Artikel top billede

Værktøjer alene skaber ikke det gode online-møde: Der er stadig behov for at vi øver os på effektiv mødedeltagelse, god formidling og online-samarbejde

Klumme: Vi bør udnytte tiden nu til at skabe de bedste forhold for fremtidens måde at arbejde på - både når det handler om at investere i de rette værktøjer og processer og om at sikre optimal brug af de værktøjer, som vi nu engang har for hånden.

Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.

Jeg holdt for nylig et foredrag om virtuel ledelse, der er et emne, som jeg er særdeles passioneret omkring efter syv år som salgsleder for velfungerende virtuelle teams i Microsoft.

Men vi kender det alle: Der er altid noget, der ikke fungerer, når man skal mødes virtuelt. Dårlig lydkvalitet, manglende båndbredde, folk, der ikke kan logge sig på konference systemet, eller begrænsninger i platformen generelt.

Det er super frustrerende, når teknikken ikke virker, og jeg skal være ærlig og indrømme, at der ikke er mange ting, der kan irritere mig mere end it, der står i vejen for mennesker.

Nu skal vi måske også lige huske på, at for otte år siden, da jeg tiltrådte i mit job som virtuel leder, hed platformen Microsoft LYNC, båndbredden på kontoret tabte mildest talt pusten over det stigende kommunikationsbehov og vores Jabra-konferencetelefoner lød som om, at de var udstyret med lidt for billige kinesiske kopihøjtalere, der kun var sat i verden for at pine øregangen på den stakkels mødedeltager.

Så jeg havde jo egentlig tænkt mig at bruge en del taletid på at snakke om it som den begrænsende faktor. Om hvordan det var teknikken, der stod i vejen for at kunne høre hinanden ordentligt på mødet. Eller hvordan det var nærmest umuligt at holde en effektiv remote workshop med de værktøjer, som vi havde til rådighed.

Havde selv et ansvar

Jeg var helt parat til at skyde skylden på teknikken og it-afdelingen, da det pludselig gik op for mig, at jeg måske selv havde et ansvar for de udfordringer der til tider opstod.

For var det kun teknikkens skyld, at det gik galt, eller var det mig, der ikke havde brugt den fornødne tid på at sætte mig ind i de værktøjer, som vi nu havde for hånden?

Var det tilhørender, der bare brugte for meget tid på mails under mødet, eller kunne jeg måske havde forberedt aktiviteter, der kunne engagere de 50 online-deltagere undervejs?

Under og efter mit foredrag fik jeg en god dialog med virksomhedslederne om deres oplevelser og erfaringer med virtuel ledelse.

Og det var tydeligt, at selv om der flere steder var implementeret tiltag for at fremme virtuelt samarbejde og trivsel, så var der også helt overordnet store udfordringer hos de fleste.

Heldigvis er værktøjerne kommet langt bare inden for det seneste år, og der er flere gode features på vej.

Men værktøjer alene skaber ikke det gode online-møde eller den engagerende workshop. Der er stadig behov for at ledere og ansatte bliver trænet i effektiv mødedeltagelse, god formidling og online samarbejde.

Du kan stille dig selv disse spørgsmål

Så her er nogle af de spørgsmål, som jeg tænker, at man kan stille sig selv som leder eller ansvarshavende i en virksomhed:

- Har I udformet en stærk virtuel onboarding-plan, der også tager højde for den vigtige uformelle tilknytning til arbejdspladsen for nye kolleger?

- Investerer du i kvalitets headsets til alle medarbejdere? Det er simpelthen dræbende at sidde i lange møder med dårlig lyd.

- Sættes der klare forventninger til, hvad det vil sige at mødes virtuelt? Jeg er selv en stor tilhænger af frihed og fleksibilitet, men jeg synes godt, at man kan kræve, at man altid er kamera-parat, når man går på online-møder – og så kan man eventuelt selv definere hvad det vil sige.

- Prioriterer du altid at sætte dig ind i den platform, som du skal præsentere på inden mødet?. Der er stor forskel på Zoom, Teams, Google Meet mm, og det kan være jævnt dræbenden når der fumles rundt for at finde skærmdeling.

- Har I investeret i træning af ledere og medarbejdere i virtuel mødekultur og effektivt online samarbejde? Træner I jeres nøglepersoner i effektive online-præsentationer? Lyssætning, gestik, stemmeføring og udformning af præsentationer er bare nogle af de områder, der kan gøre den store forskel på medarbejdernes oplevelse.

- Bruger du tid nok til at forberede dine virtuelle møder og sikrer du, at der er elementer undervejs, der engagerer deltagerne

- Italesætter I vigtigheden af ordentlig arbejdsstilling, jævnlige pauser, uformel dialog mellem medarbejdere og trivsel generelt?

Mange venter utålmodigt

Selv om mange af os venter utålmodigt på at kunne komme tilbage til en mere normal arbejdsdag, så viser undersøgelser også, at langt størstedelen af større danske virksomheder forventer en mere hybrid arbejdsstyrke fremover med større mulighed for hjemmearbejde.

Derfor tror jeg også, at der er et stort potentiale i at udnytte tiden nu til at skabe de bedste forhold for fremtidens måde at arbejde på.

En del af dette er selvsagt at investere i de rette værktøjer og at få udarbejdet de processer, der fuldt ud understøtter en hybrid arbejdsstyrke.

Men min egen læring er, at en lige så stor del af ansvaret ligger hos mig selv, og hvordan jeg som leder sikrer mig, at mit team og medarbejderne har de optimale betingelser for at samarbejde og udvikle sig med de værktøjer, som vi nu har for hånden.

Har du eksempler på hvordan I har skabt optimale betingelser for møder, samarbejde eller virtuel onboarding? Så må du meget gerne kommentere nedenfor.

Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.

Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?

Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.