Lad os antage, at en tilfældig it-afdeling har et budget på 10 millioner kroner.
For disse penge kan der leveres en pæn mængde it-ydelser, som giver stor værdi til virksomheden.
Men der er et problem.
For ifølge den tyske it-management ekspert Thomas Mendel, Forrester Research, opfatter virksomhedslederne, der kaster penge i it-ydelserne, typisk kun syv procent af den samlede mængde spenderede kroner som egentlig værdi til virksomheden.
Med andre ord betragtes de resterende 9,3 millioner kroner i ovenstående eksempel som direkte omkostninger.
"Det er ikke meget – og det er et problem," siger Thomas Mendel.
For it-afdelingens skyld
Problemet bunder ifølge Thomas Mendel i, at it-afdelingerne typisk er meget dårligt ledet.
"It-afdelingen har i mange år it-understøttet alle andre afdelinger i virksomheden med CRM-systemer, ERP-systemer og meget andet. Men typisk har den glemt sig selv, og det gør i dag it-afdelingerne til den dårligst ledede afdeling," siger Thomas Mendel.
Det bør der ifølge Forrester-eksperten laves om på. Ikke mindst for it-afdelingens egen skyld.
"Man risikerer at blive outsourcet, hvis ikke man formår at ændre dette," siger den tyske ekspert.
Thomas Mendel har naturligvis også et par gode råd til, hvordan it-afdelingen bevæger sig over i en mere professionel rolle rent ledelsesmæssigt.
Først og fremmest bør it-afdelingen kaste et kritisk lys på, hvad der sluger omkostningerne.
For mange driftsomkostninger
I mange it-afdelinger er billedet, at der bruges 73 procent på it-driften i sig selv, mens kun 27 procent spenderes på værdiskabende it-projekter.
Fordelingen bør være 50-50, og hvis det samtidig kan lykkes at hæve den gennemsnitlige succesrate for projekterne fra 30-40 procent til 65 procent, vil man rask væk kunne forvandle de syv procent til op i mod 30-40 procent.
"Bare ved at gøre dette har man allerede opnået meget – og det er der ikke meget magi ved," siger han.
It-systemer kan hjælpe[
Skal man skridtet videre og få endnu mere styr på værdien af it, bør virksomhederne tage skridtet og investere i it-systemer, der kan håndtere opgaven.
Første og helt nødvendige skridt er asset management – altså styr på værdien af it i dag.
Næste skridt er at tage fat i nogle af de helt basale services, der er beskrevet i ITIL-komplekset.
Thomas Mendel fremhæver ITIL's fundamentale grundsystem, CMDB (configuration management database).
"CMDB er en slags ERP-system for hele it-afdelingen," siger han.
Fordelen er, at alle interesser – forretningen, applikationsfolk, it-arkitektur kan trække de informationer, som de hver især har brug for.
Og at alle ser og arbejder på baggrund af de samme informationer – præcis som ERP-systemerne har gjort det for virksomhederne.
"Hvorfor er SAP og Oracle blevet så succesfulde på ERP-fronten?" spørger Thomas Mendel retorisk.
Svaret er ifølge ham enkelt.
"Det var ikke, fordi bogholderiet ikke kunne printe en faktura før. Det var, fordi de to selskaber sikrede konsistensen og et her-og-nu billede af virksomheden," siger Thomas Mendel.
Ifølge Mendel springer virksomhederne mest på modensskalaen, når de implementerer CMDB.
Men der følger flere modenshedstrin, som også kan softwareunderstøttes, såsom Business Services Management.
Kun for de store – og regeltunge brancher
Ifølge Thomas Mendel er det ikke alle virksomheder, der får noget ud af at investere penge i dyre it-management-systemer.
Men mange kan, og det afhænger lige så meget af virksomhedstypen som af virksomhedens størrelse.
"Har man iværksættervirksomhed i den farmaceut-industrien kan det på grund af lovkrav og andre regulativer give gode mening at investere, selv om du kun har 50 ansatte. Men i andre virksomhedstyper, hvor it ikke spiller den helt store rolle i driften, skal man i hvert fald op på 1000 ansatte, før det giver mening," siger han.
