Ja, den kender du sikkert godt. Du skal skrive et nyt dokument, der for en stor dels vedkommende er genbrug af et gammelt.
Du åbner det gamle dokument, som du måske har brugt en del forarbejde på at finde frem til formålet, og begynder at rette i det, så det kommer til at passe til det nye dokument, som du er ved at skrive. Og så gemmer du det...
Ups!
Hov, der røg det gamle dokument vist til de evige digitale jagtmarker - med mindre du naturligvis har en sikkerhedskopi af det originale dokument liggende eller kan rulle det en version tilbage, fordi det ligger på en server eller på SharePoint.
Under alle omstændigheder giver det lille klik på Gem-knappen dig noget ekstraarbejde og det skyldes jo - hånden på hjertet - at du har været mere fokuseret på at komme i gang med at løse din opgave end lige at tænke dig om en ekstra gang og gemme dokumentet som en ny version, FØR du går i gang med at rette i det.
Det er ellers let nok
Der er ellers masser af måder, du kan undgå denne ærgerlige situation på. Den simpleste er naturligvis at starte med at gemme en ny version af det oprindelige dokument, så snart du har åbnet det. Så er du i hvert fald helt sikker på ikke at komme til at overskrive det oprindelige dokument ved et uheld.
Bare vælg Filer-knappen og klik på Gem som-knappen, vælg den placering, den nye version af dokumentet skal have og giv det et nyt navn. Så enkelt og lige til, men altså oftest lige præcis den lille detalje, vi glemmer, når det skal gå stærkt. Og det skal det jo i vore dage...
Åbn en kopi fra Seneste-listen
Er du så heldig, at du har arbejdet med det oprindelige dokument for nylig, er der en stor chance for, at du kan finde det ved at klikke på Filer-knappen | Seneste. Kan du finde det i oversigten, højreklikker du på dokumentet og vælger Åbn en kopi.
Så åbnes en kopi af dokumentet, og du kan ikke overskrive det oprindelige dokument, men bliver afkrævet et nyt navn og kan vælge en ny placering på dokumentet, første gang du klikker på Gem-knappen.
Åbn en kopi fra Åbn-dialogboksen
Du kan også anvende denne mulighed, selv om dokumentet ikke er et af de seneste dokumenter, du har arbejdet med. Du skal bare huske at åbne det oprindelige dokument inde fra Word ved at vælge Filer-knappen | Åbn og klikke dig frem til dokumentet i Åbn-dialogboksen.
Men i stedet for at klikke på Åbn-knappen klikker du på den lille pil ned-knap til højre på Åbn-knappen og vælger Åbn som kopi i genvejsmenuen. Så åbnes en ny kopi af det oprindelige dokument, og du bliver afkrævet et nyt navn, første gang du vil gemme det.
Opret en skabelon
Har du ofte brug for at tage udgangspunkt i det samme oprindelige dokument, eller bruger du altid den forrige version af dokumentet, når du skal oprette et nyt dokument af samme type, kan du med fordel oprette en skabelon og anvende den i stedet.
Skabelonen fungerer ligesom et almindeligt dokument. Fordelen er, at du altid bliver afkrævet et nyt navn på dokumentet, første gang du klikker på Gem-knappen. Så du kommer aldrig til at overskrive skabelonen og dermed det oprindelige dokument.
Du kan konvertere et hvilket som helst dokument til en skabelon ved at vælge Filer-knappen | Gem som og vælge Word-skabelon i Filtype-feltet. I stedet for .docx hedder skabelonen .dotx til efternavn.
Markér dokumentet som færdigt
En smart måde at forhindre, at du kommer til at overskrive det oprindelige dokument, når du benytter det som udgangspunkt for et nyt, er ved at markere dine dokumenter som færdige, når du afslutter dem.
Har du først markeret dem som færdige, deaktiveres alle funktioner i Båndet, herunder Gem-funktionen. Det eneste du kan gøre med det "færdige" dokument er at gemme en kopi af det eller deaktivere "Markeret som færdig", så du kan redigere dokumentet igen.
Du markerer et dokument som færdig ved at klikke på Filer-knappen og klikke på Beskyt dokument-knappen på Oplysninger-fanen og vælge Marker som færdig i genvejsmenuen.
