Vi har nok alle prøvet at komme til at udtrykke os forkert i en mail, eller har modtaget en mail, som vi ikke helt har vidst, hvordan skulle fortolkes.
Risikoen for misforståelse øges ikke mindst i dag, hvor vi skal svare på flere og flere mails.
Det er måske årsagen til, at vi ofte modtager ultra-korte mails, der tit afsluttes med den næsten undskyldende standard-signatur: "Sent from my iPhone."
Og netop de korte mails kan føre til store konflikter i virksomheder. Ikke mindst når kommunikationen sker på tværs af forskellige kulturer, fortæller Jakob Lauring, der er professor ved Institut for Ledelse på Aarhus Universitet.
Han har undersøgt e-mailkulturen i Vestas, Novo Nordisk og en række andre store danske virksomheder.
Mail-konflikter fører til opsigelser
Her har han opdaget, at selv mindre sproglige misforståelser i vores mail-korrespondancer kan sende virksomhederne ud i borgerkrigsligende tilstande de forskellige afdelinger imellem.
Ofte sker det, når der kommunikeres på tværs af forskellige kulturer.
Jakob Lauring forklarer, at danskerne har vænnet sig til at sende meget korte mails, mens det kan opfattes som udtryk for mangel på interesse eller direkte fornærmende adfærd i eksempelvis en indisk arbejdskultur, hvor det ikke er ualmindeligt at sende mails på op til fem sider til hinanden.
"Sådan en konflikt kan munde ud i en decideret e-mail war, hvor konflikten eskalerer til et niveau, hvor medarbejderne begynder at inddrage deres respektive chefer i mail-konflikten. Det er eksempler på, at det har ført til uvenskab og så store konflikter, at nøglemedarbejdere har sagt deres job op," siger han.
Ifølge Jakob Lauring er det dog heldigvis muligt at undgå at ende i en eskalerende mail-krig, hvis du følger en række gode råd.
Her er fem gode råd til at undgå krigen
Hvis du vil undgå misforståelser og mail-konflikter, kan du ved at følge disse fem råd gøre dit til at undgå det.
1. Vis oprigtig interesse
Har en kollega skrevet en lang mail, kan det være enormt demotiverende, hvis du blot svarer "okay", "fint" eller måske slet ikke svarer.
Jakob Lauring forklarer, at hvad der i din bevidsthed måske bliver opfattet som en helt almindelig kort mail, kan af andre blive opfattet som en helt ualmindelig kort og afvisende mail.
"Selv om du gerne vil gøre det kort, bliver du også nødt til at bruge nogle få ord på at tilkendegive en vis interesse og gøre opmærksom på, at du har læst mailen," siger Jakob Lauring.
2. Har du ikke tid til at læse, så giv en kvittering
Det er ikke sikkert, at du har tid til at læse en fem sider lang mail med det samme.
Men det er ikke god stil at sylte mailen i længere tid, mener Jakob Lauring.
"Når du ikke svarer, efterlader du afsenderen i en meget usikker venteposition. Derfor er det en god idé at sende en kvittering, hvor du skriver 'tak for din mail. Jeg har ikke tid til at svare dig nu, men vender tilbage senere'," siger han
3. Du ved det jo godt: Pas på med ironi og sarkasme
Vi har ikke alle samme sans for humor.
Det er du ganske sikkert allerede bevidst om, men nogle gange glemmer vi det alligevel i kampens hede.
Og det kan især skabe problemer at bruge humor, når vi
kommunikerer med kolleger og forretningsforbindelser i andre lande.
Ifølge Jakob Lauring er især danskere glade for at bruge ironi og sarkasme, når de sender mails, og det er en hyppig årsag til konflikter. Derfor mener han også, at flere virksomheder bør vedtage nogle retningslinjer for, hvordan medarbejderne skal tiltale hinanden i deres mail-korrespondancer.
4. En smiley kan gøre en forskel
Når ironi og sarkasme bliver fejlfortolket, skyldes det blandt andet, at vi ikke kan se hinandens kropsprog.
Men fraværet af kropsproget kan også betyde, at det virker ekstra kraftigt, når vi kommer med kritik af hinandens arbejde.
"Det er helt naturligt for danskerne at forholde sig kritisk til både deres eget og deres kollegers arbejde. Men hvad der i Danmark er helt almindelig kritisk feedback, vil en inder eller kineser måske opfatte som noget, der ligner en skriftlig advarsel," siger Jakob Lauring.
Det kan lyde ufatteligt banalt, men ifølge Lauring kan noget så simpelt som en smiley være med til at understrege, at en kritisk bemærkning er sendt i den bedste mening, eller at en munter bemærkning ikke skal tages alt for alvorligt.
5. Mød hinanden face-to-face
Nedskæringer som følge af den økonomiske krise har betydet, at mange virksomheder har skåret i deres rejsebudgetter.
Konsekvensen er, at vi sjældnere får mulighed for at møde kolleger og forretningsforbindelser i andre lande.
Og det har ifølge Jakob Lauring betydet et stigende antal af denne type e-mail-relaterede konflikter.
Han forklarer, at hvis vi skal undgå konflikter, betyder det utroligt meget, at vi har mulighed for at lære hinanden at kende og forstå hinandens udtryksformer.
Derfor er det en kæmpe fordel, hvis vi kan skabe plads i budgettet til en rejse. Eller måske få skabt plads i kalenderen til et møde, hvis vi i en anden anledning er på samme breddegrader som vores kollegaer og forretningsforbindelser i fjerne egne.
