikke reagerer hurtigt nok nok på folks behov, hvorimod 'folket vil have det NU'. It-chefen bliver nødt til at kende folks behov.

"Hvor der er en arbejdsstyrke med forstand på teknik, kan it give folk en følelse af, at it giver dem det, de har lyst til - eksempelvis at have chatrum. Brugerne oplever, at de får noget for pengene, og it er skaberen og vogteren af funky sager. Det er først, når folk oplever, at de skal navigere uden om it-systemet, at problemerne opstår."

Wemasteren for STA Travel, Craig Hepburn, advarer informationscheferne om, at de dage, hvor der var fuldstændig kontrol med indholdet, er talte.

"It er nødt til at anlægge et anderledes regelsæt internt. Vi er interesserede i at måle engagement, og i at forstå visse menneskers styrke, både interne brugere og kunder, der diskuterer rejser på Facebook og rejseblogs", siger Hepburn.

Belønner adfærden

"Superbrugere anvender blogs til at fremme sig selv som salgsfolk, for eksempel. Vi forsøger at skabe best practice og at belønne det, og at give folk muligheden for at komme med nye ideer," siger han.

"Jeg blev kørt i stilling for at strukturere lokale aktiviteter, men lige så snart vi fik alle lande online inden for et tilfredshedsystem, ændredes min rolle, så jeg nu skulle sørge for at undfange deres ideer og udvikle dem. Jeg er ikke en it-person og jeg er interesseret i, hvad vi kan gøre og levere uden de store it-færdigheder. It-folkene fokuserer på serversupport og databaser."

Dér hvor medarbejdernes brug af web 2.0 bliver kerneforretningen, er der fare for at informationschefen bliver kørt ud på et sidespor, mens den teknologi, der driver forretningen er i brugernes hænder.

Men hvad erfarne hænder angår tyder noget på, at en informationschef med en stærk tilstedeværelse på tværs af firmaet skal arbejde på at identificere og kommunikere med superbrugerne, som måske er nøglen til at hjælpe it med at opfylde virksomheders behov.

Oversat af Alex Zichau Hertz




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Also A/S
Salg af serviceydelser inden for logistik, finansiering, fragt og levering, helhedsløsninger, digitale tjenester og individuelle it-løsninger.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere