Udbudsfejl koster millioner

I august måned oplevede it-forhandlere, at tre offentlige udbud blev blokeret af udbudgiverne. Først besluttede Finansministeriet, at deres serverudbud skulle gå om, fordi der var fejl i fire ud af seks tilbud. Kort efter besluttede ministeriet at udskyde udbuddet af konsulentydelser på grund af mangel på kvalificerede medarbejdere, og samtidig offentliggjorde SKAT en dom, hvor skattemyndigheden blev pålagt at lade et udbud af en elektronisk lovsamling gå om på grund af en fejl i udbudsmaterialet. De fejlslagne udbud koster dyrt for de virksomheder, der byder ind. Udarbejdelsen af tilbud tager lang tid, og når både løn og eksterne udgifter regnes med, løber omkostninger op i et millionbeløb. Det siger Fujitsu Siemens direktør Lars Wørzner. Han tabte i foråret en meget omtalt udbudssag til Finansministeriet, fordi firmaets bærbare pc var fire millimeter for tyk i forhold til udbudskravet. Nu går udbuddet om. Lars Wørzner regner med, at det ekstra arbejde med det fejlslagne udbud vil koste Fujitsu Siemens en million kroner.

»Det er irriterende, at en offentlig instans klokker i det, så vi skal lave ekstra arbejde,« siger Lars Wørzner, Fujitsu Siemens. Han angriber offentlige indkøbere for at ødsle med både virksomhedernes og samfundets ressourcer.

»Det er ikke rimeligt, at myndighederne spilder it-virksomhedernes arbejdskraft, når der er mangel på medarbejdere i branchen. Det går både ud over virksomhederne og samfundet,« siger Lars Wørzner.

Da Finansministeriet valgte at udskyde deres konsulentudbud, fordi to nøglemedarbejdere havde forladt ministeriet, var IT-Branchens direktør Jane Eis Larsen tilfreds med beslutningen. Hun udtalte til crn.dk, at hun foretrak et gennemarbejdet udbud. Det gælder især for køb af it-konsulentydelser, der er mere komplekse end køb af pc'er og servere, da der som udgangspunkt er mange forskellige ting, der skal aftales ved en konsulentydelse.

»Konsulentydelser er ikke det nemmeste at specificere. Derfor er det utroligt vigtigt, at udbuddet er så klart som muligt, så man ved, hvad man byder på,« siger Jane Eis Larsen.

Den forklaring holder ikke ifølge Lars Wørzner. Han griner ved tanken om, hvordan hans kunder ville reagere, hvis han brugte den samme undskyldning til at aflyse et tilbud.

»Det er helt utænkeligt, at en privat virksomhed udskyder et stort tilbud, fordi en medarbejder skal på barselsorlov.«

Fra forskningens side er man enige i, at det kræver god planlægning at lave udbud. Professor Carsten Greve fra Copenhagen Business School (CBS) fortæller, at det offentlige er blevet mere professionelle i processen omkring udbud. De er i højere grad begyndt at hyre folk udefra i stedet for blot at benytte indkøberne.

»Det kræver, at man har folk nok til at lave udbuddene. Og de rigtige folk. Ved de komplekse
opgaver er der mange flere ting, man skal være opmærksom på som for eksempel regelsæt, der skal overholdes,« siger Carsten Greve.

For der kan sagtens være økonomiske gevinster ved at lave udbud, men de skal også planlægges ordentligt. Netop planlægningen er også det, Carsten Greve peger på, når han give grunden til, at mange udbud går i vasken. Det er nemmest med simple opgaver som rengøring.

»Det er ofte planlægningen, der går galt, og så tjener de ikke på det. Så kunne de lige så godt have lavet det selv,« forklarer Carsten Greve.