Du skal tænke dig om, når du deler dine filer.
Det kan eksempelvis være særdeles dumt at sende et notat eller en jobansøgning som et Word-dokument. Årsagen er, at Word-dokumenter gemmer på en lang række såkaldte metadata, der kan indeholde informationer, som du ikke ønsker skal ud.
Metadata er en slags digitale fingeraftryk, som du ofte ikke vil opdage ved første øjekast, men som ret let kan findes frem.
Hvis du i Word går ind i menuen "Filer" og derefter vælger punktet "Egenskaber", kan du se nogle af de mest basale metadata. De fortæller blandt andet, hvilken computer dokumentet er oprettet på, af hvem og hvornår.
Men i nogle tilfælde er det også muligt at finde kommentarer, som andre brugere på et tidspunkt har indsat, og du kan også finde tekst, der tidligere er blevet slettet.
Herhjemme står tidligere statsminister Anders Fogh Rasmussen for et af de mest berygtede eksempler på et dokument-koks.
I 2004 udsendte Statsministeriet et Word-dokument med statsministerens nytårstale til pressen. Men med få museklik kunne journalisterne efterfølgende afsløre, at dokumentet var oprettet af den liberale debattør og daværende erhvervsjuridisk chef i Dansk Industri Christopher Arzrouni. Og blot to år tidligere kunne journalister ved hjælp af samme metode finde frem til slettede passager af Anders Fogh Rasmussens åbningstale i Folketinget.
Sådan gemmer du som pdf-fil
Du kan blandt mindske din risiko for at havne i den slags situationer ved at gøre det til en vane at gemme dine Word-dokumenter som pdf-filer, før du sender dem ud af huset.
Er du Windows-bruger og har Word 2010, er det ganske enkelt at gemme dit Word-dokument som pdf-fil. Du skal blot klikke på fanen "filer", og herefter vælge "gem som".
Når du skal gemme dit dokumentet, vælger du ganske enkelt bare PDF fra listen over filtyper. Bruger du 2007-versionen af Word til Windows, skal du dog downloade og installere dette tilføjelsesprogram.
Mac-brugere skal vælge "Filer", "Udskriv" og herefter klikke på PDF-knappen i det venstre hjørne og vælge "Gem som pdf".
Den effektive metode
Med den nok mest effektive måde at rense filerne på er ved at bruge den indbyggede Dokumentinspektions-funktion, der findes i Windows-versionen af Office 2007 og 2010.
Du finder den ved at klikke på den særlige Office-knap, herefter vælge "Forbered" og klikke på "Undersøg dokument".
Herefter kan du sætte kryds i felterne med de informationer, som du gerne vil have Word til at tjekke. Når du har gjort det, klikker du på "Undersøg", og du kan efterfølgende vælge "Fjern alle" for at slette de fundne meta-data.
Et alternativ, der både virker med Word til Mac og Windows, er at vælge "Indstillinger", "Sikkerhed" og herefter sætte flueben i punktet "Fjern personlige oplysninger fra denne fil, når der gemmes".
