Ramt af alt for meget kommunikation? Sådan har vi grebet det an

Klumme: Sværmen af nye kommunikationskanaler, som blander sig med de traditionelle, gør dit liv til en prøvelse, når alle vil have fat i dig samtidig. Her er et bud på en løsning.

It- og telekommunikationsindustrien er i disse år vidne til en rivende udvikling. Vi får hele tiden nye og anderledes værktøjer at kommunikere, planlægge og koordinere med.

Men der er også en bagside: For nogle gange er det lidt som om, at man er ved at drukne i kommunikation, er det ikke?

Det fænomen, at bægeret nogle gange flyder over med viden og værktøjer, har jeg og et par af mine kollegaer døbt TMC-syndromet.

"Too Much Communication" er et syndrom som rammer både virksomheder og enkeltpersoner. Det synes at ramme på vilkårlige tidspunkter og tvinger os til at tage aktivt stilling til, hvordan vi vil kommunikere. Hvad vil vi opnå, og hvordan vil vi gøre det?

En vigtig del af problemstillingen er, at for mange kommunikationsværktøjer fungerer uafhængigt af hinanden. Jeg møder mange, der kan nikke genkendende til variationer af følgende scenarie:

En brutal tirsdag eftermiddag
En ellers salig tirsdag formiddag bliver brutalt forstyrret af, at begge telefoner pludselig ringer samtidig. I sig selv ikke en symfoni, som ville have gjort Mozart stolt. Idét du besvarer det ene opkald, popper der en besked op på det interne chatsystem. Chefen, der jo ikke kan vide at du taler i telefon, kommer ind på kontoret.

Kort efter kommer den kollega, hvis chatbesked du lystigt er i gang med at ignorere, også ind og bliver en del af kommunikationsfesten. Prikken over i'et bliver sat, da en kunde henvender sig til firmaet på Facebook.

Pyh, man får lyst til noget koldt at drikke bare af at skrive om det.

Indrømmet, det er sjældent, at man bliver overrumplet fra fem forskellige sider på én gang, men to eller tre er jo ikke usædvanligt - og stadig nok til, at man mister både pusten og overblikket.

TMC kunne også være en forkortelse for "Too Many Channels", for dette er halvdelen af problemstillingen: Vi har langt flere værktøjer, end vi har brug for, og mange af dem kæmper hver især en indædt kamp for vores opmærksomhed.

Uden at skulle drage for mange paralleller, er det lidt (og kun lidt) som at have 12 børn. 12 larmende unger, som hver især skal plejes, holdes øje med og tildeles tilstrækkeligt med opmærksomhed. De er egentligt dejlige hver især, men de er ikke ret gode til at tale sammen og give hinanden plads, og dét går ud over os, som kæmper med at holde styr på dem.

Den anden halvdel af problemstillingen er, at kommunikation langt hen ad vejen handler om kultur. Vi har endnu ikke helt fået skabt en kultur omkring, hvordan de mange nye redskaber skal prioriteres, og hvad der skal skæres fra (og det er der noget, der skal).

I min virksomhed er vi gået i gang. De første to skridt
Eftersom der er tale om en kulturel problemstilling, er det - i min optik - langt hen ad vejen en ledelsesudfordring.

Hvis ledelsen i en given virksomhed ikke etablerer et overordnet sæt spilleregler for kommunikation, har medarbejderne hverken mulighed for at navigere igennem eller balancere imellem de mange forskellige værktøjer.

I Cirque har vi taget konsekvensen og taget de første to skridt:

1. Vi har etableret ét medie til intern massekommunikation
Hos os er det forbudt at spamme sine kollegaer med de berømte og berygtede "alle-mails". Med undtagelse af de allermest essentielle beskeder fra ledelsen, foregår al massekommunikation på vores interne social media-platform.

Det tog et par måneder at ændre de kulturelle vaner, men det lykkedes med hjælp fra et par nøje udvalgte forandringsagenter. Belønningen er, som forventet, en betragtelig reduktion af interne mails.

