De fleste mener jo nok, at de er ganske udmærket klar over, hvad der er god tone, og hvad der er mindre heldigt at skrive i en mail - og hvornår og hvordan man sender dem.
Ikke desto mindre sender vi hver dag masser af mails, vi aldrig får svar på eller som bliver misforstået eller måske slet ikke læst af modtageren.
15 gode råd
Vi har samlet en liste med gode råd til, hvad du i hvert fald aldrig bør gøre, når du sender en mail.
1. Send eller besvar aldrig en mail, når du er ophidset eller vred. Skriv hvad du har på hjerte, gem det som en kladde og kig på det, når du har genfundet fatningen igen.
2. Lad være med at være sarkastisk - det kan nemt misforstås af modtagerne.
3. Lad være med at skrive noget til eksterne samarbejdspartnere, som du ikke vil have, at firmaet skal få at vide, du har skrevet. Det kan nemt videresendes til f.eks. din chef eller dine kollegaer af dem, der modtager mailen.
4. Regn ikke med, at du får svar med det samme, hvis du har sendt folk en lang mail. De gemmer den til senere, læser den når de har tid og svarer først derefter.
5. Send ikke en opfølgende mail, hvor du rykker for svar på en mail, dagen efter du sendte den. Får du ikke svar inden for den forventede tidsramme, så prøv at kontakte vedkommende via telefon eller Instant Messaging (Lync, Communicator eller Live Messenger).
6. Sæt ikke din chef i CC på hver eneste mail, du sender.
7. Lad være med at udbede dig en kvittering på modtagelse og læsning af mails, hver gang du sender en mail til folk. Brug det kun på de mails, når du vil være helt sikker på, at folk har modtaget og/eller læst din mail. Modtageren bliver alligevel spurgt, om de ønsker, at du skal have kvitteringen, og gør du det ved hver eneste mail, du sender, bliver det så stort et irritationsmoment for modtagerne, at de konsekvent vælger ikke at sende en kvittering til dig.
8. Lad være med at bruge Høj prioritet i tide og utide - eller måske på alle mails, du sender! Folk lærer hurtigt at ignorere det, når mailen kommer fra dig - og så får det røde udråbstegn for meget "Ulven kommer"-effekt.
9. Skriv ikke din mail med store bogstaver - det fleste tolker det nemlig, som at du er ophidset, gal eller skælder ud!
10. Lad være med at spamme folk med store vedhæftede filer - og vedhæft så få filer som muligt. Send dem hellere et link! Det mindsker belastningen på alverdens mailservere.
11. Lad være med at sende mails med udvidet distributionsliste. For det første kan alle så se, hvem der helt nøjagtig får mailen, og for det andet kan det give problemer med postsorteringen hos dem, der har sat en regel op for mails fra netop den distributionsliste, du anvender til at sende mailen fra.
12. Lad være med at bruge Besvar alle-funktionen, hvis nogen beder om at blive fjernet fra en af dine distributionslister.
13. Lad være med at bruge nogle af de HTML-baserede "brevpapirskabeloner" med baggrundsbilleder og andet lir, som mange mailprogrammer tilbyder. De kan nemt ødelægges af ældre mailservere på vej til modtageren og derved gøre meddelelsen helt eller delvis ulæselig - og spilde en masse af din tid med at føje smarte formateringer og andre effekter til mailen.
14. Lad være med at bruge alt for sprælske fonte, der er svære at læse.
15. Brug aldrig rød farve til teksten i en mail. Det er svært at læse og kan let opfattes, som om det med rødt er vigtigere end resten af mailen.
Læs også
» 11 tips til at skrive bedre mails
