"Vi har ingen it-ansvarlig. Vi er analfabeter på det område."
Sådan lyder den lakoniske melding fra direktør Jesper Moseholm fra keramik-porcelænsvirksomheden Anne Black.
Keramikeren og designeren Anne Black startede som selvstændig i 1998, og i 2005 blev virksomheden Anne Black startet som et ApS. Produktionen og forretningen Anne Black er siden vokset betragteligt. I dag er der otte ansatte i København. Derudover er anpartsselskabet Anne Black medejer af en fabrik i Vietnam, hvor 60 folk er beskæftiget med Anne Black-produktion.
"Det er samme type produkter, som Anne oprindeligt selv sad og lavede. Nu er det outsourcet til en fabrik i Vietnam," fortæller Jesper Moseholm, da Business Center får en snak om, hvordan virksomheden Anne Black anvender it i sin forretning.
Selv om virksomheden ikke har nogen it-ansvarlig og heller ikke er særligt velbevandret i it, anvender virksomheden en række it-baserede værktøjer til at koordinere arbejdet mellem Danmark og Vietnam.
København og Hanoi anvender hosted økonomisystem
Eksempelvis er økonomisystemet Navision med til at binde virksomheden Anne Blacks danske og vietnamesiske afdelinger sammen.
"Vi anvender økonomisystemet Navision, som hostes hos Scannet. Navision anvendes både i Danmark og i Vietnam. Vi har en medarbejder i Vietnam, der taster indkøbsordrer ind, laver forecast på salg og tilretter priser," siger Jesper Moseholm.
Der er tale om en Navision-løsning, som er udviklet af Navision-systemleverandøren Cornator.
"Det har funktioner for indkøb, lager, salg og fakturering. Det er ikke alle elementerne i det, vi bruger," siger Jesper Moseholm.
Selve driften af Navision-systemet tager Scannet sig af.
"Vi har sådan et virtuelt skrivebord hos Scannet. Jeg kan ikke helt forklare det tekniske i det, men de har noget, der hedder remote desktop," fortæller Jesper Moseholm.
Webcrm og mailsystem
Scannet tilbyder adgang til det hostede Navision-system ved hjælp af Microsofts Remote Desktop Connection. Det er et lille program, der blandt andet er standard i Windows XP.
Ved hjælp af den løsning er det muligt at logge på Navision-systemet fra en hvilken som helst pc; også i Vietnam.
Virksomheden Anne Black valgte også at anvende en online-løsning, da virksomheden skulle vælge en CRM-løsning til at holde styr på kunder og samarbejdspartnere.
"Vi startede i september med at bruge WebCRM. WebCRM gør det nemt at kommunikere med kunderne," fortæller Jesper Moseholm, der betaler et månedligt abonnement for at anvende online CRM-systemet.
Valg af it-strategi
Ud over CRM-system og økonomisystem har virksomheden Anne Black også en billeddatabase, der ligger online.
Har I bevidst valgt en strategi om at benytte online-løsninger?
"Det ved jeg ikke...nej, ja, det er vel baseret på tilfældigheder," lyder det tøvende fra Jesper Moseholm, inden han fortsætter:
"Jeg vil ikke sige det er en bevidst strategi, men det er en naturlig konsekvens, når vi ikke har nogen it-folk in-house. Så bliver man nødt til at have andre til at tage sig af tingene. Hvis vi skulle have en server stående, skulle vi også have en, der kunne finde ud af at forholde sig til en server."
Derefter fortsætter han:
"Det, om vi selv har det stående eller ikke, er lidt tilfældigt, men at vi har valgt et Navision-system er ikke tilfældigt. Vi vurderede, at det var et godt system til vores virksomhed, ligesom vi har vurderet, at webCRM er et godt system. At det så er hosted, jamen, det er sådan set bare en fordel."
Ville måske have fravalgt Navision
Virksomheden Anne Black har nu anvendt Navision-systemet i tre år. Jesper Moseholm er tilfreds med, hvordan det fungerer, og samarbejdet med driftsleverandøren Scannet samt systemleverandøren Cornator har været problemfrit.
Alligevel vil Jesper Moseholm i dag have valgt en lidt anden løsning.
