Artikel top billede

Det koster kassen, når du fumler med dokumenterne - få nu styr på det

Klumme: Har du nogen sinde prøvet at gemme et dokument på din computer, på virksomhedens fællesdrev et eller andet godt sted og i en god mappe, som gav mening - for så tre måneder senere ikke at kunne huske, hvor pokker du gemte det?

Har du prøvet at gemme et dokument, for så at rette lidt i det og gemme det igen nu med "Ny" tilføjet til filnavnet.

Efter flere rettelser, har du adskillige dokumenter med endelserne "Ny", "Ny Ny", "Kopi", Kopi (2)" og så videre

Har du prøvet at bruge lang tid på at lede efter et dokument, en mail eller anden information, som du ved, du har et sted, men som du aldrig fandt?

Har du mærket irritationen ved at skulle skrive del hele forfra eller finde informationerne på ny?

Er du nogen sinde faldet over et dokument eller en god præsentation, hvor du tænkte:

"Det skal jeg lige huske. Det kan jeg få brug for en dag" - og når den dag kom, kunne du ikke finde noget som helst?

Jeg tror, at langt de fleste af os kan genkende flere af disse eksempler.

Men det er nok de færreste, der tænker over, hvad det koster virksomheder om dagen, måneden og året ikke at kunne finde det dokument eller de informationer man skal bruge.

En rapport fra McKinsey med et par år på bagen viser, at medarbejdere gennemsnitligt bruger 1,8 time hver dag på at lede efter informationer og dokumenter.

Det vil sige ni timer om ugen - per medarbejder.

Det svarer til, at virksomheden ansætter fem medarbejdere, men at det kun er fire af dem, der møder op på jobbet og arbejder.

Den femte medarbejder er ude og lede efter informationer og bringer ingen værdi til virksomheden.

Hvad koster det?

Der findes mange undersøgelser af, hvor meget tid vi bruger, eller måske rettere spilder, hver dag på dette.

Alle undersøgelserne har forskellige tal på tiden, vi bruger - helt op til 2,6 timer om dagen.

Fælles for dem alle er, at de viser, at virksomheder spilder meget tid og dermed penge på at lede efter digitale dokumenter og informationer.

En af de andre undersøgelser, som jeg tænker er mere realistisk, viser, at 57 procent af virksomhedens medarbejdere bruger en time om dagen på at lede efter dokumenter.

Og at 20 procent af disse ikke finder, hvad de skal bruge, og må skrive dokumenterne på ny.

I Danmark er gennemsnitslønnen i runde tal 155 kroner pr. time.

Lad os sige, at der er 100 medarbejdere i virksomheden.

Det betyder, at 57 medarbejdere hver spilder én time om dagen.

Det er 57 timer i alt om dagen, hvilket svarer til 8.835 kroner.

Der er gennemsnitligt 18 arbejdsdage på en måned, og resultatet er altså, at en virksomhed med 100 ansatte spilder 159.030 kroner på en måned, eller 1.908.360 på et år på ikke at kunne finde, hvad de skal bruge.

Den slags beregninger mener jeg dog, at man skal tage med et gran salt.

Virksomheder er ikke ens. Nogle producerer varer, nogle yder services og andre gør noget helt tredje.

En HK'ers gennemsnitsløn er 193 kroner per time, en ingeniør tjener gennemsnitligt 317 kroner i timen og en it-medarbejder får gennemsnitligt 225 kroner i timen.

Så hvordan regnestykket ser ud hos jer, må I selv klare. Men uanset hvad, vil I med stor sandsynlighed finde ud af, at I spilder mange penge hver måned.

Hvad med noget ECM?

Løsningen er at indføre et godt system til elektronisk dokumenthåndtering eller Enterprise Content Management (ECM).

Ved at lagre virksomhedens viden, informationer og dokumenter digitalt på en struktureret og kontrolleret måde, vil det blive meget hurtigere for alle i virksomheden at finde de informationer, de skal bruge.

Uanset tidspunkt og uanset om de er på arbejde eller hjemme.

Når der er styr på alt det digitale indhold, vil det være naturligt at se på de arbejdsgange og processer, hvori dette indhold bruges.

Ved at fjerne papiret fra virksomhedens arbejdsgange, kan opgaver, der måske tog dage at få klaret, nu ordnes i løbet af få minutter.

Jeg anerkender, at mange virksomheder allerede er i gang med at få styr på deres digitale dokumenter og arbejdsgange.

Men det er langt fra alle, og mange af dem, der er i gang, får ikke helt det ud af det, som de havde håbet.

Dette skyldes ofte, at man har undladt eller glemt at tænke strategisk og gøre det klart, hvordan disse nye løsninger skal understøtte forretningen.

Men det er ikke for sent. Brug ovenstående tal til at udforme en solid business case med lynhurtig ROI, og kom i gang.

Skulle bare en tredjedel af min beregning holde vand, vil det betyde, at der i en virksomhed med 100 ansatte er 636.120 kroner at hente på bare ét år.

Husk, at mængden af digitale dokumenter og andet "indhold" stiger med lynets hast, og jeres konkurrenter vil overhale jer, hvis de ikke allerede har gjort det.

Skal du bruge flere gode argumenter til din business case, så medtag de risici, der fjernes, den forøgede compliance med for eksempel persondataloven og standarder, den forventede øgede effektivitet (der gennemsnitligt er 29,7 procent) samt at undersøgelser viser, at man får 7,5 kroner tilbage for hver krone, man bruger på ECM.

Tilføj måske også lige de bløde faktorer som bedre "work life balance", mere arbejdsglæde, at der bliver mere tid til opgaver af høj værdi og muligheden for at arbejde og deltage i elektroniske arbejdsgange på farten.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling. 

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt? 

Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.