Af Redaktionen, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Der er det med Excel – som med et andet program i Microsofts Officesuiter, Word – at det rummer så utrolig mange muligheder.
Det er svært at kende til dem alle, og det kan også være svært at huske, hvordan man lige udfører en bestemt handling, som det måske er flere år, siden man sidst havde brug for.
Her tager vi fat på tre af de mest anvendte ”avancerede” funktioner i Excel: låsning af celler, sammenlægning af celler samt formler.
Vi har valgt at arbejde med den udgave af Excel, der er den senest opdaterede i Microsoft 365. I det store og hele kan de viste fremgangsmåder også bruges i ældre udgaver af Excel.
1 Sådan låser du celler og kolonner og forhindrer ændringer
1 Markér først de udvalgte celler
En af de bedste, basale funktioner i Excel er muligheden for at låse en eller flere celler. Det kan være, du arbejder sammen med andre på en fælles opgave, men ikke ønsker, at de formler og værdier, som bestemte celler allerede rummer, skal kunne ændres. Heldigvis er det nemt at låse cellerne. Du lægger ud med at markere de udvalgte celler.
2 Vælg fanen ”Beskyttelse”
Kontrollér først, om du i Båndet har valgt fanen ”Hjem” – det er den primære fane i båndet til venstre. Ellers vælger du den. Klik derefter på den lille pil nederst til højre i gruppen ”Justering”. Nu åbnes vinduet ”Formatér celler”. Vælg her fanen ”Beskyttelse”. To afkrydsningsfelter dukker nu op. Du krydser af i feltet ”Låst”. Klik ”OK”, hvorefter vinduet lukker, og du er klar til at gå videre.
3 Indtast en adgangskode
Her starter du med at vælge fanen ”Gennemse”. Du skal i dette tilfælde vælge ”Beskyt ark” (det enkelte regneark) under gruppen ”Beskyttelse”. Et vindue med navnet ”Beskyt ark” dukker op. Angiv øverst en adgangskode. Forneden giver du andre brugere de ønskede tilladelser. Klik ”OK”. Nu kan de markerede celler kun låses op og ændres, hvis man indtaster den valgte adgangskode.
4 Fjern beskyttelsen
Du fjerner beskyttelsen ved at markere de beskyttede celler, klikke på ”Beskyt ark” i gruppen ”Beskyttelse” og derefter indtaste den valgte adgangskode. Du kan hurtigt beskytte en hel kolonne eller række i Excel-arket. Så skal du blot klikke uden for regnearket på et eller flere af bogstaverne (kolonner) eller tallene (række). Derefter er fremgangsmåden den samme som for enkeltceller.
2 Sådan slår du celler sammen – og opdeler dem igen
1 Marker celler som skal flettes
Du kan slå celler sammen i Excel. Det kalder man at flette celler. Det kan du få brug for, hvis du eksempelvis ønsker at præsentere informationer i regnearket på en mere overskuelig måde. Når du fletter celler, kan du vælge, om tekst og tal i cellerne skal være venstrestillede, midterstillede eller højrestillede. Det første, du skal gøre, er at markere de celler, som skal flettes.
2 Du fletter to celler
I det viste regneark med et familebudget har vi yderst til venstre grupperet indtægter og udgifter. Mors og fars udbetalte løn eksempelvis er placeret i en gruppe, som vi har valgt at kalde ”Løn”. Nu vil vi flette de to celler i gruppen ”Løn”, så de bliver til en celle. Under fanen ”Hjem” og gruppen ”Justering” klikker du på knappen ”Flet og centrer”. Se de to røde markeringer på billedet.
3 Placer teksten pænt i den flettede celle
Som det fremgår af foregående billede, ser det ikke så pænt ud med ordet ”Løn” placeret nederst i de to sammenflettede celler. I Båndet under fanen ”Hjem” og gruppen ”Justering” vælger vi to ikoner, der henholdsvis løfter teksten op i toppen af cellen og venstrestiller den (ikonerne er markeret med rødt).
