Læs også: Sådan pepper du din ESDH-løsning op
Meget kan gå galt med en ESDH-løsning, der er blevet implementeret.
Det viser en ny masterafhandling, der peger på en stribe barrierer for løbende forbedringer af systemet.
Forfatteren er Marlene Thøgersen fra CIBER Danmark, der har skrevet afhandlingen på Roskilde Universitet, hvor hun har lavet undersøgelser hos blandt andre departementerne i Indenrigs- og Sundhedsministeriet, Kulturministeriet og SKAT.
Resultaterne viser, at mindst syv væsentlige faktorer på sigt kan sende din ESDH-løsning i graven.
Eller i hvert fald tage pusten helt ud af effektiviseringer og andre gevinster, man ellers forventer af et sådan system.
"Pointen er, at hvis ikke ESDH-løsningen videreudvikles i samme takt som organisationen udvikler sig, forældes ESDH-løsningen", forklarer Marlene Thøgersen.
I værste fald
I værste fald kan det betyde dobbeltarbejde.
I den forstand, at i stedet for at udføre arbejdet i selve ESDH-systemet, så arbejder brugeren uden om systemet på for eksempvel fildrev, hvor de skriver alle deres dokumenter og arbejder med sager i filmapper, og først når sagen reelt er afsluttet eller et dokument er endeligt, flyttes en kopi over i ESDH-systemet.
Ideen med ESDH er i dag, at brugerne arbejder via ESDH, så al deres arbejde hele tiden er understøttet af ESDH, men hvis det er dels for besværligt, dels at for eksempel de forkerte felter ikke findes på sagerne eller de opdaterede dokumentskabeloner, så finder brugerne deres egne veje, når de skal løse deres opgaver, forklarer hun.
Alle beslutninger i sagsbehandlingen skal registreres, så brugeren slipper ikke for at uploade dem til systemet i sidste ende, forklarer Marlene Thøgersen.
Læs de syv barrierer på næste side.
De syv barrierer
1. Dekobling mellem ledelse og ESDH-driftsorganisation.
Uden ESDH på ledelsens dagsorden, mangler en ESDH-driftsorganisation ofte både vision, beslutningskompetence og ressourcer til at kunne videreudvikle ESDH-løsningen.
2. Dårligt og langsommeligt samarbejde med leverandøren.
Besværlige og lange fejlretningsprocesser dræner energien og økonomien, der kunne være anvendt til proaktive forbedringer i ESDH-løsningen.
3. Utilstrækkelige ressourcer forhindrer en tæt kobling til brugerne.
Manglende ressourcer i ESDH-driftsorganisationen kan betyde, at brugernes forbedringsidéer ikke indhentes og tages i betragtning.
4. Ingen tildeling af fast forbedringsbudget.
Uden mad og drikke dur helten ikke. Hvis ikke ESDH tildeles et fast budget til videreudvikling af løsningen, er det op ad bakke at implementere forbedringer.
5. Udefrakommende påvirkninger ændrer prioritering af ESDH-opgaver.
Udefra kommende ting, som tilførsel af nye arbejdsopgaver ved ministereiesammenlægninger, kan ændre i organisationens prioritering af opgaver hvor ESDH-tiltag, der ikke af kritiske, nedprioriteres.
6. Ingen forbedringsansvarlig i ESDH-driftsorganisationen.
Det er ikke tilstrækkeligt alene at have en teknisk systemejer for ESDH-løsningen. Hvis ikke organisationen tager ejerskab for ESDH-løsningen gennem en forbedringsansvarlig/forandringsleder, løftes de processuelle ESDH-forbedringsopgaver ikke.
7. Modstand mod forandring grundet ændringer i forretningsprocesserne.
En klassiker. Man bliver nødt til at tage os vanemenneskers trang til ikke at ændre noget alvorligt. Uden en forbedringsansvarlig/forandringsleder falder forankringsopgaven og nedbrydningen af den klassiske modstand typisk mellem flere stole.
Du kan læse om flere barrierer her, hvor hele afhandlingen kan downloades.
