Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. april 2005.
Tvangsanbringelse med it Et kommende it-system til udsatte børn og unge har to hovedformål. Systemet skal understøtte arbejdsprocessen, så sagsbehandlere kan behandle sagerne ensartet, og så skal det være muligt at udtrække statistik, der viser, hvor børnene får mest hjælp for pengene.
Digital forvaltning er indlysende, når der skal træffes oplysninger baseret på mekaniske udregninger. Men når afgørelserne er baseret på menneskelige skøn, siger det næsten sig selv, at den digitale forvaltning kommer til kort.
Eller gør det?
Forvaltningen af udsatte børn og unge er et område, hvor afgørelserne næsten udelukkende er baseret på menneskelige skøn. Alligevel er det på dette område, at et af de næste store offentlige digitaliseringsprojekter finder sted. Og hvis ellers forarbejdet kan omsættes fra teori til praksis, er der masser af fordele at høste ved at udvikle et nyt digitalt system, som skal hjælpe kommunerne med at behandle sager om udsatte børn og unge.
Fra 1995 til 2002 voksede udgifterne til forebyggelse og anbringelse af børn og unge med 35 procent, og i 2002 lød budgettet på 8,5 milliarder kroner. Udgifterne voksede, uden forvaltningerne havde tilstrækkeligt overblik over hvorfor, og der var heller ingen værktøjer til at måle, om de øgede udgifter medførte bedre behandling. Så det økonomiske incitament til at gøre noget ligger lige for.
Forventningerne til det kommende it-system er først og fremmest, at det skal give overblik. For sagsbehandlerne skal systemet være et redskab til sagsstyring, som skal sikre den ensartethed i behandlingerne, der sjældent findes i kommunerne i dag.
To sager om udsatte børn og unge er pr. definition ikke ens, fordi de handler om hårdt belastede individer. Men netop fordi der er tale om en af samfundets svageste grupper, skal det kommende it-system sikre, at de får bedre mulighed for ensartet sagsbehandling, lige meget hvor de henvender sig. Ifølge baggrundsmaterialet rummer sagsbehandlingen i en sag om udsatte børn og unge 23 vigtige punkter, som sagsbehandleren skal igennem fra den første henvendelse til opfølgning og tilsyn. Ved at stille disse punkter skematisk op og indarbejde dem i it-systemet får sagsbehandlerne et redskab til at understøtte en kompliceret arbejdsgang. For eksempel skal systemet kunne hjælpe sagsbehandlerne med at sikre, at aktiviteterne bliver udført i den rigtige rækkefølge, og at der bliver indhentet udtalelser fra alle de relevante parter.
En spade er en spade
I forarbejdet er der også lagt en del arbejde i at beskrive centrale begreber, så man sikrer sig, at begreberne dækker over det samme, lige meget hvem der bruger dem. Det lyder selvfølgelig banalt, men punktet er ikke med for at gøre det nemmere for sagsbehandlerne at tale sammen i kantinen. Et fælles begrebsapparat danner grundlag for at definere, hvilke registreringsmuligheder der er for hvilke data. Først når man er helt sikker på, at ordene betyder det samme i de forskellige forvaltninger, bliver det muligt at udtrække data til statistik, vurdere de individuelle registreringer uden for den sammenhæng, de er indtastet i, og sammenligne dem med tilsvarende punkter fra andre sager.
De arbejdsgange, som it-systemet skal understøtte, er blandt andet baseret på "Drejebog vedrørende god sagsbehandling på børne- og ungeområdet" fra Kommunernes Landsforening og "Integration af økonomiovervejelser i sagsbehandlingen af Børne- og ungesager" udarbejdet af Kommunernes Revision for Socialministeriet. Hverken de tjeklister, som bliver en del af sagsstyringen, eller begreberne kan stå alene, når det drejer sig om sager af så personlig karakter, og derfor beskriver projektleder Peter Sørensen systemet som en fritekst med afkrydsningsmuligheder.
- Vi er helt klar over, at et nyt system ikke giver bedre sagsbehandling i sig selv. Det skal være et værktøj til at opnå bedre behandling. God sagsstyring er en del af en god sagsbehandling, og vi mener, det er bedre at understøtte regler med gode værktøjer, end det er bare at lave regler. Det kan godt være, at der visse steder er uenigheder mellem staten og kommunerne om detailreguleringen på det her område, men der er fuld enighed om, at vi bør understøtte processen med gode værktøjer, siger Peter Sørensen.
Han er leder for den projektgruppe, der arbejder med udbudsmaterialet, og har fulgt med projektet fra Kommunernes Landsforening, over i den Digitale Taskforce og nu til Socialministeriet, hvorfra han sidder og styrer slagets gang.
Overblik over økonomien
Hvert år behandler sagsbehandlere i kommunerne omkring 27.000 sager inden for området udsatte børn og unge. En tvangsanbringelse er en bekostelig affære og kan tære hårdt på budgettet i en lille kommune. En af årsagerne til, at udgifterne på området de seneste år er løbet løbsk, kan være, at der har manglet et redskab til at måle effekten af behandlingen.
