Af Pia Lykke
Den danske virksomhed Semaphor, der blandt andet leverer konsulentydelser og løsninger til Internet, har udviklet en overbygning til Lotus Notes, som gør det muligt at oprette e-mails som aktstykker til aktuelle sager. Det betyder blandt andet, at virksomheden altid ved, hvad der er kommet ind af e-post til firmaet, og hvor den befinder sig. Derved undgår arbejdsgiveren situationer, hvor der kan være tvivl om, hvem posten tilhører.
Semaphor har udviklet funktionen for en advokat, som blandt andet ønskede at sikre sig, at e-post blev arkiveret det rette sted.
? I 1996 udviklede vi et sagssystem baseret på Lotus Notes til advokatvirksomheden, og da firmaet sidste år ønskede Internet og e-mail adresser, foreslog vi at benytte det system, som allerede findes i Notes, fortæller Johannes Madsen, der har udviklet e-post overbygningen.
Det tilbud sagde advokat Frederik Madsen imidlertid nej tak til. Da han fandt ud af, hvordan Lotus Notes fungerer med personlige postkasser, ville han have noget andet.
? Edb-folk har jo deres vaner, og det varede lidt, før jeg fik dem med på ideen. I dag fungerer systemet perfekt. Alle mails til virksomheden går ind et centralt sted, og bliver lagt ind i de sager, de hører til. Samtidig har medarbejderne også en privat postkasse, som jeg ikke har adgang til, forklarer Frederik Madsen.
Selve opgaven med at tømme den fælles elektroniske postkasse og arkivere e-postbeskederne under de rette sager sørger en sekretær for at løse.
E-post som aktstykke
Når advokatfirmaet sender elektronisk post til en klient, bliver e-mailen oprettet som et aktstykke i den sag, advokaten har med klienten. Det samme gælder for fax og breve.
? På den måde hører alle udgående e-mails til bestemte sager, og bortset fra private e-mails, ligger der ingen udgående post i medarbejdernes postkasser. Svar på udgående mail bliver ikke sendt til medarbejderen, men til sagsdatabasen. Herfra får medarbejderen så besked i sin postkasse, når der er modtaget en e-mail, fortæller Johannes Madsen.
Efter succesen med systemet til advokatfirmaet, udviklede Johannes Madsen et tilsvarende system til Semaphor.
? Jeg tror, at mange virksomheder lader være med at bruge e-mails, fordi de almindelige e-mail systemer virker, som de gør. Nogle virksomheder er formodentlig bange for eventuelle retskrav, hvis man kan sende elektronisk post direkte til den enkelte medarbejder, uden at virksomheden kan sikre sig, at henvendelse bliver besvaret. Jeg er for eksempel stødt på et forsikringsselskab, som ikke ville give de enkelte medarbejdere adgang til e-mail, formodentlig af denne grund, siger Johannes Madsen.
Undgår vildfaren e-post
Advokat Peter Lind Nielsen har sammen med sin kollega Hanne Bender udarbejdet en liste med retningslinier for, hvad man som arbejdsgiver skal sikre sig i forbindelse med medarbejderes brug af e-post. Han har ikke tidligere set et system svarende til det, Johannes Madsen har udviklet.
? Det er et smart system, han her har udviklet. Man undgår, at e-mails ligger og flagrer tilfældige steder. Hver sag hos en advokat har sin egen mappe, og når jeg rydder op i mine e-mails, printer jeg ofte beskederne ud og arkiverer dem i de rigtige sager, men den proces undgår man jo også med det system, Semaphor har udviklet, siger Peter Lind Nielsen.