"Ideelt set havde jeg foretrukket, at vi ikke havde købt vores egne licenser, men i stedet havde anvendt nogle løsninger ude på nettet som e-conomic, og hvad der ellers er derude. Jeg har indtrykket af, at det er billigere, men jeg ved så ikke, om der er helt samme muligheder for at tilpasse løsningerne til vores specifikke behov," siger Jesper Moseholm.
Hvad koster Navision-løsningen?
"Det koster jo kassen," udbryder Jesper Moseholm og uddyber:
"Jeg mener, at en licens kostede 20-25.000 kroner, og så kommer der et årligt opgraderings-fee på en 8.000 kroner eller sådan noget per licens."
Virksomheden Anne Black har to bruger-licenser, hvilket betyder, at to brugere kan være logget på Navision-systemet samtidigt.
"Kunne jeg vælge om i dag, og kunne vi få den samme funktionalitet, som vi har i Navision-løsningen, ville jeg nok vælge en online-løsning med abonnement i stedet for at købe Navision-licenser," vurderer Jesper Moseholm.
Skype, IP-telefoni og mail som bro mellem Danmark og Vietnam
Med medarbejdere i Danmark og i Vietnam er der et naturligt behov i virksomheden Anne Black for at kunne kommunikere på tværs af landegrænser.
Her anvendes en blanding af Skype, IP-telefoni og så selvfølgelig email.
"Vi har en produktionschef, der skyper meget med dem (vietnameserne, red.). Det fungerer ret fint. Det er jo altid svært at etablere et samarbejde mellem to så forskellige kulturer. Vietnam er stadig et udviklingsland, så der er da udfordringer, men Skype har fungeret rigtigt fint for os. Forbindelsen er rimelig. Så har vi også IP-telefoni. Det er bedre end Skype, da det er mere stabilt og mere tydeligt, synes jeg," siger Jesper Moseholm.
Virksomheden har email-konti hos Scannet, hvor medarbejderne henter emails ned på deres pc'er.
"Vi bruger meget email. Det er en stor del af vores kommunikation."
Endelig understreger Jesper Moseholm også den gode gammeldags personlige kontakt, hvor man mødes ansigt-til-ansigt.
"Vi er tit derude," siger han.
Manglende backup og filippinsk webshop-programmør
Selv om virksomheden Anne Black anvender online-systemer i stor stil, hvor udbyderen eksempelvis tager sig af backup, er der stadig behov for en backup-løsning på kontoret i København. Noget som ikke er etableret endnu.
"Vi kører på lokale computere, der ikke backes up. Det er vi i gang med at få ændret, da det jo ikke er forsvarligt," siger Jesper Moseholm.
Webshop med filippinsk programmør
I dag har Anne Black en webshop, som er baseret på open source programmet Prestashop. Der er tale om en standard webshop, som kan skræddersyes til en virksomheds behov. Virksomheden har fået videreudviklet webshoppen af en programmør i Filippinerne.
Kommunikationen og samarbejdet med den filippinske programmør har der ikke været noget galt med, men Jesper Moseholm er alligevel ikke helt tilfreds med webshoppen.
"Det har fungeret ret smertefrit. Det er ikke verdens bedste shop-løsning, men det er vores egen skyld, ikke hans. Vi er ikke kommet med et tilstrækkeligt kvalificeret oplæg. Vi er ikke dygtige nok til at lave online-handel. Vi ved ikke helt nok om, hvordan man får designet en shop og får den til at køre på en god måde," vurderer Jesper Moseholm, der betragter online-verdenen som en vigtig brik i virksomheden, selvom omsætningen fra webshoppen i dag ikke runder 5 procent af den samlede omsætning.
Online tilstedeværelse vigtig - plads til forbedringer
"Det er en vigtig kanal til kunderne. Vores online tilstedeværelse er vigtig. Det er noget, vi skal have fokus på. Vi skal finde ud af, hvordan vi skal kommunikere og hvilke kanaler, vi skal være til stede på. Hele den verden er vigtig at have fokus på og en holdning til," siger Jesper Moseholm, der fremover forventer at gøre mere ud af det område.
Virksomheden har allerede nu oprettet en Facebook-gruppe, men Jesper Moseholm har ikke noget indtryk af, hvor meget det reelt bibringer af værdi for Anne Black-brandet.
"Det er svært at sige, hvad det giver," siger Jesper Moseholm.
