Næstved Kommune er godt i gang med at nedlægge en stor del af sine emailadresser.
I stedet for emailadresserne på kommunens hjemmeside og i skrivelser fra det kommunale væsen vil man fremover finde hyper-links til en postkasse hos Borger.dk. Her kan borgene bruge sikker digital post i et signatur-sikret system drevet af det private firma e-Boks Danmark.
Kommunen har oprettet omkring 80 forskellige postkasser til brug for de forskellige fagområder, hvor det er mest sandsynligt, at der skal udveksles personoplysninger mellem borgeren og kommunen.
Ved at udskifte emails med digital post løser Næstved et overraskende stort problem, som den sydsjællandske kommune og de fleste andre kommunale og statslige instanser har bakset med længe.
Ukrypterede emails er officielt for usikre til, at man må bruge dem til kommunikation mellem borgeren og det offentlige, når korrespondancen indeholder fortrolig, personfølsom information.
Hvis kommunen alligevel svarer på en mail fra borgeren med personfølsomme oplysninger, kommer den på kant med personadatalovgivningen. Alternativet har kommunerne hidtil været at sende et gammeldags papirbrev til borgerne.
Men selvom brevet bragt ud af et rigtigt postbud i nogens øjne har en særlig nostalgisk charme, så koster det en mindre formue at sende, hvis man sammenligner med elektronisk kommunikation.
Ifølge Anders Krabbe Møller, udviklingschef i Næstved Kommunes Borgerservice, er Næstved den første kommune i landet, der erstatter emails med digital post.
"Godt nok har kommunerne oprettet såkaldt sikre e-mailpostkasser, men i praksis har folk ikke kunnet finde ud af det komplicerede tekniske system. Dette var en vigtig årsag til, at stat, regioner og kommuner valgte den fællesoffentlige digitale postløsning," siger han med henvisning til eboks-systemet.
Anders Krabbe Møller siger til ComON, at det har været en stor udfordring for offentlige myndigheder, at opretholde digital kommunikation med borgerne uden at krænke persondata-reglerne.
Tumpet papirsvar
"Jeg gætter på, at man mange steder har bevæget sig ind over grænsen for, hvad man må, og ikke må, uden at være opmærksom på det, eller uden at der blev sagt noget. Borgerne synes jo, det er temmelig tumpet, hvis de får et papirbrev som svar på deres email-henvendelse," siger han.
Næstved Kommune løser ifølge en pressemeddelelse et gammelt dilemma i den offentlige sektor, nemlig ønsket om at kunne skrive digitalt med borgerne - og samtidig overholde lovgivningen.
"Dette har i praksis været umuligt på mange områder, så længe man var afhængig af traditionel usikker e-mail," hedder det.
Brugen af digital post i e-Boks-systemet bliver dog ikke helt gratis. Brugeren - altså kommunen - skal betale et mindre beløb for hver meddelelse, der sendes gennem systemet. De penge bliver til indtjeningen hos det private e-Boks Danmark A/S, der er ejet af Nets og PostDanmark.
Næstved Kommune vil fortsat benytte almindelige emails inden for områder, hvor man ikke forventer at støde på personhenførbare oplysninger, for eksempel når det gælder indfangning af vilde katte.
Anders Krabbe Møller gætter på, at det er mellem 50 og 60 procent af alle henvendelser, som kommunen afsender eller modtager, der indeholder personhenførbare oplysninger.
Dyre Eboks-breve
e-Boks bliver aflønnet pr. forsendes og efter brevets digitale størrelse.
"Det er jo lidt en øv-ting ved den digitale post," erkender Anders Krabbe Møller.
Han er dog overbevidst om, at de priser, kommunen må betale i dag, vil blive betydeligt lavere i fremtiden.
Et to-sidet brev koster kommunen omkring en krone.
"Det bliver da til en del. Prisen ER for høj, men den er sat i en anden tid, og kommer nok ned," siger udviklingschefen.
Næstved Kommune har ikke forretaget beregninger for, hvor meget de samlede omkostninger med afskaffelsen af emails vil løbe op i, men man kalkulerer med, at der ud over betalingen til e-Boks også kommer nogle besparelser ind, når flere og flere af borgerne opretter en digital post-konto hos e-Boks - og dermed gør det muligt for kommunen at spare forsendelsen af et gammeldags papirbrev.
"Der er jo også den mulighed, at folk ringer ind i stedet for. Vi tror, at de nok vil skrive lidt mindre til os, fordi de nu skal logge på. Men det er okay, fordi telefonbetjening er billigere end brevveksling," fortæller Anders Krabbe Møller.
Næstved Kommune sender 3-400.000 breve ud om året. Hver gang man sender ud digitalt i stedet for på papir sparer man 5,50 kr.
