Det kan være dyrt, hvis du ikke har styr på dine softwarelicenser.
Eksempelvis kan du risikere at komme til at betale penge til softwareleverandøren, hvis du ikke har alle de nødvendige licenser til den software, som du anvender.
Har du fem enkeltbruger-licenser til et tekstbehandlings-program, går det ikke at have det installeret på 10 forskellige computere.
I tilfælde af en sådan underlicensering kan softwareleverandøren kræve betaling for de manglende fem licenser samt opkræve et erstatningsbeløb.
Tilsvarende snyder du dig selv, hvis du har købt 15 enkeltbrugerlicenser til tekstbehandlingsprogrammet, men kun anvender det på 10 forskellige computere.
I tilfælde af en sådan overlicensering betaler du for fem licenser, uden at du får gavn af dem. Det er penge ud af vinduet.
Det er derfor en god idé at holde øje med, hvor mange softwarelicenser du har, og hvor mange kopier af et program der er i anvendelse i virksomheden.
Tæl op og sammenlign med softwarelicenser
Business Software Alliance (BSA), der er softwarebranchens talerør, når det blandt andet gælder softwarelicensering, anbefaler at også mindre virksomheder ofrer lidt tid på at få et overblik over anvendte programmer og tilhørende licenser.
BSA anbefaler, at virksomheder etablerer en såkaldt Software Asset Management (SAM) process. Det lyder måske besværligt, men i realiteten handler det om noget helt enkelt; sørg for at have det samme antal licenser som antallet af programmer, du anvender i virksomheden.
Optæl softwareprogrammer, der anvendes i virksomheden
Først skal du finde du ud af, hvilken software der er installeret på virksomhedens servere, pc'er, bærbare, iPads og tablet-pc'er.
Har du blot en enkelt eller to pc'er i din virksomhed, er det noget, der kan gøres manuelt, men har du en eller flere servere samt en række arbejds-pc'er, er det en fordel at anvende programmer, der automatisk indsamler information om, hvilken software I har installeret.
BSA har samlet links til en række gratis værktøjer, der kan hjælpe dig med at få en samlet opgørelse over alle de programmer, I har i virksomheden. Glem ikke at tælle softwaren på bærbare i forskellige afskygninger med.
Krydstjek dine licenser med din software
Når du har tjek på, hvilken software der er installeret på din virksomheds computere, skal du sikre dig, at du også har licenser til alle programmerne.
Hvis softwaren allerede var installeret, da du købte eller leasede computerne, bør du grundigt gennemgå din aftale med leverandøren for at sikre, at du også har licenserne for den installerede software.
Når I har identificeret det præcise antal programmer, I anvender i virksomheden og har tjekket antallet af softwarelicenser, burde I kunne finde ud af, om I er underlicenseret, overlicenseret eller har helt styr på licenserne.
Licensaftaler kan være komplicerede
Licensaftaler kan dog være komplicerede, så det er ikke altid så enkelt, som vi lige har beskrevet.
De mest simple licensaftaler er enkeltbrugerlicenser, der i princippet giver ret til anvendelse på én computer. De fleste virksomheder har såkaldte volumenlicenser, der giver ret til et antal installationer og et antal brugere af et program. Her kan det begynde at blive kompliceret. Hvis I anvender virtualiseringsteknologi er det med til at forplumre billedet yderligere.
Er du i tvivl om noget i licensaftalen, anbefaler BSA, at du kontakter din softwareforhandler eller softwareproducenten.
Her kan Business Center tilføje, at det er vigtigt, at du får skriftlige svar på afklarende spørgsmål, så det kan bruges som dokumentation, hvis der efterfølgende opstår tvivl om fortolkningen af licensbetingelser.
De mere komplicerede licensaftaler er dog noget, som mest rammer de store virksomheder, der kan blive udsat for voldsomme erstatningskrav fra leverandørerne.
Danske Coop blev eksempelvis mødt af et stort tre-cifret millionbeløb i erstatningskrav fra en software-leverandør sidste år.
Den slags krav vil mindre virksomheder ikke blive udsat for, men ved at have styr på licenserne kan I undgå ubehagelige overraskelser.
(Hvis du har erfaringer med unødvendigt komplicerede licensbetingelser for mindre virksomheder, vil jeg meget gerne høre fra dig. Skriv til Dan Mygind )
Du bør derfor altid læse din licensaftale, selv om det er tør læsning, da den fastsætter de præcise vilkår for din ret til at benytte softwaren.
Dernæst er det vigtigt, at I har nogle retningslinjer for de ansatte, der sikrer, at I ikke kommer til at overtræde licensbetingelserne.
Installer ikke bare ukritisk fra nettet
Selv om det måske er sund fornuft, at medarbejdere ikke bare downloader og installerer alle mulige programmer fra internettet, så bør du skrive den slags ned og sikre, at dine medarbejdere er opmærksomme på reglerne.
Det skal ikke være en lang uforståelig smøre, men en række konkrete anvisninger om, hvordan I anvender softwareprogrammer i virksomheden.
Hvordan håndterer I eksempelvis medarbejdere, der tager deres egne software-programmer eller bærbare med på arbejde? Er de licenserede? Og virus-fri?
SAM som naturlig del af virksomheden
Sørg for løbende at vedligeholde software-politikken. Hvilken betydning kommer tablet-pc'er og smartphones eksempelvis til at få på jeres software-anvendelse?
Det er nødvendigt løbende at gennemgå antallet af softwarelicenser og installerede softwareprogrammer, når I får nye maskiner eller køber ny software.
Det er dumt at være overlicenseret. Så betaler I for software, som I ikke anvender.
Tilsvarende er det ærgerligt og dyrt at være underlicenseret. I risikerer at skulle betale erstatning til en softwareleverandør, fordi I ikke har haft styr på softwarelicenserne.
