På jagt efter automatisering af idiot-opgaver: Her er to gode, billige løsninger

Klumme: Mange store virksomheder arbejder på at automatisere arbejdsgange og processer. Prisniveauet for løsningerne gør dog ofte, at iværksættere og mindre virksomheder ikke kan være med. Men der findes andre muligheder.

I arbejdslivet er der ikke noget bedre end arbejdsopgaver, der udfører sig selv. Men det er sjældent sådan, at landet ligger.

Mange af os, der arbejder i danske virksomheder, udfører dagligt trivielle og kedelige opgaver som  for eksempel at indtaste information fra et system ind i et andet.

Det kan for eksempel være kontakter fra e-mail, som tastes ind i et CRM-system eller data fra et regneark, der tastes ind i et økonomisystem.

Den slags opgaver udføres i alle størrelser af virksomheder.

Penge og programmering
Mange af de store virksomheder ser på løsninger til hel eller delvis automatisering af den slags kedelige og gentagne opgaver.

Ofte ligger disse løsninger desværre et prisleje, hvor iværksætteren eller den mindre virksomhed (eller afdeling i en større virksomhed) ikke kan (eller vil) være med.

Et andet problem, som jeg selv er stødt på flere gange, er, at hvis man vil have forskellige systemer til at tale sammen, er der ofte behov for, at der skal udvikles og programmeres noget.

Jeg stoppede selv med at programmere for en del år siden, og jeg er derfor ikke længere ajour med nye sprog og metoder. Så denne udfordring har stoppet mange af mine egne idéer til projekter og smarte tidsbesparende måder at udføre mine opgaver på. 

Problemet opstod igen
For kort tid siden stod jeg med udfordringen igen.

For at markedsføre og sælge pladser på et nyt kursus, jeg havde udarbejdet i firmaet, havde jeg oprettet og designet en landing page med en formular, hvor man kunne tilmelde sig.

Den løsning, jeg havde brugt til min landing page (Unbounce.com), tilbød, at jeg kunne downloade et regneark med information om dem, som havde udfyldt kontaktformularen.

Dette betød, at jeg selv skulle indtaste oplysningerne om de tilmeldte i vores økonomisystem.

Unbounce er en online-løsning, og det samme er vores økonomisystem. Jeg ved, at vi ikke er alene om at gøre det på den måde.

Brug af onlineløsninger til alverdens formål i mindre virksomheder er nærmest blevet normen. Og præcis dette gør, at der er dukket nogle meget spændende nye online-løsninger, op der kan supplere og forbinde én løsning med en anden.

Brug for eksempel IFTTT
For noget tid siden stiftede jeg bekendtskab med IFTTT (If This Then That), der er et online-automatiseringsværktøj.

Den grundlæggende tanke med IFTTT er at forbinde en hændelse i ét system, program eller gadget med en hændelse i ét andet system, program eller gadget.

Man kan vælge at bruge "opskrifter," der allerede er oprettet af andre brugere, eller man kan oprette sine helt egne.

For eksempel kan du få IFTTT til at holde øje med, om du bliver tagget i et billede på Facebook, og så automatisk få det gemt på din telefon eller i Dropbox.

Du kan også få en besked, hvis det bliver regn i løbet af dagen, eller du kan få lyset i dit hus til at tænde automatisk, når du nærmer dig hjemmet.

Der er kort sagt rigtig mange muligheder. 

Sådan gør jeg
Jeg bruger personligt IFTTT til at holde øje med relevante nyheder og sende mig dem per mail.

Jeg har også opskrifter, der automatisk poster mine blogopslag på forskellige sociale medier. Så slipper jeg for at bruge tid på det selv.

En kendt politiker, som jeg er konsulent for, bruger IFTTT til at holde øje med bestemte nyhedsmedier og Twitter.

Når hans navn nævnes, kommer der automatisk et opslag på en fan-side på Facebook .

Når man først er kommet i gang, er konceptet ret enkelt at forstå. Hvis dette sker, så gør dette (If This - Then That).

Efter at have brugt timer på at "lege" med IFTTT, mente jeg, at der manglede en række mere forretningsmæssige opskrifter.

Brug for eksempel Zapier
Efter lidt søgning fandt jeg Zapier. Konceptet er det samme som IFTTT, men her er der næsten kun fokus på automatisering af opgaver i virksomheder.

Hos Zapier kan man lave opskrifter, der forbinder en meget lang række online-værktøjer og -systemer med hinanden.

Det gælder for eksempel Google Sheets, Trello, Evernote, MailChimp, Twitter, Gmail, Salesforce og næsten alle løsninger med et web-api.

Eksempelvis kan man nemt få data fra en formular til automatisk at ende i CRM-systemet. Eller få e-mails til at ende i et supportværktøj som ZenDesk.

Mulighederne synes igen uendelige. Det er bare om at se nærmere på mulighederne.

På Zapier får man også et hav af færdige opskrifter at vælge imellem (eller Zaps, som de selv kalder dem) .

Godt til ptototyping
Det viste sig også, at Zapier er et ret godt sted at "prototype".

