Du har nok hørt om forskellige måder at anvende online-systemer - eller cloud computing som det kaldes på it-dansk - på. Eksempelvis kan online-systemer gøre det nemt at dele dokumenter mellem kolleger i forskellige egne af Danmark og verden. Ligeledes kan dokumenter, der er gemt et sted på internettet, være nemme at tilgå fra forskellige platforme (et andet ord på it-dansk) som computere, håndholdte computere og smartphones.
Et af de online-systemer er Google Docs, som virksomheden Knud E. Dan i slutningen af sidste år begyndte at anvende i stedet for Exchange og Microsoft Office.
Kombiner det velkendte med det det nyes muligheder
Men du har måske allerede installeret Microsoft Office i din virksomhed og er egentlig godt tilfreds med at anvende Microsofts kontor-pakke.
Når I skal samarbejde om et dokument, klarer I jer med at sende dokumentet som en vedhæftet fil i en email og slå "registrer ændringer" til, når I kommenterer og retter i dokumentet. Det kræver lidt dokument-jonglering, hvor tungen skal holdes lige i munden, hvis der er flere personer, der kommer med rettelser og ideer til et dokument på den måde.
Nu får du snart mulighed for at kombinere den velkendte Microsoft Office-pakke med mulighederne i et online-system som Google Docs.
Backup af Office-dokumenter i Google Docs
Google har nemlig frigivet et stykke software - et plugin - kaldet Google Cloud Connect til Microsoft Office, der gør det muligt at synkronisere Office-dokumenter med Google Docs.
Med synkronisering menes, at når Office-brugere gemmer et Office-dokument på sin lokale computer, bliver det også automatisk gemt i Google Docs. Du får således automatisk skabt en backup af dit Office-dokument i Google Docs. Det dokument kan nu tilgås fra andre pc'er og smartphones.
Google Cloud Connect fungerer med Office 2003, 2007 og 2010.
Nedenstående video viser, hvordan Microsoft Office og Google Docs bindes sammen af Google Cloud Connect.