2. Vi anvender kun kommunikationsværktøjer, der forstår hinanden
"Presence"-konceptet - altså at kommunikationsværktøjer viser dine kollegaers tilgængelighed med grøn, gul eller rød - er efterhånden ganske udbredt - specielt på vores breddegrader.

Alligevel fungerer det ikke rigtigt for mange. Hvorfor? Fordi mange Presence-redskaber ikke integrerer hele vejen rundt.

Et godt Presence-redskab skal kunne se, når dine kollegaer er i møde (kalenderintegration), når de har forladt pinden midlertidigt (computeren går i dvale) og når de taler i telefon (telefonisk integration).

Når man kun halvvejs rundt, fungerer det kun halvdelen af tiden. Derudover skal et godt Presence-redskab kunne opfatte statusændringer på tværs af mobile og stationære enheder, så dine kollegaer altid kan se, når du er optaget - også når du bruger din tablet som IP-telefon fra udestuen i sommerhuset.

Nogle virksomheder har fine, funklende PDF-romaner, hvor ekstravagante e-mail-politikker forklares til punkt og prikke med baggrund, formål og eksekveringsbeskrivelse.

Det kan hjælpe - men det er ganske energikrævende at skulle huske 33 e-mail-paragraffer og agere derefter. Vi vælger at følge et par enkle, overordnede spilleregler, som er nemme for vores medarbejdere at huske og agere efter.

I sidste ende handler det jo netop om at skabe det overskud, der synes langt væk, når alle børnene råber i munden på hinanden.


Premium
Digitalisering har været motoren: Landets største virksomheder har hævet produktiviteten med 10 milliarder kroner under corona
Corona-krisen har ført til øget produktivitet og en øget digital indsats. Ny undersøgelse dokumenterer sort på hvidt, at produktiviteten for en række virksomheder er øget under corona.
Computerworld
Det nye MitID er et tigerspring for bedre cybersikkerhed
Klumme: Det nye MitID er en enestående mulighed for et markant løft af it-sikkerheden i danske kommuner. Med baggrund i udfasningen af det nuværende NemID kan de samtidig forbedre og styrke deres it-systemers værn overfor cyberangreb.
CIO
Podcast: Hos Viking Life-Saving Equipment er it gået fra at være backend til at være noget, som kunderne spørger aktivt efter
Podcast, The Digital Edge: Viking leverer en stadig større del af deres produkt som en tjeneste. Som en del af tjenesten tager Viking ansvar for sikkerheden ved at levere, dokumentere og vedligeholde det nødvendige sikkerhedsudstyr. Hør hvordan Henrik Balslev senior digital director hos Viking har løftet den opgave.
Job & Karriere
Regner din ferie væk? Brug tiden på at søge en af disse otte stillinger, der er ledige netop nu
Det sjasker ned over hele Danmark. Du kan bruge de våde sommerdage på at søge et af disse otte job, der er ledige lige nu.
White paper
Sådan: Fem måder at sikre dine medarbejdere på hjemmekontoret
Gennem de seneste år har arbejde hjemmefra vundet langt større gehør, selv i relativt traditionelt indstillede virksomheder, og med Covid-19 blev det i perioder en uomgængelig del af hverdagen. Men alt tyder på, at et langt mere fleksibelt arbejdsliv er kommet for at blive, også når corona slipper sit greb. Hjemme er medarbejderne – og i særdeleshed de systemer og data, de har adgang til – imidlertid langt mere udsatte for cyberangreb end bag virksomhedens firewall og andre sikkerhedsforanstaltninger. På den ene side er der altså behov for let og fleksibel adgang til centrale værktøjer og en udstrakt grad af self-service. På den anden side er det helt afgørende at sikre medarbejder, data og systemer mere grundigt end hidtil – også udenfor virksomhedens eget netværk. I denne hvidbog kan du læse mere om, hvordan værktøjerne i RSA SecurID Access kan være med til at løfte opgaven.