Email-arkivering bliver stadig vigtigere for de danske virksomheder. Årsagen er blandt andet en stigende frygt for at få en retssag på halsen eller for at komme i konflikt med internationale regler.
Tidligere var det besparelser i form af billigere diske, nemmere backup og aflastning af mailservere der var hovedargumenterne, når virksomheder investerede i systemer til arkivering af emails.
Nu tænker virksomhederne også i argumenter som compliance, corporate governance, personalepolitik og sikring af dokumentation i forbindelse med civile retssager.
»De seneste måneders artikler i dagspressen om retssager, som involverer brug af email som dokumentation har været medvirkende årsag. For eksempel var en email involveret som dokumentation i Konkurrencestyrelsens sag mod mejerigiganten Arla, der resulterede i en bøde på 5 millioner kroner og et efterfølgende forlig mellem Arla og Hirtshals Mejeri,« siger Preben Madsen, der er direktør i rådgivnings- og konsulentvirksomheden Document Technology Systems og fortsætter:
»Vi mærkede det på de seminarer, vi afholdt i samarbejde med EMC og Magirus Nordic i foråret. Deltagerne var pludselig mere interesseret i at høre om problemstillinger vedrørende compliance i forhold til regulativer som Sarbanes-Oxley (SOX), EU's ottende direktiv og andre internationale regulativer. De fleste danske virksomheder er måske nok ikke umiddelbart berørt af disse, men compliance i forhold til dem er på vej til at blive "best practice". Virksomhederne har for alvor indset, at emails ikke længere blot er et middel til kommunikation, men er blevet forretningsdokumenter på linje med underskrevne kontrakter,« siger han.