Har du en idé til noget "online", kan dette være stedet, du kan få den til at ske. Endda helt uden at skulle ud og hyre en webprogrammør.

Jeg havde selv behov for at få data fra en udfyldt formular til at gøre noget for mig. Jeg skrev først en opskrift, der forbandt JotForm med Google Sheets.

Enhver ny formular, der blev indsendt, endte i et Google regneark. Herefter fik jeg en anden opskrift til at holde øje med nye linjer i samme regneark og derefter gøre noget med data fra formularen.

En lille simpel opgave, som ikke "bare lige" kunne lade sig gøre i mit CMS uden programmering. Men det viste sig, at problemet var løst på cirka 15 minutter med Zapier.

Sådan klarede jeg mit problem
For at vende tilbage til min udfordring i begyndelsen, så fandt jeg ud af, at landing page-løsningen Unbounce også tilbød at poste informationer om tilmeldinger til en URL.

På baggrund af denne mulighed viste det sig, at der også var en integration til Unbounce i Zapier.

Så jeg fulgte vejledningen i at oprette forbindelse til Unbounce, og snart efter var mine muligheder uendelige.

Vores online-økonomisystem havde selvfølgelig et API i form af en webservice.

Efter jeg fik lukket op for API'et til økonomisystemet, gik der cirka 20 minutter, før jeg havde oprettet min egen integration mellem data fra vores landingpage og økonomisystemet.

Denne integration gjorde, at kunderne automatisk blev oprettet i økonomisystemer, og at der blev dannet og sendt en faktura via e-mail. Det var i al beskedenhed rigtig smart. 

"Det klarer jeg da lige på 20 minutter"
Er du it-mand, så prøv lige at forestille dig, hvad du ville have svaret, hvis en fra marketing spurgte dig, om du lige kunne sørge for, at kontakterne fra deres mærkelige marketingplatform kom ind i virksomhedens økonomisystem.

Jeg tror næppe, dit svar ville være: "Det tager cirka 20 minutter, så det gør jeg lige om lidt...".

Men det kan måske snart blive din virkelighed, og atter vil it blive virksomhedens helte og få ufattelig rigdom og berømmelse.

Okay, der er måske en grænse, men mulighederne med disse nye "middleware-løsninger" er mange, og jeg forudser, at de vil blive en del af mange virksomheders online- og it-strategier inden for de næste par år.

Gå på opdagelse
Jeg kan varmt anbefale mindre og mellemstore virksomheder at se nærmere på mulighederne med Zapier.

Det er gratis at oprette en konto og gå på opdagelse. Dog med visse begrænsninger.

Det koster lidt at være "rigtigt" medlem, men hvis du finder smarte opskrifter, der kan spare dig for timevis af manuelt arbejde, er det givet virkeligt godt ud.

På sitet kan du også læse deres blog, der har rigtig mange gode tips og idéer, og du kan læse brugercases og få inspiration. Bare find den online-app, du arbejder mest med, og lad dig blive inspireret.

mest debatterede artikler

Premium
Grundfos fyrer to-cifret antal it-medarbejdere i stor omstrukturering
Den store fyringsrunde i Grundfos i september har fået konsekvenser for selskabets it-afdeling, der bliver beskåret. Et to-cifret antal it-medarbejdere er blevet opsagt.
Computerworld
Stein Bagger gør comeback i ny branche: "De lignede et mafiahold, førte sig frem som nyrige og plaprede løs om urealistiske drømme"
Stein Bagger har skiftet navn og fører sig nu frem i store biler i en helt ny branche, skriver en dansk avis.
CIO
Podcast: Her er seks gode råd om ledelse og digitalisering fra danske top-CIO'er
The Digital Edge: Vi har talt med 17 af Danmarks dygtigste digitale ledere - og samlet deres seks bedste råd om digitalisering og ledelse. Få alle rådene på 26 minutter i denne episode af podcasten The Digital Edge.
Job & Karriere
Se Waoos forklaring: Derfor har selskabet fyret topchef Jørgen Stensgaard med omgående virkning
Waaos bestyrelse opsiger fiberselskabets topchef, Jørgen Stensgaard, der fratræder med omgående virkning. Se hele forklaringen fra Waao her.
White paper
Kan Microsoft 365 styrke sikkerheden på hjemmearbejdspladsen?
Microsoft 365 er både Officeapplikationer og produktivitet – men også meget mere end det! Med Microsoft 365 får du faktisk adgang til en lang række sikkerhedsydelser, der kan øge modstandsdygtigheden i tilfælde af cyberangreb. Mange af tjenesterne er særligt velegnede til at styrke sikkerheden, når medarbejderne arbejder hjemmefra. Samtidig gør Microsoft 365 det lettere at sikre adgangen til virksomhedens systemer, beskytte kundedata og forebygger, opsporer og automatiserer reaktioner på avancerede trusler. Microsoft 365 tilbyder over 50 forskellige sikkerhedsydelser, og denne guide er skrevet med henblik på at øge forståelsen for, hvordan de fungerer og kan være med til at optimere sikkerheden i din virksomhed.