Drop papirfakturaen og spar millioner. Det danske it-firma Basware har regnet på, hvad virksomhederne kan spare ved at skifte fra manuel til elektronisk fakturahåndtering.
Sådan skrev Computerworld forleden på baggrund af en undersøgelse foretaget af den danske udvikler af elektroniske faktureringssystemer, Basware.
Og det ikke småpenge, der ifølge undersøgelsen kan spares. Basware anslår, at en typisk, stor skandinavisk virksomhed kan spare mellem 5,7 og 12 millioner kroner om året ved at bruge elektronisk fakturering frem for manuelle, postfremsendte regninger.
Basware sætter trumf på, da virksomheden også regner på, hvad Post Danmarks nye portostigninger betyder i ekstraudgifter for virksomhederne.
I runde tal en ekstraregning på 466 millioner kroner, mener Basware.
Kaffen galt i halsen
Det er her, Post Danmarks chef for markedsudvikling, Claus Madsen, får kaffen galt i halsen.
"Det er helt galt. De 466 millioner er ikke et tal, vi kan genkende. De store virksomheder vælger alle sammen at sende deres fakturaer ud på en mere effektiv måde, end ved at klæbe frimærker på dem," siger han.
Han forklarer, at mange virksomheder sender deres breve med et fortrykt PP - Porto Payé.
"Og samler man sine fakturaer og sender dem på én gang med mere end 3.000 styk, er der slet ingen prisændringer."
Portopriserne stiger derfor mest for private brugere, fordi erhvervslivet bruger andre løsninger som netop PP, frankeringsmaskiner og B-breve, der ifølge Post Danmark faktisk falder i pris, fra fem kroner til 4,75.
"Så vi er småirriterede over historien, for der ligger altså ikke en halv milliard og venter," siger Claus Madsen.
Basware oplyser, at de i deres beregninger har benyttet den generelle portostigning for de såkaldte C4-breve. C4-brevene har man valgt, fordi det er den typiske størrelse for de kuverter, der sendes fakturaer i, siger Basware.
Papiret skal foldes
"C4? De regner med, at virksomhederne ikke folder papiret? Vores kunder har foldet fakturaer siden 2003, da vi indførte formattaksering, hvor prisen steg, hvis papiret ikke blev foldet. Jeg kan love dig, at papirerne bliver foldet," siger Claus Madsen.
C4 er formatbetegnelsen hos Post Danmark, hvor C står for kuvert og 4 for størrelsen, som i det mere kendte A4.
"Det er det, vi kalder et storbrev. I Baswares regnestykke har de har taget et brev, der ikke er foldet, og sagt, at det vejer mellem 50 og 100 gram. Så er det klart, de kan dokumentere en voldsom prisstigning. Deres undersøgelse er æbler og pærer, og den er ikke ærlig. De sammenligner et faktura-brev, der ikke eksisterer, med et, der har taget på i vægt. Deres beregning holder ikke en meter," siger Claus Madsen.
"Basware påstår, at alle virksomheder nu får en prisstigning på 2,50 kroner i porto, men det gør de altså ikke."
Selvom portostigningerne ifølge Post Danmark altså ikke får nogen betydning for erhvervslivet, oplever flere virksomheder, at de sparer penge ved at droppe kuvertslikkeriet.
For eksempel indkøbsforeningen Topco, hvor administrerende direktør Finn Larsen anslår, at Topco sparer mellem 200.000 og 300.000 kroner alene i porto og papir ved at have forladt de manuelle fakturaer.
Når han tæller alle sine 31 medlemsforretninger med, sparer de tilsammen mellem 1,5 og 2 millioner kroner på porto alene.
Kom syv ark i kuverten
Når Post Danmark selv regner på, hvad det koster at sende fysiske fakturaer i forhold til elektroniske, vinder de fysiske fakturaer.
"Vores analyse viser, at en virksomhed i højere grad modtager betalinger for de fakturaer, de sender ud fysisk i stedet for elektronisk," siger Claus Madsen.
Dermed bliver det samlet billigere, end hvis man skal til at påminde og rykke for betalinger.
"Især nye kunder er mere tilbøjelige til at betale en fysisk faktura end elektronisk. Så det, der ser billigt ud, kan være dyrt."
Claus Madsen peger på endnu en fordel ved at sende fysiske faktuarer: Der kan være op til syv stykker papir i kuverten, inden vægten afgør, at der skal betales mere i porto. Og da en faktura sjældent fylder mere end en enkelt eller to ark papir, og så kan virksomheden bruge den resterende plads til markedsføring og kampagner.
