Dokumentet lader sig hverken læse, redigere, kopiere eller videresende, med mindre det får et klarsignal fra RMS-tjenesten. Samtidig kan dokumentets ejer vælge at give dokumentet en specifik »levetid«, hvorefter dokumentet er ulæseligt.
Med den nye software håber Microsoft at kunne sætte en stopper for eksempelvis informationslækager, hvor interne memoer slipper ud af virksomheden og kommer i forkerte hænder. Microsoft fortæller, at en tidlig beta af RMS softwaren til Windows Server 2003 vil være tilgængelig i løbet af andet kvartal.
Samtidig lancerer Microsoft to udviklingsværktøjer, der skal hjælpe udviklere med at bygge RMS ind i applikationerne.
RMS er et resultat af Microsofts sikkerhedsprogram »Trustworthy Computing«, der blev bekendtgjort sidste år.
