Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Velkommen til 2024 og til et nyt år, som tegner til at blive lige så travlt som det forgangne for ERP-leverandørerne.
Hvis du er frisk, vil jeg tillade mig at skyde det nye år i gang med en lille gåde: Går alt, som det plejer, så kigger vi ind i endnu et år, hvor flertallet af de mange ERP-projekter forsinkes og bliver dyrere end lovet.
Det er vel ikke en naturlov, så hvad skyldes de tilbagevendende overskridelser?
Dårlige kravsspecifikationer? Dårlig datakvalitet? Dårligt afstemte forventninger? Hvad tror du?
Flyver under radaren
Der kan helt sikkert sættes flueben ud for alle tre forklaringer, men der er også en anden årsag, som altid flyver under radaren.
Det er, at dokumenthåndtering næsten aldrig tænkes ind fra start, hvilket gør, at mange ERP-projekter overskrider go-live.
En af ERP-systemets allervigtigste kerneopgaver er at levere output.
Det vil sige forretningsdokumenter som fakturaer, transportdokumenter, følgesedler, labels, elektronisk fakturering mv. Kort sagt, alt det der skal ud af systemet.
Det er ikke superspændende, men disse dokumenter er det, dine kunder og partnere ser og hele grundlaget for, at enhver virksomhed kan drive sin forretning.
Er der fejl i eksempelvis følgesedler, tolddokumenter eller fakturaer, har det konsekvenser for hele indtægtsgrundlaget.
Konsekvenserne kan være, at varer forsinkes, tilbageholdes i tolden, slet ikke kommer frem til kunderne, eller at fakturaer ikke betales rettidigt eller afvises, hvilket kan være stærkt forretningskritisk.
Crap in – crap out
Dette til trods så er der meget lidt opmærksomhed på dokumenthåndtering i ERP-projekterne.
Målepunkter som højere effektivitet, øget agilitet og bedre overblik er omdrejningspunktet i projekterne, og det gælder hele vejen rundt om bordet hos både virksomhederne og de leverandører, der står for ERP-implementeringen.
Jeg kan sagtens forstå, at denne type overordnede forretningsmål har høj prioritet, når man skal foretage en investering i millionklassen.
Men jeg begriber ikke, at man ikke har fokus på, hvilke forretningsdokumenter ERP-systemet skal kunne levere, og hvordan de skal bruges.
Det er problematisk, at man ikke begynder med det, der skal ud af ERP-systemet, for så har man jo intet begreb om, hvad der er nødvendigt at få ind i systemet.
Kunderne ønsker for eksempel altid stregkoder, EDI, ledelsesrapportering, rapport på lageromsætning osv.
Man skal have disse ønsker og alt andet ERP-output på plads allerede fra begyndelsen af ERP-projekterne.
Har man det, får man en effektiv udviklingsproces, hvor risikoen for senere tilpasninger reduceres og deraf følgende forsinkelser og omkostningsoverskridelser holdes på det minimale.
Man får også en mere præcis planlægning og ressourceallokering, fordi teamet forstår kompleksiteten af udskriftsprocesserne tidligt i projektet og kan undgå uforudsete udfordringer senere i projektforløbet.
Og ikke uvæsentligt, så opnår man en sammenhængende informationsstruktur med mulighed for øget automatisering, nøjagtighed og sporbarhed i hele forsyningskæden og økonomifunktionen.
I dag er det mere reglen end undtagelsen, at dokumenthåndtering kommer ind som det sidste i ERP-projekterne.
Når alle data er tilrettelagt, og alle integrationer er gennemført, er der en næsten indbygget forventning om, at Bo i bogholderiet og Lisbeth på lageret kan trykke på ’outputknappen’ og få præcis de dokumenter, de skal bruge. Det sker yderst sjældent.
Den dyre snuptagsløsning
Dokumenthåndtering er ikke en integreret del af nogen ERP-systemer.
Medmindre man har en uhyre simpel forretning, håndteres det typisk af tre-partsløsninger, og den allermest udbredte er Microsoft Configurable Business Documents (CBD), som er en gratis standardsoftware.
Med 14 års erfaring på området kan jeg garantere, at hvis man tror, at dokumenthåndteringssoftware kan presses ned til sidst i et stort set færdigimplementeret ERP-system, og at det hele spiller, når man lige har drejet på et par håndtag – så må man tro om.
Selv standardsoftware skal altid tilpasses, og i de allerfleste tilfælde skal der kodes ganske markant.
Det er en af de væsentligste årsager til, at ERP-projektet trækker i langdrag på et tidspunkt, hvor alle tror, at det er ved vejs ende.
ERP-projektet overskrider både tids- og budgetrammen til stor frustration for alle parter.
Forretningsbehovene og flowet af dokumenter bør i stedet indtænkes allerede i kravsspecifikationer og tilbud på ERP-projekterne tidligt i projektforløbet.
Derved bliver alle væsentlige detaljer identificeret tidligt og projektet får flere solskinsdage end regnvejrsdage.
Gåden er løst. Jeg håber, du sidder du tilbage med en oplevelse af, at dokumenthåndtering slet ikke er så kedeligt endda.
Mit nytårsønske er, at 2024 bliver året, hvor mange flere ERP-projekter går live inden for tid og budget.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.
