En ny undersøgelse viser at der er stor forskel på holdningen til e-mail som kommunikationsmiddel i de forskellige aldersgrupper. De adspurgte på 55-60 år mener ikke, at man kan komme uden om e-mail som kommunikationsform, mens de 20-årige foretrækker chat-programmer fremfor elektronisk post. De 30-årige foretrækker at man bruger telefonen og telekonferencer som primær kommunikationsform.
Rundspørgen fra headset-leverandøren Plantronics er gennemført blandt udvalgte medarbejdere fra bl.a. Siemens, Xerox, PWC, Itera og Ergotel.
»I Xerox arbejder vi meget med personlig kommunikation og bruger dagligt chat-programer til korte forespørgsler. Vi gør også meget ud af, at henvende os personligt internt i virksomheden og benytte telefonen eksternt, når e-mails er ved at tage over,« siger en af de unge adspurgte, Mia Thomsen fra Xerox.
Plantronics offentliggjorde forleden en undersøgelse fra Henley Management College i England, der fortæller, at man typisk bruger ti år af sit arbejdsliv på e-mail og deraf mere end tre år på ligegyldige e-mails. Det er med til at skabe unødvendig stress på arbejdspladsen.
»Der er mange forskellige bud på, hvordan man kan nedsætte stressniveauet hos medarbejderne. Et godt råd er, at lukke af for kommunikation hos de enkelte medarbejdere - e-mail, telefonopkald, IM og andre forstyrrelser - i nogle perioder på dagen, f.eks. to til tre timer ad gangen. Det giver medarbejderen mulighed for at fordybe sig i sit arbejde. Dernæst bør man bruge telefonen mere, da man kan klare dialoger hurtigere, man undgår lettere misforståelser og desuden styrker man sit sociale netværk,« siger Tine Kjær, marketingschef i Plantronics-distributøren Ergotel.
Hun har fem gode råd til, hvordan man kan undgå e-mail stress:
1. Lad ikke indbakken diktere din dag. Afsæt tidspunkter på dagen, hvor du tjekker og besvarer e-mails.
2. Overvej den bedste måde at kommunikere på i situationen. Benyt telefonen til diskuterende samtaler og brug i stedet e-mail til at bekræfte de aftalte punkter.
3. Afbryd din automatiske e-mail alert, da den kan være enormt distraherende.
4. Få ikke den vane at besvare e-mails med det samme, de kommer ind, da du kan skabe en forventning, som du ikke kan opretholde.
5. Kopier ikke alle på dine e-mail svar.