4 Flette celler med tekst
Du kan flette alle celler – lige så mange, du ønsker, og celler over og under hinanden. Der er dog visse designbegrænsninger. Hvis du eksempelvis fletter to celler, som begge rummer tekst eller har forskellige farver, er det teksten eller farven i cellen øverst til venstre, som bevares. Alt andet slettes.
5 Ophævning af flettede celler
Hvis du skulle komme til at fortryde, at du har flettet nogle celler, kan fletningen heldigvis nemt ophæves. Her benytter du den samme knap under fanen ”Hjem”, som du brugte til at flette celler med: Klik på den lille pil på knappen ”Flet og centrer”. I vinduet vælger du herefter ”Ophæv sletning af celler”.
6 Fif: Flet uden at flette
Til sidst et lille fif. Fletning har ulemper. For eksempel kan det forhindre sortering af data. Men du kan få en tekst til at se ud, som om den er placeret midt i flettede celler, uden at de er flettede. Markér cellerne. Højreklik i dem, og vælg Formatér celler > Justering > Vandret > Centrer over markeringen > OK. Voila!
3 Her er 6 nyttige formler og funktioner
1 Lad regnearket regne det ud
Excel kan regne ligesom en avanceret regnemaskine. Markér en kolonne eller række med tal, og klik på ”Autosum” under fanen ”Hjem” og gruppen ”Redigering”, så adderes tallene i den efterfølgende celle. Som du ser her, er formlen ”=SUM(C12:C23)”. ”C12:C23” er de celler, hvorfra og hvortil tallene skal lægges sammen. Du ganger ved at erstatte ”:” med ”*” - og dividerer med ”/”.
2 Find gennemsnittet
Du kan ikke kun lægge sammen, gange og dividere, men udføre langt mere komplekse udregninger. Almindelige regneregler med for eksempel brug af paranteser er blot en af mulighederne. En anden god formel at kende er gennemsnitsberegning. Også her markerer du de celler, der skal indgå i beregningen. Du klikker igen på ”Autosum”, men vælger nu i stedet ”Gennemsnit”.
3 Brug formlen ”HVIS”
Familien må belønne sig selv med en forbrugsbonus på 10.000 kroner, hvis budgetoverskuddet er over 30.000 kroner. Vi skal bruge formlen ”Hvis”. Vælg en tom celle. Vælg Formler > Logik > HVIS. Skriv i feltet ”Logisk test” ”P26>30000”, i ”Værdi_hvis_sand” 10000 og i ”Værdi_hvis_falsk” ”0”. Klik ”OK”.
4 Find det største og mindste tal
Dette budget er overskueligt, men hvis du har et større regneark, er det svært at finde den højeste værdi i en bestemt række. Her finder vi ud af, hvor mange penge, vi bruger på mad i den dyreste måned. Vælg en celle (her B2), og indtast denne formel: ”=MAKS(B18:N18)”. Hvis du skriver ”MIN”, får du det laveste beløb.
5 Den logiske funktion ”OG”
Det er også godt at kende den logiske funktion ”OG”, der undersøger om flere bestemte ting er sande ellers falske. Her kigger vi på, om både mors og fars udbetalte løn er over 15.000 kroner i januar. Vælg en celle (her B2), og skriv denne formel: ”=OG(B4>15000; B5>15000)”. Tryk på Retur, og du får svaret ”SAND”. .
6 De små trick undervejs
Der er funktioner i Excel, som kan lette eller forbedre det daglige arbejde. Under fanen ”Hjem” kan du klikke på ”Ombryd tekst”, så du undgår, at tekst løber ud over kanten på en celle. Med ”Sortér og filtrer” kan du ordne indhold alfabetisk, og under ”Formatér” kan du ændre rækkehøjde, kolonnebredde og meget andet.
