Få styr på arbejdsmiljøet med onlinesystem
For små virksomheder er det ofte en stor administrativ byrde at skulle forholde sig til de lovpligtige indberetninger, som staten stiller krav om.
Blandt andet stiller lovgivningen om arbejdsmiljø krav om, at der skal udarbejdes en arbejdspladsvurdering (APV). Ifølge Arbejdstilsynet skal en virksomhed ikke kun se arbejdspladsvurderingen som en forpligtigelse.
"APV'en er ikke bare en forpligtelse, som virksomheden har i forhold til arbejdsmiljølovgivningen. APV'en er et værktøj, som virksomheden kan bruge til at sætte sit arbejde med arbejdsmiljøet i system, og som kan bidrage til et godt arbejdsmiljø," hedder det på Arbejdstilsynets website.
For mindre virksomheder kan indsamling og efterbehandling af information til en arbejdspladsvurdering dog være en tidskrævende proces.
For den mindre virksomhed Responsum, som varetager telefonpasning for virksomhedens kunder, var arbejdspladsvurdering et stort irritationsmoment.
Arbejdspladsvurderingen foregik ved hjælp af spørgeskemaer på papir, der blev delt ud til medarbejderne. Medarbejderne udfyldte skemaerne og så gik administrationschef Steen Løcke ellers i gang med at efterbehandle spørgeskemaerne.
Spild af tid - men lovpligtig
"Vi brugte uforholdsmæssigt meget tid på noget, der i bund og grund er spild af tid," siger Steen Løcke. Han mener, at arbejdspladsvurderingen er overflødig.
"Jeg har ikke fantasi til, at arbejdspladser i dag ikke gør alt hvad de kan for at have et godt arbejdsmiljø. Det er en forudsætning for tilfredse medarbejdere," siger Steen Løcke.
Da arbejdspladsvurderinger er lovpligtige, er der dog ingen vej udenom. Hvis Arbejdstilsynet kommer på besøg, skal en virksomhed kunne præsentere en opdateret arbejdspladsvurdering.
Online-baseret løsning
For nogle år siden skiftede Responsum den manuelle APV-proces ud med det online-baserede system APV-Kvik for at reducere den administrative byrde.
Nu kan Responsums medarbejdere gå ind via Responsums intranet og udfylde spørgeskemaerne.
Medarbejderne bruger omkring 20 minutter på at udfylde spørgeskemaet to gange årligt. Det er omkring den samme tid, som de brugte på den papirbaserede udgave. Til gengæld slipper Steen Løcke så for den manuelle efterbehandling af spørgeskemaerne, da det foregår automatisk via APV-Kvik.
APV-Kvik baserer sit online system på APV-tjeklister til brug i mindre virksomheder fra Arbejdstilsynet. Der er mulighed for løbende at tilrette spørgeskemaerne til den konkrete virksomheds behov.
Gratis prøveperiode - dyr helpdesk
Der er tre forskellige versioner af APV-Kvik: En standard, APV-Kvik+ samt APV-Pro.
Standard-versionen koster 99 kroner per måned. Business Center blev overrasket over den relativt høje pris for support via helpdesk, som man skal betale for standard-versionen: 800 kroner per påbegyndt time.
Helpdesk-support er inkluderet i APV-Kvik+ og APV-Kvik Pro som koster henholdsvis 299 kroner per måned og 599 kroner per måned.
Responsum anvender standard-versionen af APV-Kvik, men
da virksomheden endnu ikke har haft brug for at anvende help-desk'en, har prisen for helpdesk-support ikke været et problem for Steen Løcke.
"Hvis man er vant til at arbejde med webbaserede systemer, er det meget enkelt," siger Steen Løcke, der er meget tilfreds med APV-Kvik.
Responsum anvender også andre webbaserede systemer som e-conomic.dk. Det sker som led i en bevidst strategi om at undgå selv at vedligeholde servere og systemer.
Hvis du også synes, at arbejdspladsvurdering er en administrativ byrde, er det måske en ide at prøve APV-Kvik gratis i 14 dage og se, om det kan reducere dit administrative arbejde.
