Hvordan implementerer man et system på afstand? Her er inspiration til, hvordan du digitaliserer din mødekultur og får succes med dit remote setup 

Klumme: Der er mange fordele ved at bruge standardløsninger, selv om licenser kan synes dyre ved første øjekast. Du får forøget agilitet i form af valgmuligheder, hvis du gemmer dine data i et system, der indeholder et antal velbeskrevne features, du måske ikke bruger i dag.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribenternes synspunkter.

Corona har accelereret en udvikling i retning mod øget digitaliseret mødekultur og vidensdeling. Vi har igennem de seneste fem-otte år fået adgang til modne værktøjer og SaaS-løsninger, der har gjort virksomheder i stand til at rekruttere talent og spidskompetencer fra hele verden, uanset hvor du og din virksomhed er placeret på verdenskortet.

Vi har som samfund i nyere tid ikke tidligere været udfordret i vores måde at tænke planlægning og eksekvering af en strategi, som efter corona ramte os i foråret, så nye forretningsmodeller opstår og vil opstå gående fremad.

Man kan sige, at hjemmearbejde, der i høj grad tidligere har været et HR-mæssigt gode til medarbejderne, nu er blevet en forudsætning for kommende vækst i virksomheder, nærmest uanset branche og størrelse.

Det kan dog svært at skifte retning og arbejde på andre måder, hvis man er bundet af en mængde legacy-systemer til daglig, der enten er forældede eller simpelthen ikke er tænkt ind i en digital tidsalder.

Systemer, der har været bygget fra bunden af it-afdelingens leveranceteams, er måske aldrig tænkt til, at det skulle være åbent for adgang fra internettet – eller de er ikke designet ud fra en forståelse af, at dataintegritet øger den samlede kvalitet og slutbrugeroplevelse af at arbejde på tværs af systemer.

Fordele ved standardløsninger
Der er mange fordele ved at bruge standardløsninger, selv om licenser kan synes dyre ved første øjekast.

Hvis man tænker efter, så får du i bytte en forøget agilitet i form af valgmuligheder, hvis du gemmer dine data i et system, der indeholder et antal velbeskrevne features, du måske ikke bruger i dag.

Hvis forudsætningerne for din virksomheds eksistens ændrer sig, så du pludselig er nødt til at drive virksomhed udfra en anden virkelighed, så har du disse features tilgængelige med det samme.

Du kan eksperimentere med dem, når du får behovet – og ikke om fire-seks måneder, når it har leveret den udvidelse af jeres skræddersyede system, I mangler her og nu.

Det kan godt være, en licens virker dyr, men risikoen for at have den forkerte it-mæssige understøttelse tilgængelig er meget mindre.

Du kan i et it-landskab bygget på standard-byggeklodser langt hurtigere skifte strategi og foretage undvigemanøvrer, når krisen rammer, fremfor hvis du baserer din it-understøttelse på skræddersyede løsninger.

Kræver stadig tilvænning
Når du er mødeleder på et virtuelt møde, kan du lave en 1-1 migrering af dit fysiske møde til at køre online. Det er den version, langt de fleste kender til, hvor man sammen med sin mødeindkaldelse får et link til for eksempel Microsoft Teams, så man kan se og høre hinanden via et webcam, selvom man ikke sidder i samme rum.

Det kræver stadig tilvænning og en anden mødekultur, fordi form og kontekst er forskellig, men som udgangspunkt fungerer det fint til de fleste typer af møder.

Dog kan man spørge sig selv, hvorfor vi i en digital tidsalder skal lade sig begrænse af, at vi alle skal være tilgængelige på samme tid for at kunne holde et møde med hinanden?

Asynkrone møder
Et virtuelt møde kan nemlig godt foregå asynkront – det vil sige, at et møde med fem deltagere holder et møde, men de er ikke tilgængelige på samme tid.

Et eksempel: Lad os antage, at man planlægger et møde til at køre fra klokken 10.00 til klokken 15.00 næste dag, dansk tid.

Der er en agenda, som deltagerne går igennem og en eller flere beslutninger, som mødelederen skal træffe undervejs efter en diskussion eller høringsrunde.

I denne version kan deltagerne i et chatforum kommentere og argumentere for og imod de enkelte punkter, indtil mødelederen træffer en beslutning, måske på baggrund af en afstemning iblandt deltagerne, og noterer den til referatet.