Med det kommende it-system skal det være muligt at føre statistik over, hvad de forskellige behandlingsmuligheder koster, og samtidig evaluere resultaterne af de forskellige behandlingsmuligheder.
- Systemet skal give mulighed for effektmåling, hvor økonomi indgår i kombination med andre faktorer. Jeg tror aldrig, sagsbehandlerne vil lade prisen være afgørende for valget af behandlingstype, men det her skaber overblik over, hvilken effekt behandlingen har, og det er jo ikke sikkert, at den dyreste behandling er den bedste, siger Peter Sørensen.
Systemet skal integreres til kommunernes økonomistyringssystemer, og en væsentlig nyhed er, at det fremover vil blive muligt at lave budgetter på baggrund af faktiske beslutninger og ikke skøn.
- I dag kigger man på, hvor mange penge, man brugte sidste år, og skriver så nogenlunde det samme ind i budgettet for næste år. Med det nye system bliver det muligt at lave fremskrivninger på baggrund af afgørelser. I det øjeblik sagsbehandlerne træffer en afgørelse, kan de gange det med varigheden og få et realistisk overblik over de faktiske omkostninger, siger Peter Sørensen.
Spar tid, spar penge
Hvis systemet kommer til at virke efter hensigten, vil ledelserne i de enkelte kommuner få bedre overblik over både økonomi og de enkelte sagsforløb. Sagsbehandlerne får samtidig nemmere ved at give informationer til ledelsen, da de bare skal trækkes ud af systemet, og ikke som i dag findes i en mappe i et arkivskab.
Samtidig sparer de enkelte sagsbehandlere en del af den tid, de bruger på administration. I dag er der dobbeltarbejde med at indtaste en række oplysninger, for eksempel når der skal indberettes statistik.
En af forventningerne til det kommende system er, at det administrative tidsforbrug skal sænkes med fem procent. Det er samtidig estimeret, at besparelsen på udgifterne i forhold til Lov om social service paragraf 40 og 62 bliver på minimum én procent, som følge af bedre valg og en bedre opfølgning på foranstaltningerne. Paragrafferne omhandler henholdsvis foranstaltninger til anbringelse af børn og unge uden for hjemmet og de administrative regler, som kommunerne skal følge.
En besparelse på én procent lyder måske ikke af meget, men i det øjeblik, 50 procent af kommunerne har installeret systemet, svarer én procent til mere end 39 millioner kroner om året. Den administrative besparelse ved samme antal kommuner vil årligt udgøre 14 millioner kroner. Så hvis bare halvdelen af kommunerne vælger at gøre brug af det kommende system, vil det offentlige fremover kunne vinde 53 millioner kroner om året, der så kan anvendes på bedre tilbud til de udsatte børn og unge.
Foto: Ulrik Jensen
Boks:
Tilbudsportal på vej
Endnu før udbudsmaterialet til it-systemet til udsatte børn og unge er skrevet, er det næste projekt på området ved at tage form på tegnebrættet.
Socialministeriet barsler med en portal, som skal give overblik over, hvilke tilbud, der er på det sociale område - herunder til udsatte børn og unge. Portalen skal give en bedre sammenhæng mellem de forskellige tilbud og barnets behov, så sagsbehandlerne får overblik over, hvilke tilbud der findes hvor, hvad de indebærer, og hvad de koster. Portalen bliver en videreudvikling af en eksisterende portal, som Amtsrådsforeningen har udviklet.
Boks:
Mål for projektet
• Min. 10 procent af kommunerne målt på antal indbyggere har besluttet at anskaffe børn og ungesystemet 1 år efter dets lancering.
• Min. 30 procent af kommunerne målt på antal indbyggere har besluttet at anskaffe børn og ungesystemet to år efter dets lancering.
• Min. 50 procent af kommunerne målt på antal indbyggere har besluttet at anskaffe børn og ungesystemet tre år efter dets lancering.
• Min. 75 procent af kommuner, der anskaffer systemet, angiver, at anskaffelsen indenfor det første år har givet anledning til omlægning af arbejdsprocesser.
• Kommuner, der har anskaffet systemet, har gennemsnitligt minimum en procent lavere udgiftsstigninger eller større udgiftsfald end øvrige kommuner (jfr. ovenfor om forventede udgifter og gevinster).
• Et år efter anskaffelsen angiver 75 procent af kommunerne, at systemet giver sagsbehandlerne bedre overblik over anvendte foranstaltninger og sammenhængen til mål, økonomi og effekt.
• Et år efter systemets anskaffelse oplever sagsbehandlerne på området i kommuner, der anskaffer systemet, at anvendelse af systemet frigør tid fra administrative opgaver (gennemsnitlig skønnet besparelse på min. fem pct.).
Kilde: Afrapportering: Indsatsområdet "udsatte børn og unge"