Artikel top billede

Lad være med at sende mailen, hvis du er vred. Gem mailen som kladde og vend tilbage til den på et senere tidspunkt.

15 ting du aldrig bør gøre når du sender mail

Du skriver sikkert masser af mails hver dag og har retningslinjer for, hvad du bør og ikke bør gøre i en mail. Nej? Her er en liste over nogle af de ting, du i hvert fald IKKE bør gøre.

De fleste mener jo nok, at de er ganske udmærket klar over, hvad der er god tone, og hvad der er mindre heldigt at skrive i en mail - og hvornår og hvordan man sender dem.

Ikke desto mindre sender vi hver dag masser af mails, vi aldrig får svar på eller som bliver misforstået eller måske slet ikke læst af modtageren.

15 gode råd

Vi har samlet en liste med gode råd til, hvad du i hvert fald aldrig bør gøre, når du sender en mail.

1. Send eller besvar aldrig en mail, når du er ophidset eller vred. Skriv hvad du har på hjerte, gem det som en kladde og kig på det, når du har genfundet fatningen igen.

2. Lad være med at være sarkastisk - det kan nemt misforstås af modtagerne.

3. Lad være med at skrive noget til eksterne samarbejdspartnere, som du ikke vil have, at firmaet skal få at vide, du har skrevet. Det kan nemt videresendes til f.eks. din chef eller dine kollegaer af dem, der modtager mailen.

4. Regn ikke med, at du får svar med det samme, hvis du har sendt folk en lang mail. De gemmer den til senere, læser den når de har tid og svarer først derefter.

5. Send ikke en opfølgende mail, hvor du rykker for svar på en mail, dagen efter du sendte den. Får du ikke svar inden for den forventede tidsramme, så prøv at kontakte vedkommende via telefon eller Instant Messaging (Lync, Communicator eller Live Messenger).

6. Sæt ikke din chef i CC på hver eneste mail, du sender.

7. Lad være med at udbede dig en kvittering på modtagelse og læsning af mails, hver gang du sender en mail til folk. Brug det kun på de mails, når du vil være helt sikker på, at folk har modtaget og/eller læst din mail. Modtageren bliver alligevel spurgt, om de ønsker, at du skal have kvitteringen, og gør du det ved hver eneste mail, du sender, bliver det så stort et irritationsmoment for modtagerne, at de konsekvent vælger ikke at sende en kvittering til dig.

8. Lad være med at bruge Høj prioritet i tide og utide - eller måske på alle mails, du sender! Folk lærer hurtigt at ignorere det, når mailen kommer fra dig - og så får det røde udråbstegn for meget "Ulven kommer"-effekt.

9. Skriv ikke din mail med store bogstaver - det fleste tolker det nemlig, som at du er ophidset, gal eller skælder ud!

10. Lad være med at spamme folk med store vedhæftede filer - og vedhæft så få filer som muligt. Send dem hellere et link! Det mindsker belastningen på alverdens mailservere.

11. Lad være med at sende mails med udvidet distributionsliste. For det første kan alle så se, hvem der helt nøjagtig får mailen, og for det andet kan det give problemer med postsorteringen hos dem, der har sat en regel op for mails fra netop den distributionsliste, du anvender til at sende mailen fra.

12. Lad være med at bruge Besvar alle-funktionen, hvis nogen beder om at blive fjernet fra en af dine distributionslister.

13. Lad være med at bruge nogle af de HTML-baserede "brevpapirskabeloner" med baggrundsbilleder og andet lir, som mange mailprogrammer tilbyder. De kan nemt ødelægges af ældre mailservere på vej til modtageren og derved gøre meddelelsen helt eller delvis ulæselig - og spilde en masse af din tid med at føje smarte formateringer og andre effekter til mailen.

14. Lad være med at bruge alt for sprælske fonte, der er svære at læse.

15. Brug aldrig rød farve til teksten i en mail. Det er svært at læse og kan let opfattes, som om det med rødt er vigtigere end resten af mailen.

Læs også

» 11 tips til at skrive bedre mails

» Hvornår bør du IKKE sende en mail?

» Sådan er du sikker på at få svar på din mail




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Hewlett-Packard ApS
Udvikling og salg af software, hardware, konsulentydelser, outsourcing samt service og support.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere