Artikel top billede

Dårlige it-løsninger har rod i rigide kravspecifikationer

Klumme: Fremfor kravspecifikationer, som ingen alligevel forstår, skal vi udarbejde en model, der ikke bare kan bruges i praksis, men som på kort tid også give brugerne en vurdering af, om systemet rent faktisk skaber værdi. Vi har ikke udviklet os synderligt i processen bag udvikling af it i 40 år. Er det ikke ved at være på tide?

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.

”Alle vil udvikling – ingen vil forandring”.

Sådan lyder Søren Kirkegaards kendte citat, som i dag egner sig rigtig fint til at beskrive måden, vi tænker it på.

Vi udvikler grundlæggende stadig it-systemer, som vi gjorde for 40 år siden. På trods af, at it og digitalisering i nogen grad fortsat er begunstiget med en position som ”det nye”, er vores dårlige og forældede it ved at blive et reelt samfundsproblem.

Der er selvfølgelig fordele ved at gøre, som man gør i dag og har gjort længe: De krav, man udspecificerer, bliver mødt (ellers vinder man som oftest ikke udbuddet), det er relativt nemt for ledelsen at stå for processen uden at inddrage for mange ressourcer fra driften, og en lang række offentlige medarbejdere og ledere har stor erfaring med at køre udbudsprocesser på denne måde.

Samlet set opvejer disse fordele dog ikke ulemperne – og de giver it-ledelsen en falsk følelse af kontrol.

En stor del af årsagen skal findes i den rigide måde, kravspecifikationer udarbejdes på. Lad os tage den offentlige sektor i Danmark som eksempel.

Lad os sige at virksomhed X har vundet et stort og flot projekt om at bygge et nyt it-system til en offentlig institution med nogle specifikke krav til, hvad det nye system skal kunne. Efter længere tids arbejde er det nye, skræddersyede system klar til brug.

Problemet er ...

Der er bare to centrale udfordringer:

1) Det er svært at formulere krav, så løsningen ender med at skabe værdi for medarbejderne og rent faktisk passe til deres behov.

2) På de to år der i gennemsnit går, fra et udbud påbegyndes til ydelsen er leveret, sker der så meget inden for myndighedskrav, teknologi, arbejdsgange og samfundet generelt, at vi kommer til at stå tilbage med en løsning, der allerede er på vej på alderdomshjem, inden den er færdigudviklet.

Men selvom den klassiske kravsspecifikation er død, findes der alternativer.

Man kan i kravspecifikationerne stille øgede krav til, at løsningerne skal være fleksible, og at man let kan iterere på selv de mest grundlæggende funktioner i systemet. Og så skal man selvfølgelig vægte dette krav højt, så det tæller i beslutningen.

På den måde kan man sikre, at man får et slutprodukt, som kan tilpasses virkeligheden, og at vi står tilbage med langt mere tidløse løsninger, som vi kan videreudvikle på.

Samtidig sikrer man, at løsningen kan tilpasses medarbejdernes hverdag løbende – og at medarbejderne selv kan påvirke, hvordan systemerne understøtter deres arbejde.

I den optimale verden

I den optimale verden – som forhåbentlig ikke er alt for langt ude i fremtiden – er selve formatet for kravspecifikationen langt mere fleksibelt end i dag, så man kan bygge en ”model” af systemet, før man går i gang med at bygge selve systemet.

Det samme gør en arkitekt, når de skal lave en bygning. Der bliver udarbejdet en model, der taler til vores sanser frem for vores ord. Og i bilproduktionen hvor man modellerer bilen i ler i 1:1 så den kan opleves, før den færdige bil laves på samlebåndet.

Samme tankegang bør være til stede, når vi laver nyt it-systemer.

Fremfor kravspecifikationer, som ingen alligevel forstår, skal vi udarbejde en model, der ikke bare kan bruges i praksis, men på kort tid også give brugerne en vurdering af, om systemet rent faktisk skaber værdi.

Vi skal lave en model af it-systemet i 1:1 allerede i kravfasen.

Selvfølgelig er det ikke noget, der bliver ændret fra den ene dag til den anden.

Udfordringen er samtidig, at udbredelsen kommer til at kræve flere kompetencer, hvis det skal lykkes. Det er en ny måde at gøre det på, der kræver tilvænning. ”Alle vil udvikling – ingen vil forandring”.

Det kan virke skræmmende, men så snart implementeringen sker, er det netop, at processen bliver optimeret og forandringen ikke længere vil være skræmmende, men forståelig og tilgængelig.

Vi har ikke udviklet os synderligt i processen bag udvikling af it i 40 år. Er det ikke ved at være på tide?

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.