Den 3. april afholder Dataforeningen en ny konference: På vej mod en
IT-skandalefri fremtid. Her fremlægges 10 dogmer for professionelle,
offentlige IT-projekter. Dogmerne indeholder enkle principper for
planlægningen og gennemførelsen af offentlige IT-projekter - og vil på
konferencen blive diskuteret med politikere og sagkyndige - og ikke mindst
med konferencens deltagere.
Der investeres store summer i informationsteknologi såvel i den offentlige
som i den private sektor. Det sker i forventning om såvel forbedrede ydelser
som effektivisering. Men ofte står resultaterne ikke mål med
forventningerne, eller omkostningerne overstiger det oprindelige budget. Det
betegnes i den offentlige sektor som en skandale.
I den private sektor kender vi også til problematiske IT-projekter. Men de
bliver sjældent udråbt som skandaler, fordi de fleste virksomheder værner om
deres offentlige image.
Ikke to skandaler er ens. Så selvom man styrker inddragelsen af tidligere
erfaringer i kommende projekter, vil "skandaler" alligevel forekomme. Men de
uheldige, offentlige IT-projekter har mange fælles træk. Derfor håber vi, at
nogle få, enkle anbefalinger kan reducere risikoen for skandaler og øge
udbyttet af de offentlige IT-kroner.
De 10 dogmer beskriver en række forhold, som ud fra en IT-faglig synsvinkel
forventes at være udslagsgivende for succesen af offentlige IT-projekter. De
har følgende overskrifter:
1. Foranalyse og planlægning
For at et offentligt udbud for et større IT-projekt kan igangsættes kræves
en grundig foranalyse der resulterer i: En professionel kravspecifikation,
et realistisk budget, samt en risikoanalyse for det samlede projekt.
2. Ansvarlig og kvalificeret kontraktindgåelse
Risikoen for katastrofe kan mindskes væsentligt ved at sikre en kvalificeret
kontraktindgåelse og en velgennemtænkt organisering af ansvar.
Risikoanalysen er en væsentlig faktor til sikring af tilstrækkelig
forståelse for et projekts beskaffenhed.
3. Modulopdelte projekter
Ethvert større IT-projekt skal opdeles i et antal relevante moduler, som
hver igangsættes, når det foregående modul er afsluttet. På baggrund af de
indvundne erfaringer fra tidligere moduler skal projektet løbende kunne
korrigeres.
4. Konsulentkvalifikationer
I ethvert stort IT-projekt, hvor projektejeren ikke kan dokumentere selv at
have de nødvendige kvalifikationer, skal der anvendes professionel
rådgivning til de enkelte faser af planlægningen og gennemførelsen.
Rådgivningen må kun leveres af konsulenter, der kan dokumentere den
nødvendige viden, og lever op til vedtagne etiske regler for
konsulentbistand til offentlige IT-projekter.
5. Kundens kvalifikationer
Før et offentligt IT-projekt igangsættes, skal det sikres, at kundens
medarbejdere har et relevant niveau af viden for deres roller, og at der
afsættes tilstrækkelige ressourcer (tid), til at denne viden kan inddrages i
projektet på de relevante tidspunkter. Hvis kunden skal stille
projektledelse til rådighed, skal projektlederen være uddannet og
certificeret til denne opgave.
6. Realistiske mål med politisk accept
Der skal inden et offentligt IT-projekt etableres, skabes enighed om de
overordnede mål og beskrives hvorledes disse mål forankres i det politiske
system med en accept.
7. Professionel projektstyring
En fast etableret styregruppe på højt organisatorisk niveau etableres
omkring ethvert projekt. Her sikres en dialog, der skaber en høj grad af
professionalisme i projektets forberedelse og gennemførelse.
8. Standardkontrakter og udbudsregler
Der gennemføres en revision af standardkontrakter for offentlige
IT-projekter. Dette materiale består af standardkontrakter med tilhørende
bilagsmateriale, der kan modificeres i forhold til karakteren af det enkelte
IT-projekt.
9. Valg af system
Valget mellem et standardsystem og udvikling af et mere eller mindre
skræddersyet system, skal være begrundet i projektets specifikke krav til
løsningen. Ved valget skal følgende prioritering benyttes:
1. Genbrug af et eksisterende, velfungerende system
2. Anskaffelse af et standardsystem
3. Specialudvikling af en løsning
10. Organisatorisk implementering
Implementeringsfasen er afgørende for IT-projekters succes. Projektledelsen
skal sikre, at der sker en forsvarlig undervisning af de medarbejdere, der
skal bruge det nye system. Men nok så vigtig er det, at den organisatoriske
tilpasning bliver gennemført i organisationen.
Af Allan Bo Rasmussen, Fagrådet for Organisation og IT
Dansk Dataforening
