Der er vigtige mails, og så er der VIGTIGE mails, hvor det er vigtigt at få svar inden for en given tidsfrist. Men hvordan sikrer du dig, at folk rent faktisk får fulgt op på din mail inden tidsfristens udløb? Eller at du selv får fulgt op på en mail, der er virkelig vigtig, inden for en bestemt tidshorisont?
"Høj prioritet" er der ingen, der tror på
Lad os starte med at udelukke brugen af Høj prioritet og at starte emnefeltet med "VIGTIGT!".
Det er ellers enkle løsninger, der synes at være lige til højrebenet - men som netop derfor er blevet misbrugt i en sådan grad, at ingen tager dem alvorligt længere. Der er simpelthen for meget "ulven kommer" over det.
I stedet kan du f.eks. vælge at sætte et opfølgningsflag på mailen til modtageren, når du sender mailen. Eller du kan sætte en påmindelse i din egen kalender, der minder dig om, at du skal rykke for et svar på mailen, i god tid før tidsfristen udløber.
Sæt opfølgningsflag for modtageren
Når du sender en mail, har du mulighed for at sætte opfølgningsflag både for dig selv og for modtageren. Det vil sige, at du kan sætte et opfølgningsflag, der dukker op i modtagerens Outlook og minder denne om at besvare din mail.
Det kræver naturligvis, at modtageren også benytter Microsoft Outlook til at håndtere sine mails med!
Det gør du ved at klikke på Meddelelse-fanen | Mærker-gruppen | Opfølgning-knappen og vælge Brugerdefineret i genvejsmenuen. Så åbnes Brugerdefineret-dialogboksen.
Øverst kan du angive et flag til dig selv. Lad være med at vælge en af standardværdierne. Du bør skrive en mere beskrivende tekst i Mærk med flaget-feltet, så du ikke behøver at åbne emnet for at se, hvad det er, du skal foretage dig. Så i stedet for at vælge Opfølgning eller Svar, så skriv i stedet "Følg op på mail om projekt X", eller hvad der nu ellers får dig til at komme i tanke om, hvad du skal gøre. Dernæst vælger du et påmindelsestidspunkt i Påmindelse-felterne.
På samme måde kan du sætte et flag til modtagerne af mailen i den nederste del af Brugerdefineret-dialogboksen. Igen skriver du en beskrivende tekst i Mærk med flaget-feltet og vælger et påmindelsestidspunkt i Påmindelse-felterne.
Klik på OK-knappen for at lukke dialogboksen og klik på Send-knappen for at sende mailen.
Skal denne fremgangsmåde virke, skal modtageren for det første anvende Outlook og for det andet tage påmindelsen alvorligt - og det gør de færreste desværre. Især ikke hvis du har vænnet dig til at sætte påmindelser på alle de mails, du sender til dem. Men jo, første gang du gør det, vil du helt givet få en reaktion af en eller anden slags fra modtageren.
Manuel påmindelse
Uanset muligheden for automatisk at kunne gøre modtagere opmærksom på, at de skal besvare din vigtige mail inden for den angivne tidsfrist, er det oftest den gode, gamle manuelt sendte opfølgningsmail, der virker bedst.
Er du bange for at glemme at følge op på, om du har fået svar, kan du jo bare oprette en påmindelse til dig selv, når du sender mailen, sådan som vi har gennemgået lige herover - og så undlade at sætte et opfølgningsflag for modtageren.
Når du så bliver mindet om at følge op, kan du sende en mail manuelt til den pågældende, der beder vedkommende om at svare på din mail - og hvis det er rigtigt vigtigt, kan du jo altid vælge at ringe til vedkommende eller troppe op ved den pågældendes skrivebord, hvis I arbejder samme sted.
Når du selv skal svare inden for en bestemt tidsfrist
Når du selv skal huske at besvare en mail inden for en bestemt tidsfrist, kan du oprette en opfølgningsopgave ved simpelthen at trække mailen ned på Opgaver-sektionsknappen i Outlook. Så åbnes et nyt Opgave-vindue, hvor du kan angive et påmindelsestidspunkt og måske en start- og slutdato for, hvornår du skal arbejde på svaret.
Eventuelt kan du afsætte tid i din kalender til at få besvaret mailen ved at trække opgaven op i kalenderen i Kalender-sektionen. Så oprettes en ny aftale, som du kan gøre længere eller kortere, alt efter hvor lang tid du forventer at skulle bruge på svaret.
Læs også
11 tips til at skrive bedre mails
Hvornår bør du IKKE sende en mail?
