Computerworld News Service: Microsoft Office har længe været anset som guldstandarden for udarbejdelse, redigering og formatering af forretningsdokumenter.
Google Docs og andre webbaserede konkurrenter har dog den fordel over Office, at de gør det let at dele og være flere brugere om at redigere dokumenter samtidigt.
Men de nye Office-udgaver tager kampen op.
Office udkom først på året i en ny version og de forskellige udgaver gør det også muligt at samarbejde med andre om et dokument ved hjælp af en blanding af lokalt installerede og webbaserede programmer.
Det er et skridt i den rigtige retning, men det lykkes ikke Microsofts nye tilgang til samarbejde at gøre det lige så let, som det burde være.
Hvad enten du overvejer at købe et Office 365-abonnement eller den konventionelle kontorpakke, Office 2013, til lokal installation - eller du måske allerede bruger en af løsningerne - så kan du her læse om, hvordan det er at samarbejde i den nye Office.
Jeg har testet samarbejdsfunktionerne i Word, Excel, OneNote og PowerPoint både med kolleger på en Office 365 Small Business Premium-konto og med folk uden for virksomheden, som ikke engang havde Office 2013.
Samarbejde med folk udefra
Ved hjælp af Microsofts cloud-storage-løsning, SkyDrive, og Office Web Apps gør den nye Office det muligt at dele og samarbejde om dokumenter med enhver i ens organisation eller udefra.
For eksempel kan den, der opretter et dokument, invitere enhver til at læse eller redigere det i den browserbaserede udgave af Word.
Man går bare ind i Fil-menuen og klikker Del, hvilket får valgmulighederne frem.
Grundlæggende laver man bare et link, som man sender via e-mail eller instant messaging, eller man kan lave e-mailinvitationer med det samme, som kan sendes til Outlook-kontakter.
Ligegyldigt om man gør det på den ene eller den anden måde, skal man først gemme dokumentet på SkyDrive.
Sådan fungerer det
Når modtageren klikker på linket, åbnes dokumentet i den relevante browserbaserede udgave af enten Word, Excel, OneNote eller PowerPoint i et browservindue.
Vær opmærksom på, at selvom du sender et link, der giver modtageren rettigheder til at redigere i dokumentet, så vil modtageren se den samme popup-besked, som alle Office-programmer giver, når man åbner et downloadet dokument, hvor der advares om, at internettet kan være farligt, så man derfor i udgangspunktet kun kan læse dokumentet.
Modtageren er derfor først nødt til at klikke på en knap for at slå muligheden for redigering til - det er et lidt mærkeligt trin, når nu man faktisk oprettede et link med det udtrykkelige formål at give denne bruger mulighed for at redigere dokumentet.
Flere brugere kan godt arbejde på et dokument samtidigt, men der er visse begrænsninger.
I Word kan flere for eksempel ikke redigere det samme tekstafsnit samtidigt.
Hvis man prøver, bliver der vist en popup-besked, der oplyser, at det ikke er muligt.
Derudover kan man ikke se det arbejde, den anden bruger har lavet, før personen gemmer sine ændringer.
Realtid
I det mindste kan man se i realtid, om der er andre, der arbejder på dokumentet, idet navnene på alle aktive medforfattere vises.
(Alternativt kan man finde oplysninger om, hvem der aktuelt redigerer under Info i Fil-menuen.)
Hvis den anden, der redigerer, ikke er logget ind på en Microsoft-konto, bliver personen vist som Gæst.
Gemte ændringer dukker dog ikke op automatisk.
Derimod meddeler Word dig, at der er opdateringer tilgængelig, og du er herefter nødt til at gemme eller klikke på genindlæs-knapper for at se din samarbejdspartners arbejde.
Når du gør det, dukker ændringerne op fremhævet i en pastelgrøn farve.
Regnearket er låst
Det er ikke muligt at være flere om at redigere et dokument samtidigt i Excel, hvis den ene arbejder på dokumentet i en lokalt installeret udgave af Excel.
Hvis man forsøger, får man en besked om, at regnearket er låst.
Det kan derimod godt lade sig gøre, hvis alle arbejder i den browserbaserede udgave af Excel, som dog har meget færre funktioner.
Ændringer i dokumentet dukker kun automatisk op, når en given forfatter har forladt en celle, men da de ikke fremhæves, kan det være svært at fastholde et overblik over, hvad der er blevet ændret.
Også her indikeres det dog, om andre aktivt redigerer.
Sådan samarbejder du på arbejdspladsen
Microsoft anbefaler, at alle holder sig til enten den lokalt installerede eller den browserbaserede udgave af PowerPoint, hvis flere brugere samarbejder om at redigere et diasshow samtidigt, så der ikke er nogen, der bruger den ene udgave, mens andre bruger den anden.
Hvis én bruger desktop-udgaven, mens en anden arbejder i browseren, vil ændringer muligvis ikke blive gemt ordentligt. Det er dog heller ikke nødvendigt, at ændringer gemmes.
De dukker automatisk op, hver gang en medforfatter er færdig med at arbejde på et givet element såsom et billede eller en tekstboks.
Samarbejde med kolleger
Folk, der arbejder i organisationer med et erhvervsabonnement på Office 365, har adgang til samarbejdsfunktioner, som ikke er tilgængelige i forbrugerudgaverne.
