En obligatorisk digitalisering på efteruddannelsesområdet er blevet skudt i fire måneder.
Risikoen ved, at alle virksomheder og skoler skulle bruge portalen efteruddannelse.dk fra 1. juli og helt droppe papiret, var simpelthen for stor.
Forhistorien er, at tilmeldingsstatistikken for januar viste, at kun 18 procent tilmelder sig via portalen, der skal skabe overblik over kurser, ansøgninger om godtgørelse til virksomheder, hvis medarbejdere har været på efteruddannelse, med videre. Resten sker fortsat via den gamle procedure.
Derfor røg dele af it-projektet i næsthøjeste risikovurdering i april 2011.
Underdirektør Karsten Vest fra UNI C, der styrer projektet for Undervisningsministeriet, meddeler, at det betyder, at man skyder fristen.
"Vi tager konsekvensen af risikoen," siger han.
Nu er planen, at den obligatoriske digitalisering træder i kraft den 1. november 2011.
Nu skal projektet "sælges"
For hovedområdet interessenter (et punkt i risikovurderingen, red.) vurderer Undervisningsministeriet risikoen på niveau 4 (på skala fra 1 til 5, red.) med væsentlig sandsynlighed for at risikoen vil indtræffe," skriver undervisningsminister Troels Lund Poulsen (V) i en orientering til Folketinget Finansudvalg den 27. april 2011.
Han oplyser, at det var en forhøjelse i forhold til risikoen beskrevet i et tidligere aktstykke fra december 2010.
Ministeren vurderer, at interessenterne generelt er positive over for digitaliseringen af ansøgningen om VEU-godtgørelse.
"..men de nødvendige omlægninger af arbejdsgange hos virksomheder, skoler og a-kasser sker ikke så hurtigt som forventet - hvilket er en væsentlig årsag til, at tilmeldingsstatistikken for januar på 18 procent er langt lavere end ønsket."
Da projektet samtidig har økonomiske konsekvenser for institutionerne, forventes det, at der vil være skærpet politisk fokus på projektet her fra, oplyste han.
Derfor bliver iværksat en kommunikationsindsats for at få brugerne med på it-projektet.
Teknisk risiko
For at det ikke skulle være galt nok - at brugerne ser ud til at svigte projektet - så vurderes et andet aspekt af projektet også i den uheldige ende af risiko-skalaen.
"For hovedområdet teknisk løsning vurderer Undervisningsministeriet risikoen på niveau 4, og sandsynligheden for at den indtræffer, som væsentlig," fremgår det af orienteringen til udvalget i Folketinget.
Risikoen knytter sig primært til systemets kompleksitet og integration til mange nye eksterne systemer, som a-kassesystemer og systemer under Uddannelsesstyrelsen, forklares det.
"Risikoen håndteres ved, at UNI-C har bemandet projektet med erfarne projektledere, der er vant til at håndtere digitalisering af komplekse administrative processer og har konkret erfaring med de anvendte teknologier," skriver ministeren.
Vil følge projektet tæt
It-projektet, der iøvrigt også forventes at overskride det oprindelige budget, fik derfor ministerens opmærksom.
"Afslutningsvis vil jeg understrege, at jeg følger udviklingen meget nøje," lovede Troels Lund Poulsen til Finansudvalgets medlemmer i december.
Nu har ministeren så taget konsekvensen af den ringe brug af projektet og udskudt den tvungne brug af sitet.
Ifølge Karsten Vest sænker det i samme omgang den store risiko ved projektet.
