Mange små virksomheder anvender online-systemer til håndtering af faktura, økonomi og mail.
Det er en stor hjælp i det daglige, da online-systemerne betyder, at de små virksomheder ikke behøver at have ansat en eller flere it-specialister til at installere servere og software, opgradere servere og software samt generelt sørge for at holde systemerne i luften.
Leverandørerne af online-systemerne stiller servere til rådighed og sørger for, at systemerne er tilgængelige stort set 24 timer i døgnet.
(Selvom de største online-udbydere som Google kan lave fejl, som betyder, at en virksomhedsdirektør ikke kan få adgang til sin email i mere end 11 dage)
Der er dog én ting, som de små virksomheder ikke må glemme om it: sikkerheden.
Det eneste, som beskytter virksomhedernes data og dokumenter mod at fremmede kan få adgang til dem, er brugernavn og password.
Får en fremmed kendskab til brugernavn og password til et eller flere af de online-systemer, som anvendes af en virksomhed, har den fremmede uhindret adgang til virksomhedens dokumenter og forretningskorrespondance.
Google giver en række råd om anvendelse af søgegigantens services, eksempelvis Gmail, som også er meget relevante for andre online-systemer.
Læs om rådene på næste side.
Googles gode råd om sikkerhed
Skift password
Generelt anbefaler Google at skifte password to gange årligt. Passwordet må ikke have været anvendt før, heller ikke på et andet website. Hvis du blot ændrer et tal eller et bogstav, er der tale om genbrug.
Undgå at anvende et almindeligt ord, men anvend en blanding af tal, bogstaver og specialtegn.
Når du glemmer dit password
Det kan ske, at du glemmer dit password til en online-tjeneste. Her er det vigtigt, at du ved, hvordan du får et nyt. Eksempelvis kan du bede om at få tilsendt et midlertidigt password til en email, som kun du har adgang til.
Alternativt kan du angive en spørgsmål/svar-kombination, som kun du kender, som kan gie adgang til et nyt password.
Det skal være enkelt for dig at huske, men svært for andre at gætte.
Hvis du anvender et online-system til dit firma, er det ikke så smart, hvis dit sikkerhedsspørgsmål er "Hvad hedder dit firma?"
Den information er for nem at finde for hackere.
Tjek hvilke websites, der har adgang til dine data
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt fremmede har fået adgang til et online-system, skal du selvfølgelig straks skifte password. Men husk også at tjekke, hvilke websites der eventuelt har adgang til online-systemets data. I nogle systemer kan tredjeparts-websites autoriseres til at tilgå data på det pågældende website. Hvis fremmede har fået fingre i dit password, kan de have tilføjet tredjeparts-websites, der kan få adgang til dine data. Tjek om det er tilfældet.
Tjek om der er usædvanlig aktivitet på din Gmail-konto
Nogle online-systemer giver mulighed for at se, hvem der har sidst har haft adgang til systemet. Det er eksempelvis tilfældet med Gmail, hvor man kan se den seneste aktivitet, når man går ind i indstillinger for sin Gmail-konto og vælger "Detaljer i bunden af skærmbilledet.