Office 365 Small Business Premium og Office 365 Midsize Business inkluderer for eksempel adgang til hosted SharePoint- og Lync-servere til henholdsvis samarbejde og unified communications.
Processen med at oprette dokumenter og invitere kolleger, som enten kan læse eller redigere, er her grundlæggende den samme som beskrevet ovenfor.
Der er dog en enkelt særhed, man skal være opmærksom på.
Når man accepterer en invitation til at redigere et dokument, åbner Office 365 som standard den relevante browserbaserede app, også selvom man har Office 2013 installeret lokalt.
For at samarbejde om et dokument i en lokalt installeret udgave af Word skal man klikke på knappen Edit in Word i den browserbaserede udgave og så vente på, at programmet åbner.
Det er et ekstra trin, der tager noget tid.
Dette er dog noget, Office 365-administratoren kan ændre dybt i indstillingerne, så dokumenter åbnes i skrivebordsprogrammet som standard.
Det havde været fikst, hvis brugeren selv kunne vælge, om et givet dokument skulle åbnes lokalt eller i browseren.
Du skal også være opmærksom på, at et dokument, du har redigeret, ikke automatisk dukker op i dit SkyDrive Pro-workspace.
Dokumenter vises som standard kun på SkyDrive hos den person, der oprettede dem.
Hvis du skal tilbage ind i et dokument, du ikke selv har oprettet, er du derfor nødt til at klikke på et link til dokumentet.
Du kan for eksempel bruge linket fra e-mailinvitationen.
Her er den lettere måde
En lettere måde er at følge det delte dokument ved at klikke på denne valgmulighed i den oprindelige invitation.
Det vil placere et link til dokumentet i Followed Documents i venstre navigationsbjælke i dit SkyDrive Pro-workspace under My Documents.
Hvis du har oprettet et newsfeed i din Office 365-profil, vil du blive gjort opmærksom på ændringer i dokumenter, du følger.
Men du er nødt til at klikke på Followed Documents for at se dokumenterne.
Microsoft kunne have gjort det hele lettere med en brugergrænseflade, der udover ens egne dokumenter også viste de dokumenter, man fulgte.
Chat mens du samarbejder
Et andet problem, vi har lagt mærke til i erhvervsudgaverne af Office 365, har at gøre med chat.
Når jeg er logget ind, kan jeg chatte med en kollega direkte fra den browserbaserede udgave af Outlook ved at klikke på People øverst på hjemmeskærmen af Office 365.
Men hvis jeg herefter klikker på SkyDrive for at arbejde på et dokument, dukker der et vindue op, hvor jeg får besked på at lukke chat-sessionen, ligesom jeg heller ikke kan bruge web-app'en af Outlook til at chatte, mens jeg arbejder på et delt dokument.
Microsoft har oplyst, at det ikke er meningen, at man skal chatte på denne måde.
Det viser sig, at der er en anden måde at chatte i Office 365:
Man er nødt til at åbne desktopprogrammet Lync, der følger med den lokalt installerede Office 2013 og her logge ind på sin konto direkte fra Lync.
Herved kan man så chatte med kolleger, der redigerer det samme dokument, ved inde i dokumentet at klikke på deres navne på listen over brugere, der aktivt redigerer.
Eller sådan er det måske i teorien.
En hel del arbejde mangler
I vores test oplevede vi, at instant messaging-ikonet nogle gange var gråt, så man ikke kunne klikke på det, selvom Lync viste, at den anden part var til stede.
Microsoft har tydeligvis et stykke arbejde foran sig, før det bliver let at samarbejde i Office.
Det er svært at forstå grundlaget for beslutningen om at skabe to chattjenester, der ikke er integreret med hinanden, og det er irriterende, at man er nødt til at åbne et separat program for at chatte, når man i forvejen er logget ind på webtjenesten.
At Lync opfører sig uforudsigeligt, gør det ikke ligefrem bedre.
Konklusion
Microsoft har tydeligvis ambitioner om at gøre det muligt for folk at samarbejde om dokumenter, men den nye Office-pakke gør det ikke ligefrem let.
De forskellige processer med hensyn til samarbejde i de centrale programmer er forvirrende.
Især i Word spændes der ben for samarbejdet på grund af kravet om, at alle involverede hele tiden gemmer eller genindlæser dokumentet for at kunne se hinandens ændringer.
Disse vilkår står i skarp kontrast til Googles webbaserede pakke af kontorprogrammer, hvor ændringer vises i realtid, mens de forskellige brugere trykker på tasterne.
Deling af dokumenter i erhvervsudgaverne af Office 365 er også unødigt besværligt.
Det er svært at finde delte dokumenter, man ikke selv har oprettet, og at chatte med en kollega mens man har et dokument åbent.
Det er fint, at Microsoft er begyndt at bevæge sig i den rigtige retning, men indtil videre det er i bedste fald små skridt.
Hvis samtidig redigering af dokumenter er en almindelig del af din arbejdsdag, så kan det godt lade sig gøre i den nye Office, men det er med en del besvær.
Enten kan du bruge tid på at lære disse særheder at kende ud og ind, så du kan arbejde udenom dem, eller også kan du overveje at bruge Google Apps for Business.
Oversat af Thomas Bøndergaard
