"Jeg bevæger mig i et miljø, hvor folk ikke har nogen penge. De vægter ikke datakonsolidering og sikkerhed særligt højt. De kan ikke se, hvorfor man skal bruge penge på det."
Kasper Egelund er daglig leder af Nojazz.dk, et lille produktionsselskab, som laver alt inden for kulturproduktioner.
Det vil i praksis sige, at Nojazz.dk står for den administrative del af teater- og festivalproduktioner, såsom logistik, bogholderi og projektplanlægning.
Onlinesystemer sikrer kommunikation på tværs af projekt
Det kunstneriske miljø er ikke så interesseret i de mere administrative sider af en teaterproduktion og er heller ikke villig til at ofre mange penge på administrative it-værktøjer.
Derfor er Kasper Egelund meget glad for online-tjenesterne i Google Apps, der giver ham et godt redskab til at koordinere aktiviteter på tværs af de ofte løst organiserede kunstnerprojekter.
"I den gratis Google Apps-version er der rigtig meget funktionalitet, som man ellers skal betale meget for, hvis man skulle købe det til sin computer," siger Kasper Egelund.
For Kasper Egelund er Google Apps velegnet til "at optimere den interne kommunikation i de meget netværksorienterede og projektorienterede organisationer."
"Google Apps anvendes blandt andet til at skabe datakonsolidering og sikkerhed, så vi ikke skal spilde tid på at lede efter data. Samtidig kan vi også undgå, at der er ting, der bliver væk," fortæller Kasper Egelund.
Platformsuafhængighed en udfordring
En af udfordringerne, som Kasper Egelund står over for, er blandt andet platformsuafhængighed.
"I kulturbranchen er der rigtigt mange mac-brugere. Men i det øjeblik, du blot tænker en lille smule økonomi, logistik og administration, er der rigtigt meget, der foregår på Windows. Så platformsuafhængigheden har været essentiel for mig," siger Kasper Egelund.
Online systemerne kræver blot en browser og er ikke begrænset af, om brugerens computer kører Windows, MacOS eller Linux.
Samtidig gør online-systemerne det også nemt at dele
dokumenter og kalenderinformation, selv om folk ikke sidder i samme bygning.
"Systemerne kan sørge for, at alt - dokumenter, data og billeder - som en naturlig del af arbejdsgangen ligger på steder, som alle har adgang til. Det er noget, som jeg arbejder på at udbrede, da det hjælper den interne kommunikation i et projekt. Når først folk lærer, hvor meget man får forærende af eksempelvis Google Kalender, kan de ikke undvære det," siger Kasper Egelund, der ud over Google Apps også anvender Dropbox.
"Google Apps har en begrænsning på størrelsen med billedfiler og videofiler. De kan ligge på Dropbox i stedet for," siger Kasper Egelund, der anslår, at han har 25-30 gigabyte liggende på Dropbox.
Dermed er han over den grænse på 2 gigabyte, som man kan anvende gratis, og han betaler følgelig et månedligt gebyr for opbevaringen i Dropbox.
Anvender standalone regnskabsprogram
Trods sin begejstring for online-systemer anvender Kasper Egelund desktop-softwaren SummaSummarum som økonomisystem.
Han har set på et online-økonomisystem som danske e-conomic.dk, men holder fast ved sit nuværende system.
"E-conomic.dk kunne godt fungere, men det koster så et månedligt abonnement. SummaSummarum koster også penge, men det er en engangsinvestering. Det har været billigere for mig at købe Summasummarum en gang for alle," siger Kasper Egelund, der også fremhæver Summasummarums lethed og gennemsigtighed. Med til historien hører, at hans revisor er SummaSummarum-konsulent.
Kasper Egelund har investeret i en Microsoft Office-licens, da han mener, at regnearket i Microsoft Office er mere velegnet til nogle af de regneark, han bruger i forbindelse med store projekter, end hvad eksempelvis det gratis open source program Open Office tilbyder.
"De gange, hvor jeg har skullet lave store og avancerede regneark, var der nogle begrænsninger, som jeg synes Excel håndterer bedre," siger Kasper Egelund.
Det bedste it-værktøj og den største udfordring
"Det bedste værktøj, jeg har, er helt klart min Google-kalender," lyder svaret, da Business Center spørger om, hvilket it-værktøj der er Kasper Egelunds bedste.
"Den hjælper mig i mit hovedvirke med planlægning og logistik. Det er passiv kommunikation, hvor folk, der skal vide nogle ting om, hvordan en produktion hænger sammen, altid kan finde oplysningerne derinde."
Selv om han er glad for Google Apps, kunne han godt tænke sig en mulighed for at dele kontaktpersoner på en nem måde.
"Noget af det, som jeg savner i den gratis version af Google Apps, er muligheden for at lave shared contacts; at dele kontakter på kryds og tværs af brugere og domæner. Der er lavet nogle ting nu, som koster alverden, og jeg har ikke haft tid til at undersøge, om det virker. Hvis vi er en masse leverandører og samarbejdspartnere i en produktion, er vi i dag nødt til at dele de oplysninger i et regneark. Det er noget, som jeg skal se nærmere på," siger Kasper Egelund.
Synology-server og smartphones
Trods sit ønske om at lægge mest muligt op i skyen har Kasper Egelund et par servere stående. En Synology-server på sit kontor og en Synology-server hjemme i privaten. De fungerer som filserver og backup.
"Folk, som arbejder i kortere perioder i Nojazz.dk, arbejder på en desktop. Deres dokumentmapper ligger på Synology'en. Jeg anvender også Synology til backup af mine egne renskabsfiler fra min egen laptop og desktop. Jeg spejler Synology-serveren på kontoret med Synology-serveren derhjemme. Jeg vil rigtig gerne helt af med den server, men når det nu skal være, så synes jeg, at Synology er den der kræver mindst vedligehold," siger Kasper Egelund, der selv har sat serveren op:
"Det er pærenemt. Det fungerer bare."
Ud over rollen som filserver og backup anvendes Synology også som testmaskine for diverse scenekunstneres websider, som Kasper er med til at udvikle og vedligeholde.
"Vi laver redesign og opdatering af scenekunstnernes websites. De testes internt på serveren, inden de publiceres ud på webhotellerne."
Smartphones og Dropbox
Kasper Egelund har afprøvet flere forskellige smartphones og mener, at iPhone bedst opfylder hans behov.
"Jeg har været hele spektret igennem af smartphones og synes, at iPhone bedst lever op til mine behov og mine kunders behov," siger Kasper Egelund, der tidligere har prøvet Android og Nokia smartphones.
"Det er den mest intuitive, og den har den største fleksibilitet. Og så er der en klient til Dropbox. Den er vigtig," siger Kasper Egelund.
