Kvinder er bedst til at holde orden i indbakken

Kvinder bruger 20 minutter mere om dagen end mænd på at administrere deres e-mails. Men så har de også bedre orden i indbakken. Det viser en ny undersøgelse blandt 500 ledere hos engelske virksomheder, som er bestilt af dokument-firmaet Xerox.

De engelske mænd har i gennemsnit 444 e-mails i deres indbakke, som venter på at blive behandlet, mens kvinderne er nede på 302 e-mails - selvom de modtager det samme antal mails hver dag.

Halvdelen af kvinderne (48 pct.) vil hellere maile end ringe, mens 59 pct. af mændene stadig foretrækker en telefonsamtale fremfor e-mail.

Hos Xerox hæfter man sig ved, at kun halvdelen af virksomhederne har etableret processer eller arkiv-systemer, der understøtter den udbredte brug af e-mail.

»Resultaterne er jo tankevækkende i den forstand, at det er nærliggende at konkludere, at hvis virksomheder og organisationer havde flere kvindelige ledere, ville der være større fokus på at bringe orden i processer, elektroniske arkivstrukturer, workflow systemer mv,« kommenterer Ole Buus, der er direktør for Xerox Global Services i Norden.

Firmaet har udarbejdet fem gode råd til håndtering af e-mails på arbejdspladsen:

1) Skriv klart, benyt stavekontrol og gennemlæs altid teksten inden afsendelse for at sikre en entydigt formuleret budskab i mailen.

2) Brug gerne telefonen eller andre medier, hvis det er nemmere og hurtigere. En samtale er ganske velegnet til gensidig kommunikation.

3) E-mails kan nemt blive misforstået. Vær sikker på, at modtageren kender dig godt, inden du begynder at inkludere humor.

4) Brug kun knappen »Svar til alle« hvis alle de oprindelige modtagere har brug for at se din besked.

5) Undgå at besvare mails for hurtigt. Hvis du modtager en mail, som gør dig vred, så giv dig god tid til at forstå den egentlige mening med teksten, og vær afklaret, når du svarer.