Det er snart 10 år siden, at David Allen udgav sin bog "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity".
Den blev en stor salgssucces og forvandlede David Allen til en guru inden for personlig produktivitet. Kort fortalt lover Getting Things Done-metoden (eller GTD, som den også kaldes i forkortet tidsbesparende omtale), at du bliver bedre til at prioritere din tid og dermed gør dig mere effektiv.
Business Center kan ikke prale af at være hardcore GTD-udøver, men et af rådene fra David Allens bog synes simpelt og dog effektivt samt ikke mindst relevant for mange af os, der modtager strømme af mails.
Derfor deler vi det gerne med Business Centers læsere.
Når du gennemgår din indboks for dagens mails, skal du straks tage action på de mails, der kan klares på mindre end to minutter. Dermed får du frigivet, hvad David Allen kalder psykisk RAM. Det gælder om at minimere antallet af uafsluttede sager som du bruger kostbar tanke-energi på at huske. I stedet skal vi koncentrere vores energi på at løse opgaverne.
Web-applikation, der følger GTD-metoden
Online-systemet ActionComplete er udviklet efter principperne fra GTD-metoden. Hvis du ikke har noget imod at der vises annoncer, mens du anvender systemet, så kan du få gratis adgang til ActionComplete her.
Du kan undgå annoncerne ved at betale et årsabonnement på 20 dollar eller lidt mere end 110 kroner. Betalingsversionen giver også adgang til lidt flere features end gratisudgaven af ActionComplete.
Her kan du se forskellen på gratis-versionen og den betalbare udgave af ActionComplete.
ActionComplete fås også i en udgave til din smartphone.
Læs videre for at se, om ActionComplete på nettet og på din mobiltelefon er noget for dig.
ActionComplete på nettet
Der er fire centrale begreber i GTD og i ActionComplete:
Action
Wait
Project
Pending
Action er noget, som skal gøres eller kræver din opmærksomhed, eksempelvis et telefonopkald, et indkøb, et tandlægebesøg. En Action kan være enkeltstående eller indgå som del af et Projekt.
Projekt er noget, som kræver flere trin, før det kan afsluttes. Et projekt kan beståe af en eller flere Actions og/eller Waits.
Wait er noget, som vi venter på, efter at vi har uddelegeret en opgave til en anden person.
Pending er en samlehat for alle de pludselige indskydelser, gode ideer, mulige projekter og andet, som måske er noget, som du vil gå i gang med, men som kræver lidt mere overvejelse, inden du går i gang med det.
Det vigtige er at få skrevet alt ned, ellers er der risiko for at du glemmer det. Her kommer ActionComplete ind i billedet. Tast alle dine actions, projekter, waits og pending ind i systemet, så de gode tanker og vigtige opgaver ikke glemmes.
Oprettelse af actions via email
Du kan maile opgaver til en speciel ActionComplete-mail, hvor systemet så automatisk opretter en action for din opgave.
Emnet for din mail bliver navnet på action, og hvis du skriver noget brødtekst i mailen, vil det stå som en note til action.
ActionComplete vil gemme de første 100 tegn fra mailens emne og de første 300 tegn i mailens brødtekst.
Formatet for mail-adressen er
Gmailnavn@actioncomplete.appspotmail.com
Hvis din Gmail er ericholden@gmail.com, vil du skulle sende opgaver til:
ericholden@actioncomplete.appspotmail.com
ActionComplete på mobilen
Der er for nylig kommet en ny version af ActionComplete til Android ligesom en udgave er på vej til iPhone.
ActionComplete-app'en kan hentes gratis fra Android-markedet.
Ligesom det er tilfældet i GTD-metoden og i web-applikationen ActionComplete, er det centrale for den mobile udgave af ActionComplete de fire begreber: Action, Wait, Project, Pending.
Stedbestemt udførelse af opgaver
En af fordelene ved den mobile version af ActionComplete er, at lokationsbestemmelse er indbygget i app'en. Du har mulighed for at beskrive, hvor bestemte actions skal finde sted ved at tagge dem med en bestemt lokation. Når du er på det pågældende sted, vil de relevante action dukke op. Det kunne eksempelvis være indkøbslisten, når du er i nærheden af dit yndlingssupermarked.
Kan anvendes alene eller i samspil med web-applikation
Den mobile udgave af ActionComplete kan anvendes uafhængigt af web-udgaven. Det giver dog god mening at anvende web-udgaven ved indtastning af større projekter, der består af mange actions. Den mobile app kan nemt synkroniseres med de indtastede data.
Se nedenstående video, der fortæller mere om den mobile udgave af ActionComplete.
