Ministerium uden katastrofe-hjemmeside

I dagene efter tsunami-katastrofen i Asien 26. december sidste år besøgte flere hundrede tusinde hver dag Udenrigsministeriets hjemmeside. Men på trods af en ny storstillet kommunikationsstrategi fra 2003 kom borgernes udprægede brug af internettet som en overraskelse for ministeriet.

»Udenrigsministeriet bør være bedre forberedt på, at der i offentlighedens informationssøgning
under en krisesituation er tale om en helt ny "web-kultur", der stiller store krav til opdateringen af hjemmesiderne. Der var den 28. - 29. december en stigning i besøg på hjemmesiden på mere end 900 procent i forhold til et gennemsnitligt dagligt besøgstal,« skriver ministeriet selv i den evaluering af forløbet i dagene efter, som netop er blevet offentliggjort.

Derfor vil ministeriet frem over have en særlig nødforside klar til hjemmesiden www.um.dk når en ny katastrofe indtræffer.

»Hjemmesiden bør derfor i krisesituationer være det absolutte hovedmedium over for offentligheden. Forsiden bør i krisesituationer ændres, så der bliver tale om en egentlig
kriseforside, hvorfra der kan linkes til den almindelige hjemmeside,« skriver ministeriet og anslår at nødforsiden skal kunne håndtere op til 300.000 daglige besøg.

Nødforsider kendes blandt fra flyselskaber og store nyhedssites i forbindelse med flykatastrofer og store nyhedsbegivenheder. Således havde SAS en nødforside på sit site i forbindelse med flyulykken i Milano den 8. oktober 2001, da 118 mennesker mistede livet i et sammenstød mellem et SAS-fly og et mindre privatfly.

Rapporten peger desuden på at der ganske enkelt manglede nogen i ministeriet, der tog ansvar for kommunikationen via hjemmesiden i de hektiske juledage.

»Kommunikationseksperter har til evalueringen især peget på, at man i en krisesituation ofte må prioritere hensynet til at kunne levere hurtig løbende information over for hensynet til at sikre nøjagtigheden eller fuldstændigheden i informationerne. Dette forudsætter bl.a., at der fra krisens
start er udpeget ansvarlige for hjemmesiden, som ikke har andre funktioner, og som har selvstændig kompetence til at opdatere hjemmesiden. Desuden bør embedsværket øjensynligt tillade sig lidt større dristighed og udfarenhed i dette arbejde,« hedder det på embedsmandssprog.

Foruden kommunikationen med borgerne, så peger evalueringsrapporten også på mangler i den elektroniske sagsbehandling - især mellem Udenrigsministeriet og ambassaderne ude i verden.

»Det anbefales at der påbegyndes iværksættelse af et globalt it-baseret konsulært sagsbehandlingssystem til modernisering og effektivisering af arbejdsgangene og styrkelse af vidensdeling mellem Udenrigsministeriet og ambassaderne i forbindelse med håndteringen af borgerservicesager både ved større ulykker og naturkatastrofer og til behandling af mere rutineprægede opgaver,« skriver ministeriet i evalueringen af sig selv.