ERP-systemet i enhver virksomheder indeholder typisk en række stamdata, der er vigtige for, at forretningen drejer rundt. Samtidig har virksomheden nogle randsystemer, der er integreret op mod ERP-systemet, så stamdata kun vedligeholdes et sted.
Eller er det nu også sådan med vedligeholdelsen?
Det første, man bør klarlægge, er, om de vitale stamdata på kunder, produkter, leverandører og lagre kun vedligeholdes et sted i et system, eller om der findes dobbeltregistreringer, som allerede kan betyde mismatch og inkonsistens i datagrundlaget.
For mig at se er det helt centralt, at produktdata er korrekt opdateret.
Mangelfulde produktdata koster kroner og kunder
Når en vare oprettes, er det vigtigt, at der i oprettelsesdialogen bliver indtastet så mange vitale stamdata som muligt i oprettelsesguiden - for eksempel kostpris, vægt, lokation, forecast, sikkerhedslager, varebeskrivelse, pakkestørrelse og varenummer.
Nogle vil indvende, at de har for travlt, og at varen skal oprettes hurtigt, fordi den skal "bruges". Men hastværk er lastværk i disse tilfælde.
Alligevel får mange hurtigt oprettet en vare med blot varenummer og varebeskrivelse, så man kan komme i gang med at købe ind eller producere.
Men man glemmer, at det undervejs i processen kan give stop. Det kan for eksempel ske i forsendelse af varen til kunden, hvor man ikke har fået pakkestørrelse eller emballagetype på varen angivet.
Derved opstår der stop i pakkeriet, kundens forsendelse bliver forsinket, og kundeutilfredshed opstår.
Sådanne unødige stop har en europæisk virksomhed opgjort til tre fuldtidsstillinger pr. år - men værre endnu, så kan en tabt kunde koste millioner, viser erfaringerne.
Derfor er det vigtigt, at man fra start får angivet alle stamdata. Derfor skal de nødvendige indtastningsfelter gøres obligatoriske, sådan at varen både kan produceres, lægges på lager og sendes til kunderne.
Det kan godt være, I har travlt, men hvor mange husker at komme tilbage til en vare og opdatere for eksempel vægt, når først varen er frigivet?
Når varen ændrer stadie
En anden faldgrube ved stamdata, vi typisk ser, handler om varestadier, sikkerhedslager og forecast.
Enhver vare vil jo følge en PLC-kurve og dermed ændre stadie undervejs fra introduktionsfasen til vækst og modningsfasen for til sidst at udgå af vareprogrammet.
Har din virksomhed for eksempel styr på kriterierne for, hvornår en vare skifter fra introduktionsfasen til vækstfasen?
Hvis ja, hvad skal der så ske med sikkerhedslageret og forecast, så I er sikre på, at lagrene skrues op og ned i den rette takt?
Alt for mange har ikke styr på kriterierne for en vares levetid i virksomhedens ERP-system, og det kan have katastrofale økonomisk konsekvenser. For eksempel i form af tabt salg, når varen vækster, eller et overskydende lager som ikke kan sælges og dermed må skrottes med tab, når varen skifter fra modningsfasen til "udgået/død".
Måden at løse dette problem på er dels at fremstille en udtømmende beskrivelse af, hvad kriterierne er, og hvad skal ske i ERP-systemet, når varen skifter stadie. Dels at opnå en fælles forståelse mellem de involverede afdelinger (salg, indkøb, produktioner, logistik og lageret)
Jeg anbefaler, at man sætter så mange af disse processer automatisk op, så ERP-systemet hjælper med for eksempel at køre forecast og sikkerhedslager ned til 0, når varen er ved at udgå.
På den måde sætter man ikke unødige nye indkøb og produktioner i gang baseret på systemforslag, fordi stamdata ikke er rettet.
ERP-systemet kan være intelligent med opsætning af workflow og automatiske mails til de involverede brugere, så alle ved, hvad der sker.
Men det kræver, at man har aftalt spillereglerne, så systematikken sikres, og stamdata derfor altid er opdateret - det er for dyrt og tidskrævende, hvis disse stamdata ikke er rigtige.
Det positive eksempel på det er en global virksomhed, der formåede at reducere "vare i arbejde-lager" med 14 millioner kroner samt at reducere virksomhedens døde lagre med 5 millioner kroner ved at have fokus og sætte tingene i system med varestadier og forecast.
Her er de fire gode råd om konsistente stamdata
- Vitale stamdata skal kun vedligeholdes ét sted i ét system, så data er konsistente.
- Flyt så mange vitale stamdata ud i oprettelsestidspunktet for produktet, så der tages stilling til disse, og felterne gøres obligatoriske.
- Opnå fælles forståelse/kriterier i organisationen for, hvad der skal ske systemmæssigt, når en vare skifter stadie.
- Opbyg intelligensen i ERP-systemet, så tingene automatisk skifter, og information pushes ud til de involverede personer
Denne klumme er nummer to i serien om stamdata. Den første finder du her:
Der er penge i sunde stamdata - mange penge
