Er en sort-hvid printer ok til din virksomheds behov?
Hvad er blækomkostningerne ved udskrift af en side med en bestemt printer?
Hvor mange udskrifter per dag forventer I at udskrive?
Hvor meget kan der spares ved at udskrive på begge sider af papiret?
Skal printeren også kunne scanne dokumenter, og hvad vil det betyde for folk, der skal skrive ud?
Det er blot nogle af de spørgsmål, som du bør stille dig selv, hvis du står over for at skulle købe en ny printer.
Hvilken type printer og kvalitet har I brug for?
Hvis I normalt printer ren tekst som breve, regneark og forskellige dokumenter, har I formentlig brug for en laserprinter eller LED-printer uden farver. Driftsomkostninger i form af toner og blækpatroner for den slags printere er de laveste.
Farveprintere er selvfølgelig næste skridt, men har I behov for det? Farveprintere er dyrere, og farvepatroner er dyrere i driftsomkostninger.
Inkjet printere er værd at overveje for mange virksomheder. De kan give en god printkvalitet og kan være hurtige. Samtidig er det også muligt at skrive på forskellige medier med nogle modeller. Eksempelvis kan du designe dine egne T-shirts logoer og stryge dem på, hvis du har den rigtige inkjet printer. Her skal du selvfølgelig vurdere, om det er noget, som hører til virksomhedens kerneforretningsområde.
Solid-ink printere, som indtil videre kun forhandles af Xerox, anvender vokslignende blokke, der smeltes og derefter sprøjtes på papiret via nogle mikrosmå huller i printerhovedet. Til forskel fra toner og blækpatroner anvender solid-ink ikke plastic-indpakning, hvilket Xerox blandt andet fremhæver er med til at gøre det til en grøn teknologi.
Solid-ink er værd at overveje for det lille kontor, der ønsker en printer, der er mindre kompliceret end en farvelaser eller en LED printer
Hvem skal bruge printeren hvor ofte?
Som ved alle indkøb er det vigtigt at gøre sig klart, hvordan brugen af printeren forventes at blive.
Er det kun en enkelt person, der skal anvende printeren til at udskrive nogle få sider per dag, kan I nøjes med en personlig inkjet eller laserprinter. Det gør ikke så meget, at den er lidt lang tid om at udskrive, og at den ikke kan skrive på begge sider. Forbindelsen vil formentlig være et USB-stik, som forbindes til brugerens computer.
Skal flere brugere have adgang til printeren, vil det være en god idé med en netværksopkobling. Trådløs opkobling kan også overvejes, men her kan udskriftshastigheden blive påvirket.
Hvor hurtig skal printeren være?
Jo flere udskrifter I foretager per dag, jo hurtigere bør printeren være. Det er ikke sjovt og slet ikke produktivt, hvis flere af dine kollegaer sidder og venter på, at deres printjob bliver udskrevet. De kan selvfølgelig foretage sig noget andet, mens printjobbet bliver færdigt, men det er stadig en kilde til frustration, hvis ventetiden er for lang.
En printer med en printhastighed på mindre end 20 sider per minut vil være langsom, mens en printhastighed på mellem 20 og 40 sider per minut vil være nok for de fleste kontorer. Mere end 40 sider per minut er hurtigt og beregnet til højvolumen print. Den slags racer-printere er prissat derefter.
Hvis printeren tilsluttes direkte til pc'en, vil den oftest overlade selve processeringen af billede og tekst til computeren. For printere, der har sin egen dedikerede processor, vil størrelsen af processorens clock-frekvens i megahertz (Mhz) indikere, hvor hurtigt printeren kan modtage, fortolke og udskrive et givent printjob. Jo større megahertz, jo bedre.
Antallet og størrelsen af printjobs vil bestemme, hvor meget memory der skal være i printeren.
Du bør derfor overveje, om din virksomhed har mange små tekstudskrivninger, enkelte store CAD/CAM-udskrifter eller en blanding af den slags printjobs.
For en god virksomhedsprinter kan antallet af RAM ligge mellem 64MB og 256MB. Printermodeller i den højere ende af markedet har plads til udvidelser og kan udstyres med ekstra RAM, hvis det bliver nødvendigt.
Den billigste printer er ikke den billigste printer
Håndtering af papir
Det vil være en god idé at investere i en printer, der automatisk kan skrive på begge sider af papiret (duplex). Det kan gøre udskrivningen lidt langsommere, men du sparer penge på papir og det er en god miljømæssig investering.
Du bør også overveje, om der er en type dokument, I gerne vil kunne skrive ud. Kuverter og etiketter bør ikke være et problem for de fleste moderne printere.
Skal den kunne andet end at printe?
Når nu I skal investere i en printer, kan det være værd at overveje, om I samtidig har behov for en scanningsfunktion. Printere i dag kan fås med multifunktioner som eksempelvis scanningsfunktion, kopiering, fax og email-afsendelse.
Her skal du igen gøre dig klart, hvad jeres behov er.
Selv om multifunktions-printere bliver mere udbredt, kan de have deres ulemper. Hvis der er mange brugere som skal dele én maskine, der tager sig af udskrivning, kopiering, scanning og fax, kan det give ventetid og frustration.
Hvis I har behov for at scanne hundredevis af dokumenter om ugen, vil en dedikeret scanner nok være en bedre idé.
Den billigste printer er ikke den billigste printer
Din virksomhed skal selvfølgelig ikke bruge flere penge end højst nødvendigt, så I skal gå efter den billigste printer, der opfylder jeres funktionskrav.
Her er det vigtigt at definere, hvad billigst egentlig er. Det er ikke kun pengene, der gives ud i købsøjeblikket, men omkostningerne ved at printe i de kommende år, der skal tages i betragtning.
De fleste printerleverandører har en forretningsmodel, der fungerer på følgende måde: Jo lavere prisen er for en printer, jo højere er omkostningen ved at udskifte blæk eller toner.
Derfor vil det kun være i de tilfælde, at I rent faktisk ikke printer meget og derfor ikke skal udskifte blæk og toner, at det kan betale sig at købe en lavpris-printer med høje driftsomkostninger.
Sådan udregner du udskriftsprisen per side
Derfor er det en god idé at udregne prisen for at udskrive en side.
Find ud af, hvad en blækpatron eller toner koster for den pågældende printer, du kigger på.
Alle printerleverandører offentliggør tal, der viser, hvor mange sider en cartridges eller blækpatron kan udskrive, inden den løber tør.
De fleste anvender en industri-standard som eksempelvis ISO/IEC 24711, der angiver antallet af sider, en blækpatron kan udskrive. Det er derfor muligt at sammenligne på tværs af leverandørerne. Det kan være lidt svært at finde frem til tallene, men spørg din leverandør, da han ligger inde med dem.
Divider prisen for hver blæk-patron eller toner med antallet af sider, der kan udskrives. Det giver dig prisen for at udskrive en side. Husk at udregne pris for både sort og farve, hvis I også anvender farver.
Lav et overslag over, hvor mange sider I forventer at skrive ud per måned og gang det antal med prisen per side. Nu kan I begynde at sammenligne de egentlige priser på printere: Købsprisen samt ikke mindst de månedlige udgifter til print.
Se video om printervalg på næste side.