Dertil kan du lave optagelser af mødet så folk der ikke kan komme, kan høre mødet bagefter. Så ”virtuelle workshops” med digitale whiteboards er fremtiden, især når man sidder geografisk adskilt.

Har alle samme behov
Virksomheder født i en digital tidsalder har alle samme behov for at synkronisere viden og beslutninger, det er et grundvilkår for enhver virksomhed.

Forskellen er blot, at i de små, digitalt fødte virksomheder har afstanden fra en vision til virkelighed været ganske kort. Det kan danske virksomheder godt lade sig inspirere af i en Corona-tid.

Der er ingen grund til, at man ikke kan planlægge, eksekvere og udrulle store projekter, selvom man sidder fysisk adskilt.

Spørgsmålet er, hvordan man skal organisere sig på en god måde, så medarbejdere kan levere på et ERP-projekt, en CRM opgradering eller lignende, selvom de sidder hjemmefra?

Vi har følgende gode råd og spørgsmål, du kan tage med dig ind i bestyrelseslokalet:

- Har alle medarbejdere reelt adgang til nødvendige systemer og data, selvom de sidder hjemmefra, eller arbejder man sig blot udenom systemmæssige benspænd med lavere hastighed til følge?

- Succeskriterierne for en god videokonference og et godt fysisk møde er ikke de samme. Hvilke forventninger stiller du som topledelse til online mødekultur i jeres virksomhed?

- Hvordan udnytter I potentialet for at afholde asynkrone møder, hvor man som mødedeltager ikke behøver være fysisk tilgængelig for at kunne deltage fuldt ud og blive hørt i en beslutningsproces?

- Hvordan dokumenterer I generelt beslutninger fra møder, der vedrører vigtige stakeholders, der ikke deltog i mødet?

- Hvordan sikrer I, at jeres medarbejderne kan fremsøge f.eks referater og andre beslutningsdokumenter, der har betydning for planlægningen af deres arbejde?

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.






Premium
Anne Marie Engtoft Larsen gør klar til at rejse til USA som Danmarks nye tech-ambassadør: "Jeg har glædet mig helt vildt"
Interview: Om få dage drager Anne Marie Engtoft Larsen til Silicon Valley, hvor hun indtager embedet som Danmarks nye tech-ambassadør. "Mit mandat bliver at at fokusere på, hvordan vi skaber handling," siger hun i sit første interview som Danmarks tech-ambassadør.
Computerworld
Ups!: Gammelt fjernsyn lagde internetforbindelsen ned i hel landsby i halvandet år
I halvandet år var en hel landsby i Wales plaget af elendig bredbåndsforbindelse, som begyndte hver dag klokken syv om morgenen. Teknikere kæmpede med at løse mysteriet, men lige meget hjalp det. Årsagen viste sig at være et brugt tv, som en af byens familier havde taget i brug.
CIO
Torben Fabrin og Arla måtte på få dage omstille hele deres produktion da coronaen ramte
Da coronaen ramte verden måtte mejerigiganten Arla på få dage omstille sin produktion. Samtidig voksede salget massivt til supermarkeder mens institutioner og restauranter gik næsten i stå. Hør hvordan Arla kom gennem krisen ved blandt andet være klar med realtime analytics.
Job & Karriere
På jagt efter et it-job i Jylland? Her er 10 stillinger fra Aabenraa til Aalborg, der ledige netop nu
Vi har fundet en række spændende stillinger til dig, der jagter et it-job. Her kan du vælge og vrage mellem ledige stillinger lige fra Aabenraa til Aalborg.
White paper
Stor rapport kortægger: Sådan er kundernes forventninger til en moderne kundeservice
Kender du din målgruppes foretrukne kanal til annoncering, salg og kundeservice? Ved du om salg og kundeservice arbejder godt nok sammen? Og i hvilken grad lever du op til kundernes forventninger? De spørgsmål kan du finde svar på i dette whitepaper fra Zendesk, som via knapt 5.000 interviews og spørgeskemaer har kortlagt både kunder og customer experience-folks erfaring og forventninger til en god kundeoplevelse. Whitepaperet er derfor en oplagt og overskuelig målestok, for dig der arbejder med customer experience og vil benchmarke sin egen indsagt – eller til dig, der skal til at etablere en moderne kundeoplevelse og vil prioritere indsatsen korrekt.