"Den bedste it-investering? Ja, det må være WPA-projektet."
Flemming Eilsø, afdelingsleder hos Elgården i Svendborg, peger på et system til virksomhedens montører, da Business Center spørger, hvilken it-investering der har været den bedste for virksomheden.
Danskudviklet prisvindende system
WPA-projektet som Flemming Eilsø refererer til er fra den danske softwarevirksomhed WPA Mobile. WPA står for Wireless Pocket Applications. Tilbage i 2005 vandt WPA Mobile en Microsoft-pris for teknisk innovation i sine produkter.
Elgården i Svendborg startede så småt med at anvende WPA-systemet for tre år siden, men kom først rigtigt i gang med at anvende systemet for halvandet år siden. Der er tale om et mobilt system, hvor El-gårdens montører registrerer time- og materialeforbrug ved hjælp af en lille bærbar computer, når de er ude hos en kunde.
Systemet har nedbragt faktureringstiden væsentligt for den sydfynske virksomhed, da registreringen af time- og vare-forbrug nu sker, så snart opgaven er afsluttet. De registrerede timer og vareforbrug ryger ind i virksomhedens økonomisystem DAX (udspringer af det tidligere Axapta), hvorefter der kan dannes en faktura. Det giver mulighed for at sende en faktura samme dag, hvor der førhen kunne gå flere uger.
"I gamle dage havde vi en masse papirarbejde med arbejdssedler sidst på ugen. De manuelt udfyldte sedler skulle tastes ind, før fakturaen kunne laves og sendes ud. Der kunne være problemer med at læse, hvad der stod på sedlerne. I dag kan vi hurtigere få pengene i kassen. Hvis montøren sendes ud fra morgenstunden og er færdig kl. 12, kan kunden få fakturaen samme dag via email," siger Flemming Eilsø.
Kunder vil stadig have papir-faktura
Det er endnu ikke så mange fakturaer, der sendes per email, men det skyldes mere praktiske problemer med at få kundernes email-adresser, ligesom enkelte stadig foretrækker at få faktura på papir.
Offentlige kunder er forlængst gået væk fra papirfakturaer. Siden 2005 har det været et krav, at regninger til det offentlige skal fremsendes som en e-faktura.
Det er ikke et problem for El-gården Svendborg, da det håndteres stort set automatisk af virksomhedens økonomisystem.
"Alle store kunder har typisk e-faktura. Vi sender e-faktura til eksempelvis Svendborg Kommune, Vejdirektoratet, Svendborg Vand og andre. Det håndteres automatisk af DAX-systemet. Vi skal bare give EAN-nummeret," fortæller Flemming Eilsø.
Sådan fungerer det mobile system
Systemet fra WPA Mobile giver også Flemming Eilsø et bedre overblik over El-Gårdens daglige opgaver fra kontoret på Fåborgvej i Svendborg.
"Jeg kan se, hvilke montører jeg har til rådighed. Når jeg aktiverer en ordre, kan den første montør, der tager den, få den. Jeg kan se, at de har taget den, og ordren ændrer løbende farve, efter hvilken tilstand ordren har," forklarer Flemming Eilsø.
Valget mellem pda og lille computer
Oprindeligt overvejede El-gården Svendborg at anvende små håndholdte computere som PDA'er, men i stedet valgte virksomheden små bærbare Lenovo-computere med 10-tommers skærme. Det skete blandt andet for at give en montørerne en bedre skærm og et godt tastatur.
"Det er godt med et rigtigt tastatur. Montørerne skal mange gange skrive noget tekst om, hvad de har lavet hos kunden. Der er også en større skærm. For de lidt ældre montører var det lidt nemmere," forklarer Flemming Eilsø.
Til den lille bærbare har montørerne også en håndscanner med usb-stik, der nemt kan tilsluttes computeren. Med den kan de fra et katalog scanne vareforbrug og hvilken type arbejde, de har udført.
"De har et hæfte, hvor de kan vælge den type montørarbejde, de har udført," siger Flemming Eilsø.
iPhone eller iPad fremover?
Selv om El-gården i første omgang fravalgte den mindre computerstørrelse, overvejer virksomheden at se på den nyeste generation af håndholdte i form af smartphones og den lidt større iPad.
"Nu med iPhone og iPad er det nemmere. iPad kan måske anvendes fremadrettet. WPA-systemet er beregnet til at blive anvendt med en touch-skærm. Måske vil vi teste det af næste år. Vi kan prøve at se, hvordan det fungerer hos nogle af de yngre montører. Vi skal jo også se, om de kan holde til vores brug," siger Flemming Eilsø.
Spørgsmålet er, om iPhone og Ipad er robuste nok til at blive anvendt af El-gården Svendborgs ansatte.
IT-udfordringer fremover
Flemming Eilsø overvejer for tiden, om det nuværende DAX-økonomisystem skal udskiftes med C5 eller Navision.
"De har en speciel udgave rettet mod el-branchen, der passer os bedre," forklarer han.
Han overvejer også, om El-gården skal investere i specielle kalkulationsprogrammer til at udregne tilbud.
"Vi anvender Excel som kalkulationsprogram i dag. Der er lavet specialprogrammer inden for vores branche, der kan gøre tilbudsgivning mere effektiv, men jeg har ikke set så meget på det endnu," siger Flemming Eilsø.
