Hvor tit oplever du i jeres virksomhed følgende scenarie: Det er onsdag formiddag og klokken er lidt over 10:00.
En forpustet kollega kommer springende ind på kontoret:
”Er der nogen der har set Martin og Torben!??” Tilbuddet til [indsæt selv kundenavn] har deadline kl 14.00 og jeg skal bruge deres CV’er! De har ikke opdateret det siden marts, så de to store projekter for [indsæt selv vigtig kunde] er ikke med og jeg aner ikke, hvad de har lavet på de projekter.”
I kigger forvirret rundt og efter lidt tid er der en, der siger, at Torben vist har barn syg, og at Martin er til den der konference om fremtidens et-eller-andet i Hamborg.
”Kan du ikke bare bruge de CV’er fra det tilbud, som vi sendte i sidste måned til [indsæt kundenavn]?”
”Det kan jeg jo så blive nødt til… argh.”
Det har I oplevet
Jeg vil vove den påstand at alle virksomheder, der lever af at sælge medarbejdernes kompetencer til offentlige myndigheder i form af prækvalifikationer og offentlige udbud har oplevet ovenstående situation. Ofte.
Det er en situation, som er frustrerende for alle involverede – der er ingen, der vinder.
Men der er ting, man kan gøre.
Efter at have arbejdet i mange år med optimering af CV-styringsprocessen med softwareunderstøttelse har jeg sammensat en guide, der sætter fokus på udfordringerne og giver bud på, hvad man kan gøre indenfor tre områder:
- Ledelse & organisation.
- HR-afdelingen.
- Tilbudsafdelingen og system- og procesunderstøttelse.
Ledelse & organisation - analyse og forankring
Første skridt på vejen mod at få bedre styr på organisationens CV’er er at analysere situationen, som den er i dag.
Der er derfor en række spørgsmål, som det kan være godt at begynde med:
• Hvorfor har vi CV’er i dag?
• Hvad bruger vi CV’erne til?
• Hvem bruger dem?
• Hvem går det udover hvis CV’erne er dårlige eller ufuldendte?
• Hvem gavner det direkte hvis CV’erne er gode og opdaterede?
• Hvem opdaterer CV’erne i dag?
• Er det de rigtige personer, der opdaterer dem – og hvis ikke – hvem burde så gøre det?
• Hvilke barrierer er der for at få disse mennesker til at opdatere CV’erne?
Hvor gør det ondt?
Formålet med disse spørgsmål er at finde frem til, hvor det gør ondt i processen omkring CV’erne.
Når jeg besøger store og mellemstore virksomheder, ser jeg ofte, at alle i princippet er enige om, at gode CV’er er vigtige, men utroligt få tænker i det daglige over, hvordan disse gode CV’er bliver til.
Spørger man ledelsen, vil den ofte sige noget i retningen af:
”Gode CV’er er alfa og omega. Vi lever af vores medarbejderes kompetencer, og vi har virkelig gode CV’er og meget fokus på det”.
Spørger man så, hvem der faktisk har ansvaret for de gode CV’er, så bliver svaret ofte noget mere vævende.
Svaret er som oftest, at det er folk selv, der har ansvaret for egne CV'er, at det er afdelingsledelsen eller HR.
Graver man lidt dybere og spørger, hvem det så faktisk er, der udformer CV’erne, så bliver blikket ofte flakkende.
Min erfaring er, at det faktisk ansvar og daglige arbejde med CV'erne i 60-80 procent af alle større virksomheder ligger hos en lille, hård, utrættelig kerne af undervurderede sekretærer i afdelingsledelsen, tilbuds- eller kommunikationsafdelingen.
De usynlige superhelte
Selv i de organisationer, hvor man har besluttet, at folk selv skal vedligeholde deres CV'er, er der ofte nogle usynlige superhelte, der binder enderne sammen i dagligdagen og sørger for at CV’erne bliver klar til deadline.
Det er ikke sikkert, at det er et problem, at arbejdet med CV’erne er placeret, hvor det er.
Men det er vigtigt, at I som organisation træffer et aktivt valg om, at det skal være sådan og så tildeler de nødvendige ressourcer – og den tilsvarende anerkendelse for det store og vigtige stykke arbejde, der bliver lavet.
Pral af jeres bedste CV’er, og fremhæv de mennesker, der udarbejder dem.
Udvælg månedens CV, eller gør opmærksom på det, når I har fået høje point for CV’er i en udbudsrunde – sæt det på intranettet eller i jeres nyhedsbrev, og øv jer i at fortælle jeres ansatte, hvorfor et godt CV er vigtigt for virksomheden.
For at opsummere:
• Analysér hvad I benytter CV’er til, og hvorfor I har dem – brug denne analyse til at lave en fortælling til medarbejderne. Folk skal forstå, hvorfor deres CV er vigtigt – ellers gider de ikke bruge tid på det.
• Find ud af hvem der bruger CV’erne og få dem med i fortællingen. Meget få mennesker bliver motiverede til at opdatere deres CV, fordi ”firmaet” siger, at de skal, men det er ofte noget andet, hvis det er Trine nede fra Tilbud, der skal bruge det for at kunne udføre sit arbejde.
• Ansvarliggør dem, der faktisk skal bruge CV’erne – de har en helt anden interesse og motivation i forhold til at sikre kvaliteten.
• Vær opmærksom på, at disse folk ofte ikke er dem, der får mest opmærksomhed i en organisation. Giv dem credit for deres arbejde – det får de normalt for lidt af.
• Vurder værdien af gode/dårlige CV’er for virksomheden som helhed, og tildel udarbejdelsen af dem et fokus og ressourcefordeling, der svarer dertil.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
